Как да интегрирате Microsoft To-Do с OneNote

Ако работата ви е дълбоко интегрирана в екосистемата на Microsoft, To Do и OneNote са може би най-популярните инструменти за вашия ежедневен работен процес. Когато използвате OneNote за планиране на проект, в крайна сметка ще получите елементи, които могат да действат, които ще доведат до край това, върху което работите.

Използването на OneNote и Microsoft To Do заедно означава, че ще отделите време за превключване, копиране или преглед на данни от едно приложение в друго. В резултат на това може да загубите фокуса си, да направите грешки или по-лошо, да намалите качеството на работата си. Ще ви покажем методи за безпроблемно интегриране на OneNote и To Do, така че да прекарвате време в приоритизиране на работата, която има значение.

Добавяне на задача от OneNote към Microsoft To Do

От всяко приложение на Office, OneNote 2019 има най-тясна интеграция с Outlook. Това е така, защото и двете приложения споделят сходни цели и операции. Можете да превърнете всеки текст на бележка в OneNote в автоматична задача със списък със задачи в Outlook. Но чакайте, къде се вписва Microsoft To Do в тази система?

Ще стигнем до тази дискусия по-късно, но първо се уверете, че и OneNote 2019, и Outlook са инсталирани на вашия компютър. Освен това трябва да сте създали тетрадка и раздел, където се намират вашите активни елементи. Ако започвате, следвайте нашите ръководство за организиране на бележници в OneNote.

Изберете текста, който искате да превърнете в задача на Outlook. Щракнете върху У дома раздел и след това Задачи на Outlook. От падащото меню изберете времева рамка за задачата. Флаг маркира текста и OneNote добавя текста на бележката като задача в Outlook. Можете да продължите да добавяте още бележки като задачи, ако е необходимо.

Превключете към Outlook, за да видите задачата Моите задачи.

Сега, когато превключите към приложението „Microsoft To Do“, ще видите същата задача под Задачи с предварително попълнени срокове и връзка към страницата на OneNote, за да знаете къде се намират вашите задачи.

По същия начин можете да изберете Персонализиран и от новия прозорец, който се показва, въведете Краен срок, на Начална дата, и важността на задачата с помощта на Приоритет поле. Можете също да проверите Напомням поле, за да ви напомни Outlook за задачата и да добавите кратка бележка.

Сега превключете към приложението „Microsoft To Do“, но тук няма да видите датата на стартиране на задачата или полето за приоритет.

Фонов механизъм на синхронизиране на задачите

Приложението „To Do“ разчита на Exchange Online за съхраняване и синхронизиране на задачи, независимо дали използвате личен акаунт или Microsoft 365. И двата акаунта следват едни и същи протоколи, включително криптиране на данни, съответствие и пребиваване на данните. Ако завършите задача в приложението „To Do“, тя ще се актуализира в Outlook Tasks и OneNote.

Забележка: Приложението „To Do“ няма нищо общо с маркера „To Do“ в OneNote, въпреки че използва същото изписване с главни букви. Това е важно, защото хората може да се объркат от терминологията и да заявят, че тази функция изглежда не работи правилно.

Важно е да се отбележи, че можете да имате само една крайна дата, а не отделни начална и крайна дата. Той не поддържа състояния на задачите като в процес на изпълнение или процент завършени, нито важността на задачата на различни нива на приоритет. Не можете да възстановите изтрита задача в „To Do“, но можете да ги видите в OneNote и Outlook.

Ако знаеш как работи приложението Microsoft To Do, възможно е да създадете множество списъци със задачи. Така че има смисъл да преместите задача от Задачи към списък по ваш избор. Но когато преместите задача в друг списък, промяната се отразява в колоната на папката на Задачи на Outlook, но когато задържите курсора на мишката върху флага, ще видите съобщение, че „задачата не съществува“.

Кръстосано синхронизиране на вашите задачи между To Do и OneNote

Възможно е кръстосано синхронизиране на вашите задачи между OneNote и To Do с просто приложение, наречено Pleexy. Той пренася вашите задачи от вашите имейли, бележки, инструменти за управление на проекти и инструменти за сътрудничество във вашия мениджър на задачите.

Можете дори да настроите двупосочна синхронизация между инструментите, които използвате, така че промените, направени от едната страна, да бъдат незабавно копирани от другата. Ако вашият екип използва Jira и OneNote за управление на проектите, тогава Pleexy може да канализира всички подходящи задачи от тези приложения в „To Do“. И когато завършите задача в „To Do“, тя се проверява в изходното приложение също.

Първи стъпки с Pleexy

Регистрирайте се на уебсайта Pleexy като използвате "Microsoft To Do" като ваш мениджър на задачите. След като го удостоверите с вашия акаунт в Microsoft, ще бъдете помолени да изберете приложение, което искате да свържете с „To Do“. Изберете OneNote и упълномощите Pleexy за достъп до вашия акаунт в OneNote.

Дайте име на връзката си. Например, нека кажем „ToDo с OneNote“.

Първата стъпка е да кажете на Pleexy в кои тетрадки и секции ще търси бележки. Можете да филтрирате бележките си по тип като Задача, Дискусия с човек, Задача Приоритет 1 и 2, Заявка на клиента и Насрочване на среща. И игнорирайте по-старите бележки в диапазона от 1 до 180 дни. Pleexy ще търси бележки, които отговарят на всички специфични критерии, и ще ги създаде в „Microsoft To Do“.

В следващата стъпка ще дефинираме шаблона за заглавие за вашите задачи в „Microsoft To Do“. Можете да следвате a модел като “{section}: {page} - {todo}”, където “{page}” е вашата страница в OneNote, а “{todo}” е OneNote маркер за задачи.

Сега трябва да посочите списъка, в който Pleexy ще създава задачи. В този пример ще изберем Един списък, а дестинацията е Работете.

Най-накрая изберете какво ще се случи, когато направите промени в задачите на Microsoft To Do или OneNote. За OneNote към Microsoft To Do, можете да контролирате какво да правите със задача, когато е завършена или изтрита в OneNote. И за Microsoft To Do to OneNote, изберете какво искате да направите, когато завършите задача в приложението „To Do“.

Запазете промените и активирайте връзката си. На екранната снимка по-долу проверявате интеграцията, редактирате или поставяте на пауза връзката и ги изтривате.

Превключете към приложението „Microsoft To Do“, за да видите промените. Когато завършите задача тук, тя се проверява и в OneNote.

Създайте множество връзки в OneNote със задачи

В Pleexy можете да създадете множество връзки между тези две приложения. Ето причините:

1. Ако използвате отделен акаунт в OneNote за лични и работни цели.
2. Настройте различни правила за синхронизиране за конкретни проекти в OneNote.

Например, може да искате да синхронизирате задачите за публикации в блогове и в двете приложения, но можете да оставите задачата без отметка в OneNote, дори ако сте ги поставили отметка в „To Do“ за друг проект. Ще създадем две различни връзки в Pleexy, следвайки процедурата, описана по-горе.

Донесете всичките си задачи на Microsoft

И OneNote, и To Do са сложни приложения, но като цяло работят при различни условия на работния процес и вашите нужди. В прости случаи можете да добавите задача от OneNote към To Do, но те не са безпроблемни и се прекъсват, ако преместите задачата в друг списък.

Pleexy ви позволява да синхронизирате задачите и по двата начина, независимо какъв е списъкът ви със задачи и интуитивен за настройка. Разгледайте страница за интеграции за списък с приложения, които поддържа. След като започнете да ги използвате, следвайте нашите съвети и трикове за ефективно използване на Microsoft To Do.

10 съвета на Microsoft за по-добро управление на задачите

Разгледайте по-отблизо Microsoft To Do и вижте някои съвети как можете да го превърнете в мощен мениджър на задачи.

Прочетете Следващото

За автора