9 причини защо проектите се забавят и как да ги избегнем

Забавянето на проекта е реалност и въпреки положените усилия много екипи не успяват да завършат проектите в крайния срок. Ако не искате забавяне във вашите настоящи и бъдещи проекти, трябва да сте наясно с факторите, които играят голяма роля при забавянето на проектите.

Познаването на причините за забавения проект ще ви помогне да разберете най-добрия начин да ги избегнете. Ето причините и решенията на един от най-големите проблеми с управлението на проекти – забавянето на проекта.

1. Scope Creep

Обхватът на проекта се отнася до цялостното очертание на проекта, а пълзене на обхвата означава всяка внезапна промяна в този обхват без подходящи заявки за промяна. Представете си, че вашият екип е в средата на проект и внезапно се случва промъкване на обхвата. Всички усилия, които сте положили до момента, ще бъдат напразни и забавянето на завършването на проекта ще стане неизбежно.

За да избегнете този проблем, създайте план на проекта и накарайте клиентите да подпишат споразумение, в което се казва, че ще се придържат към схемата. Също така, запазете всички

последващи комуникации на едно място, за да избегнете проследяване на множество източници на комуникация за справка.

2. Екипът не е запознат с целта на проекта

Това, че сте част от натоварения корпоративен свят, означава, че може да не знаете причината за всяка задача, която вършите. Това обаче може да бъде причина за демотивация на съотборниците, което води до забавяне на проекта.

Познавайки връзката между тяхната задача и целите на проекта, екипът може да черпи вдъхновение. Следователно включването на всички членове на екипа от фазата на планиране на проекта е добра идея. Поискайте отзивите им, за да можете да планирате проекта, когато им е удобно.

Уверете се, че виждат как техният принос влияе върху проекта и организацията. Това ще ги мотивира да завършат успешно проекта в рамките на срока.

3. Нереалистични резултати и срокове

Вярвате или не, наличието на нереалистични срокове вероятно е основната причина за забавяне на проекта. Целият екип може да положи допълнителни усилия, но е невъзможно да завършите проект навреме, ако крайният срок не е изпълним.

Колкото и изкушаващо да е да се поставят амбициозни резултати, недостатъчно обещаващи и свръхпредоставяне са най-добрият начин да впечатлите клиентите. Поради тази причина си поставяйте цели, които са реалистични, постижими и измерими.

Много проекти включват множество зависимости от задачи. В този случай проектирайте графика на проекта, като вземете предвид наличността на ресурсите, очакваното време и последователността на задачите.

Свързано: Как да повишите своята производителност с помощта на SMART критерии

4. Недостъпност на ресурси

Ако необходимите финансови, човешки и материални ресурси не са налични, проектът ще се забави. В случай на финансови ресурси, оценете дали първоначалният бюджет може да покрие разходите по проекта. Ако не, вземете допълнително финансиране възможно най-скоро, за да избегнете забавянето на проекта поради липса на средства.

За човешки ресурси вижте дали членовете на екипа имат необходимите умения и опит. В противен случай ги обучете или изнесете задачите. Внимавайте с материалните ресурси като инфраструктура. Наличността на тези ресурси не е гарантирана и е добре да имате резервно копие за тях.

5. Неправилно проследяване на напредъка и последващи действия

Постоянното събиране на данни за напредъка на задачата е жизненоважно за успеха на проекта. Ако не го направите, това може да доведе до забавяне на проекта. Освен да зададете цели, трябва да проследите дали има някакво забавяне в някоя задача. По този начин можете да видите дали екипът е на път да постигне целта.

Можете да използвате инструменти за управление на задачи, за да измервате напредъка на всяка задача. След като забележите забавяне на която и да е задача, можете също да делегирате задачата на някой друг. Ако е необходимо, тези приложения също ви помагат да преназначите с лекота всички задачи на даден проект.

6. Неправилна комуникация между заинтересованите страни

Всички страни, участващи в даден проект, трябва да са на една и съща страница; в противен случай те не могат да завършат проект в рамките на срока. Неправилната комуникация води до неразбиране, което в крайна сметка пречи на напредъка на проекта.

Ето защо всеки член на екипа трябва незабавно да знае за промяна в обхвата, очакванията на клиента и всяко забавяне от страна на която и да е участваща страна. Трябва да има редовни срещи на екипа за предаване на актуализации по проекта.

Екипите също трябва да използват инструменти за управление на проекти да знаете за датите на падежа и основните срокове. Тези приложения също така поддържат цялата екипна комуникация на едно място, за да гарантират яснота.

7. Нежелание за работа в екип

Успешният проект е екипна работа. Всеки член, включително мениджърът, трябва да изиграе ролята си ефективно, за да постигне целта. Понякога членовете на екипа не си сътрудничат и това води до забавяне на проекта. Дори мениджърите в днешно време са склонни да не микромениджират.

Но всеки трябва да помни, че крайната цел е да завърши проекта навреме. Не трябва да поставяте проекта в опасност само за да избегнете конфликт.

Докато членовете на екипа се нуждаят от собствено пространство и сила за вземане на решения, за да се представят най-добре, мениджърите трябва да се намесват винаги, когато е необходимо, за да спрат проекта да излезе извън релси. Мениджърите трябва също така да предприемат незабавни стъпки за разрешаване на всеки екипен конфликт.

Свързано: Какво е конфликт на отдалечена работа? Начини за предотвратяване

8. Фактори на трети страни

Често организациите се нуждаят от участие на трети страни на определени етапи от проекта. Външните доставчици също могат да бъдат отговорни за закъсненията на проекти, ако не доставят ресурси или задачи навреме. Обикновено се случва, защото тези трети страни не знаят за основните етапи или целите на вашия проект.

Освен това екипите не се свързват с доставчиците относно възложените задачи и се затрудняват, когато има забавяне от третата страна. За да избегнете подобни проблеми, дайте им строг краен срок и поддържайте връзка с тях до доставката им. Можете също да включите разпоредба за неустойка в договора за забавянето. По този начин те ще приемат сериозно навременната доставка.

9. Неочаквани обстоятелства

Не на последно място, ще се сблъскате с някои непредвидени ситуации, които могат да доведат до забавяне на проекта. Природни бедствия, метеорологични смущения, политическа нестабилност, глобална рецесия, проблеми с получаването на инвестиции – всичко това може да забави вашия проект.

Въпреки че тези причини не са предотвратими, със сигурност можете да намалите тяхното въздействие чрез правилно планиране. Всеки член на екипа винаги трябва да бъде подготвен за най-лошото. Не оставянето на задачите за последния момент е силна стъпка за борба с този проблем.

Членовете на екипа също трябва да си сътрудничат, когато има допълнително натоварване след бедствията, за да завършат проектите навреме.

Запазете проекти от закъснение

Един проект може да излезе от пистата във всяка фаза. Познавайки често срещаните причини за забавяне на проекта и решенията за избягването им, можете да изпълните целта за успешно изпълнение на проекта навреме. По този начин постигането на целите за производителност също става по-лесно от всякога.

7-те най-добри приложения, които да ви помогнат да постигнете целите си за производителност

Искате ли да се отличите в управлението на времето? Използвайте тези богати на функции приложения за времеви бокс, за да постигнете целите си за производителност.

Прочетете Следващото

За автора