8 Характеристики на работното място от Facebook за съвместно управление на проекти

Управлението на комуникациите и съдържанието на проекта е предизвикателна задача. Без общ източник на данни това е непосилна задача. Workplace от Facebook има решение за това! Независимо от размера на вашата работа или проект, това е идеален инструмент за управление на различни задачи и съдържанието на проекти.

Освен това членовете на вашия екип вече са запознати с неговия потребителски интерфейс (UI), тъй като той много наподобява платформата на Facebook. Прочетете, за да разберете как може да се превърне в електроцентрала за управление на проекти.

1. Създайте специална група за всеки проект

Управление на множество проекти в същото време може да бъде забързано и объркващо. Пропуснете объркването със специалната групова функция на Workplace. В тази платформа можете да създадете отделни групи за всеки проект, за да разделите задачите.

Групите, които създавате, остават тайни, тъй като само членовете на групата имат разрешение да допринасят. Можете да добавите толкова групи, колкото искате, и да добавите произволен брой членове към група.

Ако работите в сътрудничество с друга организация, многофирмена група ще ви бъде полезна. Многофирмена група в работно място ви позволява да работите с хора извън вашата компания с еднаква ефективност.

2. Споделяйте файлове със съотборници

Независимо дали работите дистанционно или работите от едно и също офис пространство, трябва да споделяте файлове с колегите си чрез онлайн канали. Както всеки друг ефективен офис пакет, Workplace ви позволява да споделяте файлове със съотборниците си без усилие.

Можете да добавяте файлове от вашата локална система в групата. Като алтернатива можете да използвате и интеграциите за споделяне на файлове, одобрени от системния администратор на организацията. Администраторите на групата могат да добавят одобрени интеграции към група, които членовете й да използват.

Проверете раздела Интеграции, за да намерите инструментите за споделяне на файлове. В момента той поддържа приложения за споделяне на файлове като Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint и др.

3. Съвместна работа по файлове и обратна връзка

Използвайки функцията за пояснения на този пакет работни пространства, вашият екип може да споделя обратна връзка за различни файлове, споделени в групата. По този начин проследяването на коментари и обратна връзка става по-лесно от всякога.

Освен това всички файлове, споделени с членовете на групата, са достъпни в раздела Файлове. Така че не е нужно да превъртате през емисията, за да намерите файла, от който се нуждаете.

Този пакет също ви позволява да създадете отворена група за обратна връзка. Тук други членове на екипа също могат да предложат обратна връзка. Споделяйки повече за проекта, като стил на документация, дизайн, целева аудитория и т.н., можете да получите повече обратна връзка от другите и да получите нови гледни точки.

4. Проследяване на напредъка на проекта и задачата

Проследяването на напредъка на проекта е лесно на работното място. Като пускат седмични актуализации за напредъка, предпочитанията и всякакви други изключителни проблеми в групата, съотборниците могат да се информират един друг за задачите си.

В случай, че някой трябва да сподели дълги доклади или резултати от изследвания, той може да използва функцията за бележки на тази платформа. За да проследявате задачи за вършене, можете да споделяте елементи за действие в групата, които възложителят може да маркира за завършени, когато са готови.

Можете да използвате функцията за споменаване, за да зададете задача на член на екипа. Можете дори да интегрирате Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly и др. приложения за по-добро управление на задачите и производителност чрез Workplace.

Свързани: Безплатни алтернативи на Zapier за намаляване на натоварването и повишаване на производителността

5. Сигурно и общо съхранение на файлове

Разделът Файлове на групите Работно място организира всички файлове на проекта на едно място. Можете да спестите време, като позволите на Workplace да управлява ресурсите на вашия проект като изображения, PDF файлове, листове на Excel и др. Ако използвате Workplace, не е необходимо да следите членовете на екипа, които споделят чувствителни документи, свързани с проекти, чрез различни платформи, излагайки на риск поверителни данни.

Вашият екип може да качва файлове в група чрез няколко канала като публикации, чат, теми, обучение, медии и т.н. Но всички файлове отиват направо в раздела Файлове. От тук можете лесно да управлявате достъпа до файлове, контрола на версиите и да изтриете файла, ако не е необходимо.

Важно е да знаете, че можете да качвате само до 50 MB файлове през всеки друг канал освен Workplace Chat. От Workplace Chat можете да качвате файлове с размер до 75 MB. Ограничението за размера на файла помага на екипа да остане продуктивен, като споделя малки файлове без усилие, без да се сблъсква с проблеми с честотната лента на скоростта на качване.

Това може да изглежда като нисък лимит за качване на файлове. Въпреки това, Workplace поддържа качване на масивни видео файлове до 4 GB. Така че, когато трябва да създадете видеоурок за секцията Библиотека за обучение или знания, винаги можете да качвате дълги HD видеоклипове.

6. Съобщения в реално време чрез чат на работното място

Когато екип работи по проект от отдалечени места, няма алтернатива на комуникацията в реално време. Въпреки това, не винаги е възможно да се свържете чрез аудио или видео разговори, докато работите от дома. Ето защо трябва да имате опция за незабавен чат във вашето работно пространство за сътрудничество.

Workplace също предлага тази функция на своите потребители чрез приложението Workplace Chat. Изтеглете го на вашия телефон с Android или iOS и поддържайте връзка в движение. Използвайте го, за да получите незабавен отговор на важно запитване. Групи с 250 или по-малко членове могат да използват тази опция.

7. Аудио или видео обаждане за безпроблемна комуникация

За отдалечен или хибриден екип съвместната работа е невъзможна без аудио/видео разговори. Ако използвате Workplace From Facebook за управление на проекти, не е необходимо да използвате допълнително приложение за тези цели. Обаждането до вашия съотборник е само на едно щракване разстояние с Workplace.

До 50 членове на екипа могат да се присъединят към аудио или видео среща чрез Workplace от функцията за срещи на Facebook. Можете да използвате това средство за седмични срещи на екип или групови дискусии.

Можете също така да провеждате бързи разговори един на един с членовете на групата. Предлага се и интегриране на приложения за виртуални разговори като Zoom, BlueJeans и Cisco Webex Meetings.

8. Функция за фиксиране на публикации за бърза справка

Можете също да фиксирате публикация или съдържание на страницата на групата, подобно на страница или група във Facebook. Във всяка група има жизненоважни инструкции за проекта, цели, срокове и ресурси. Закрепването на съдържание гарантира, че членовете на екипа без усилие намират съдържанието, необходимо за работа по проект.

Ако искате, можете да фиксирате няколко публикации без никакви проблеми. Можете също да решите коя фиксирана публикация трябва да остане над останалите. Не забравяйте, че само администраторът на групата може да закачи публикация в групата на работното място.

Управлението на множество проекти е лесно

Функционалностите, които видяхте по-горе, са основни нужди за всеки проект. Работното място от Facebook удовлетворява всички тези функции ефективно чрез лесен потребителски интерфейс.

Ако вашите данни за проекта, като списъци със задачи, работни потоци, макети на продукти/услуги, референтно съдържание и т.н., са на повече от един инструмент, донесете ги безплатно в един централен инструмент като Workplace. Също така е умно да знаете как Workplace се конкурира с други работни пространства за управление на проекти, преди да вземете окончателното решение.

Google Workspace срещу Работно място от Facebook: Кое е по-добро?

Ето как да решите кое е по-добро за отдалечени или хибридни екипи: Google Workspace или Facebook Workplace.

Прочетете Следващото

За автора