5 начина за преодоляване на най-често срещаните предизвикателства при управлението на задачи

Всеки проект се състои от набор от задачи, които трябва да завършите навреме. Правилното управление на задачите означава управление на проекти от концепцията до завършването. Независимо дали сте част от екип, работещ от офиса или дома, процесът на управление на задачите може да ви накара да се изправите пред някои общи предизвикателства.

Разберете петте често срещани предизвикателства при управлението на задачи, пред които можете да се сблъскате вие ​​и вашият екип и как можете да ги преодолеете с инструменти.

1. Няма видимост за напредъка на задачата

Едно от предпоставките за навременното изпълнение на задачата и успешното сътрудничество е видимостта на напредъка на задачата. Без него администрирането на задачите се превръща в предизвикателство за всеки екип. Можете да очаквате бързо да разрешите всеки проблем само като осигурите прозрачност в напредъка на задачата.

С канбан дъските можете да създадете визуален преглед на работния процес на проекта. Trello е приложение за канбан дъска, което ви позволява да рационализирате всички задачи, като идентифицирате тесните места в процеса. Това приложение не само прави достъпен напредъка на задачите, но също така ви позволява да предприемете решителни действия, за да продължите дълго чакащите задачи да се движат.

Използването на инструмента за диаграма на Гант е друг полезен начин за проследяване на напредъка на задачата. С Agantty app, членовете на екипа могат да синхронизират своите задачи съответно. Той също така ви позволява да възлагате и делегирате задачи на наличните ресурси.

Свързани: Най-добрите безплатни приложения за диаграма на Гант за управление на проекти

2. Зависимостта от имейл пречи на работата

Ясната комуникация е от съществено значение за всеки екип, за да изпълни задачите в рамките на определеното време и с пълна ефективност. Докато имейлът е популярен начин на комуникация между членовете на екипа, пълноценната зависимост от имейл може да бъде контрапродуктивна и да попречи на производителността.

Що се отнася до екипа, едно от най-големите предизвикателства при управлението на задачите е да поддържате всички на една и съща страница, като комуникирате необходимите съобщения. Тук съобщаването какво и как – и двете стават от решаващо значение. Ако някой прекарва повече време в проверка, писане и отговаряне на имейли, отколкото в продуктивни задачи, целта на комуникацията по имейл ще се провали.

С MeisterTask, можете да централизирате процеса на споделяне на информация от членовете на екипа. Можете да улесните по-добрата комуникация в екипа, като добавите описание на задачата, прикачени файлове, дневник за промяна на задачите и коментари в самата задача. Тези функции правят задачата интерактивна и проследима.

Като проследявате проект, можете да останете в течение и да получите цялата необходима информация. Можете бързо да отговаряте на всякакви промени в задачата с емоджи и да получавате известия по имейл за такива промени.

3. Липса на структурирани отчети за изпълнението

За да знаете за ефективността и производителността на вашия екип, е необходимо да получите пълен преглед на представянето на всеки член на екипа. Без правилното прозрение никой не може да знае за напредъка на задачата. Само структуриран отчет може да генерира прозрения за целия процес, през който е преминавал екипът.

Такива отчети не само предлагат ценна информация за задачи и проекти. Те също така представят събираната информация по лесно разбираем начин. Когато имате пълната картина на едно място, предприемането на мерки за подобряване на ефективността на задачите става безпроблемно.

Структурираните отчети също ви позволяват да генерирате различни статистически данни, като използвате важните показатели и да персонализирате как искате да виждате подробностите. Можеш използвайте функцията за универсално отчитане на Asana за да получите графични диаграми и графики за представянето на вашия екип. С няколко щраквания можете да получите информация за състоянието на производителността в реално време на вашия екип.

Всеки член на екипа може да създаде своето табло за управление на производителността с този инструмент, който визуално ще представя показателите за ефективност. Физическите лица могат да споделят отчетите само за четене с вътрешни и външни сътрудници. Персонализирането на отчетите също е лесно, тъй като можете да добавяте различни филтри, да избирате типове диаграми и да задавате отделен цвят за всеки проект.

4. Липса на безпроблемна автоматизация

В съвременния бизнес свят значението на автоматизацията на задачите е от първостепенно значение. Без него ще бъде трудно да управлявате задачите си и да завършите проекта навреме. Липсата на автоматизация също може да доведе до проблеми с производителността във вашия екип и бавно изпълнение на задачите.

Ето защо трябва да използвате различни инструменти, за да автоматизирате задачите и да спестите екипа си от прекарване на време за ръчно изпълнение на тези задачи. Докато избирате инструментите за автоматизация, уверете се, че те имат повече предимства, отколкото недостатъци като стръмна крива на обучение, забавяне на системата и прекомерна консумация на време.

Когато става въпрос за автоматизация, можете да използвате произволен брой инструменти в зависимост от вашия обхват на работа. Освен премахване на натоварването на екипа, интелигентната автоматизация ви позволява да се съсредоточите върху важните задачи. Докато използвате множество инструменти за автоматизация, можете да потърсите помощ от Zapier за безпроблемна интеграция между приложенията.

Някои от популярните интеграции, които Zapier поддържа са:

• Google Таблици и Toggl: Използвайте за управление на проекти за отдалечени и хибридни екипи.
• ClickUp и TimeDoctor: Използвайте за проследяване на продуктивните часове и управление на задачи.
• Трело и Джира: Използвайте за проследяване на проблеми, докато управлявате задачи чрез инструмента в стил Канбан.
• Асана и HubSpot: Използва се за синхронизиране на CRM софтуер с инструмент за управление на проекти.
• ClickUp и Jira: Използвайте за проследяване и разрешаване на проблеми, докато наблюдавате задачи.

Свързани: Интеграции на Zapier, които ще автоматизират вашия работен процес за управление на задачи

5. Справяне с Scope Creep

Намаляването на обхвата е често срещано предизвикателство за управление на задачи, пред което са изправени екипите. Отнася се до промените в изискванията на проекта от това, което сте решили при стартиране на проекта. Тези промени оказват влияние както върху целта, така и върху резултатите от проекта.

Трябва да сте наясно с пълзенето на обхвата, докато планирате проект и възлагате задачи на членовете. Независимо от индустрията, можете да го предотвратите чрез оценка на риска и осъзнаване по време на картографирането на проекта.

Всеки проект идва с известна степен на риск и наличието на план за извънредни ситуации от самото начало може да ви спаси от всяка неочаквана ситуация. Също така, постоянното оценяване на рисковете по време на жизнения цикъл на проекта също ще ви помогне да управлявате рисковете. Като се използва понеделник.com, можете тактично да се справите с пълзенето на обхвата във вашите проекти.

Регистърът на риска от проекта на това приложение ви позволява да намерите, оцените и планирате възможен инцидент, така че да можете да смекчите рисковете. Използвайки неговата Шаблон за планиране на Scrum спринт, можете да накарате екипа си да остане фокусиран върху конкретни задачи и цели. В Проследяване на управлението на промените на този инструмент ви позволява да очертаете и проследявате планове за управление на промените.

Проблемите с управлението на задачите са разрешени

Проблемите с управлението на задачите могат да доведат до забавени проекти и недоволни клиенти. Бъдете наясно с потенциалните проблеми, с които може да се сблъскате по отношение на управлението на задачите.

Тъй като тази статия обсъжда предизвикателствата и техните жизнеспособни решения, сега можете да предприемете необходимите действия, за да избегнете подобни проблеми, за да осигурите безпроблемно управление на проекти.

8-те най-добри безплатни алтернативи на асана за управление на проекти

Търсите ли алтернативи на Асана? Вижте тези безплатни инструменти, които ви позволяват ефективно да управлявате проектите си.

Прочетете Следващото

За автора