Как да подобрим управлението на времето с функцията за забавяне на доставката на Outlook

Понякога ще трябва да изпращате информация или да изпращате актуализации на задачите по имейл, но времето не е подходящо. Вместо да обърквате работния си поток и да го отлагате, можете да използвате функцията за забавяне на доставката на Outlook и да бъдете умни за резултатите си.

Какво представлява забавянето на доставката на Outlook?

Функцията за забавяне на доставката на Outlook ви позволява да решите кога искате конкретен имейл да бъде изпратен до неговите получатели, вместо да го изпращате незабавно. Това е полезен инструмент, който може да ви осигури спокойствие, без да правите компромиси с графика си.

За да използвате Delay Deliver, просто изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете нов имейл.
2. След като сте написали имейла си и сте въвели получателите, отидете на Настроики раздел.
3. Щракнете Забавяне на доставката.
4. Под Опции за доставка, щракнете върху квадратчето до Не доставяйте преди.
5. Избери Време и Дата че искате да изпратите имейла си.
6. Щракнете Близо.
7. Кликнете върху имейла Изпрати.

Въпреки щракването Изпрати, вашият имейл няма да бъде изпратен до часа и датата, които сте посочили. Сега нека разгледаме защо може да искате да го използвате.

Правило за двуминутни задачи

Двуминутното правило за задачи гласи, че ако имате задача в дневния си ред, която ще ви отнеме само две минути, за да я изпълните, трябва просто да я направите сега, вместо да я поставяте в списъка си със задачи. Това е бърз и лесен инструмент за приоритизиране, но не отчита какво се случва след това.

Ако двуминутната задача е имейл, който трябва да изпратите, може да получите отговори от това, които нямате време да проследите, и това така или иначе се озовава в списъка ви със задачи. За да избегнете това, можете да използвате Отложена доставка, за да завършите задачата и да я изпратите, когато знаете, че имате място в работния си ден, за да се погрижите за всякакви отговори.

Свързани:Как да оптимизирате вашия списък със задачи, за да бъде по-ефективен

Можете дори да изберете отметката до Използвайте бутони за гласуване на Забавяне на доставкатаИмоти прозорец, ако искате прости отговори от вашите колеги, като напр Аgree, несъгласен, може би.

Изпращане на съобщения

Може да се наложи да направите съобщение по имейл, което трябва да бъде изпратено в определен час. Може би чакате определена дата или краен срок и през това време ще бъдете извън офиса или в отпуск.

Вместо да губите време да накарате колега да го изпрати вместо вас или да го изпрати предварително, Delay Delivery може да го направи вместо вас, без да е необходимо да влизате в системата. След това, когато се върнете в офиса, всички вече ще бъдат в крак. На Забавяне на доставките, получавате и опцията за избор на Важност падащ списък с избор на Високо ниско, и Нормално.

Свързани: Извличане и изтегляне на множество прикачени файлове към имейли групово

Управление на времето за отговор

Свършването на нещата бързо и ефективно е доказателство за вашите умения; за съжаление, мениджърите и колегите често се възползват от това, като изпращат повече работа по ваш начин. Ако не искате да променяте начина си на работа, можете да забавите имейлите си, за да управлявате очакванията на другите от вашата наличност.

Като алтернатива, ако трябва да изпратите няколко актуализации за проект, можете да щракнете върху отметка до Изтича след, което ще постави зачертаване на заглавието на съобщението, след като датата на изтичане изтече. Това ще каже на вас и вашите колеги, че този имейл вече не е актуален и можете да го изтриете, ако е необходимо.

Свързани: Умения за самоуправление, които трябва да се придобият за лична и професионална продуктивност

Забавяне за по -добро управление на времето

Практикуването на добро управление на времето понякога означава забавяне на актуализациите и отговорите, за да изпреварите бързането и може да ви тласне от реактивна работа към проактивност.

По същество използването на забавяне на доставката в Outlook ви дава контрол над отзивчивостта ви, като същевременно ви държи в спокойствие, знаейки, че задачата е изпълнена.

Как да извикате изпратен имейл в Outlook

Случвало ли ви се е да изпратите и да съжалявате няколко минути по -късно? Всички сме били там и искаме да отменим изпращането. Показваме ви как да извикате имейл в Outlook или да забавите изпращането в Gmail.

Прочетете Напред

За автора