9 -те най -добри начина за управление на вашия екип в Microsoft Teams

С Microsoft Teams отдалечените членове на екипа могат да работят безпроблемно заедно и да повишат производителността.

Ръководителят на екип обаче трябва да наблюдава използването на тази платформа, за да предотврати всякакви неочаквани обстоятелства като изтичане на данни и неоторизиран достъп. Научете как да управлявате Microsoft Teams за отдалечени екипи.

1. Стратегия за създаване на екип и имена

Всички основни заинтересовани страни трябва да могат да създадат нов екип Microsoft Teams. Но тази функция не трябва да е достъпна за всички. Ограничете разрешението за създаване на екип до администраторите, мениджърите или хората, които се нуждаят от достъп.

Освен ако не знаете целта или функцията на екип, става трудно да ги управлявате. Следователно, имайте ефективна конвенция за именуване във вашия Azure Active Directory.

Конвенцията за именуване се отнася до последователен стил или структура на именуване, която всеки екип ще следва. Този стил на именуване ще ви помогне да знаете описанието на екипа, функцията, географския регион, името на създателя и т.н.

2. Определете жизнен цикъл за данни и съобщения

Наличието на персонализирана политика за съхранение на данни е от съществено значение за всеки екип. По този начин можете да запишете съобщенията за определен период от време и текстовете автоматично ще изчезнат след това време, когато нямате нужда от тях. Анализирайте вашите проекти и задайте съответно времето за запазване на съобщението.

Трябва да приложите същия процес към данните на вашия екип, като дефинирате жизнения цикъл. Според Microsoft цикълът започва, когато създадете екип и настроите канал. Средата на цикъла е, когато екипът активно си сътрудничи. Краят на цикъла означава, че екипът е достигнал края на живота си, след като е изпълнил предвидените му задачи.

3. Регулирайте външния достъп

Настройката по подразбиране на Microsoft Teams позволява на членовете на екипи на други организации да имат достъп до комуникационни данни. Той също така ви позволява да организирате срещи с външни страни, които използват Teams или Zoom.

Свързани: Най -добрият виртуален фон за Zoom за всяка среща

Използвайте тази настройка внимателно, за да контролирате кой има достъп до вашите организационни данни. Можете да поставите конкретен домейн в списъка с блокирани или да деблокирате някои домейни, за да контролирате достъпа.

Докато външният достъп е за други членове на вашата организация, достъпът за гости се отнася до разрешаване на хора извън вашата компания да имат достъп до данните на екипа. Ако работата ви включва тясно сътрудничество с клиенти или партньори на трети страни, можете да активирате тази функция в ограничена степен.

4. Измислете политика за срещи и изпращане на текстови съобщения

Microsoft Teams е платформа за професионална комуникация и колкото по -малко лична става, толкова по -добре. Създайте политики за съобщения и срещи в съответствие с организационните стандарти.

Контролирайте или забранете използването на стикери, GIF файлове и мемове, които не са професионални. Можете също така да разрешите на системата за класиране на съдържанието да намира всяко досадно съдържание.

Можете също така да разрешите на потребителите да редактират или изтрият всяко изпратено съобщение, но имайте предвид, че може да се наложи да проследите първоначалното съобщение. Възможно е също записване и транскрипция на срещи на Teams.

Обърнете внимание обаче на тези функции в политиката на компанията и ако решите да извършите тези действия, информирайте ясно всички присъстващи. Трябва също да предоставите директен достъп до срещите само на членовете на екипа, а гостите трябва да се присъединят след одобрение.

5. Регулирайте интеграциите на приложения на трети страни

Като ръководител на екип, трябва да се радвате на безпроблемната интеграционна функция на трети страни на Microsoft Teams. Но фактът, че всеки член може да интегрира поддържано приложение, може да ви загрижи. Трябва да поддържате каналите на Microsoft Teams чисти и сигурни.

За целта трябва да разрешите интегриране само на определен списък с приложения на трети страни. Можете да посетите Управление на страницата с приложения от центъра за администриране на Microsoft Teams за управление на приложенията на Teams, които искате да разрешите на вашите колеги. Там можете също да променяте приложението на трети страни за отделни потребители.

6. Одит на обаждания и съобщения

Администраторите на Microsoft Teams могат да проверяват и одитират историята на обажданията на всеки член за последните 30 дни. Можете да използвате данните за историята на обажданията на индивида, трафика, слушалките, качеството на мрежата и т.н., за да разрешите проблемите в комуникацията, с които се сблъскват.

Свързани: Microsoft Teams vs. Работно място от Facebook: Кое трябва да използвате?

Можете също така да получите достъп до данните за тенденциите в качеството на обажданията за последните 90 дни в наследения портал на Skype за бизнеса, за да получите преглед на производителността на мрежата.

7. Задайте правило за класифициране на данни

Категоризирането на данни е методът, който ви предоставя важна информация за нивото на чувствителност на данните. С тази класификация можете да знаете местоположението на чувствителните данни, техните рискови фактори и как членовете на екипа използват данните. За да знаете тази информация лесно чрез категоризиране, задайте схема за класификация на данни.

Този набор от правила ясно ще обясни наличните опции на крайните потребители. Следователно задайте правилата на лесен за разбиране език. Приложете правилата за класификация за всички екипи на Microsoft.

След като въведете схемата за класификация, можете също да създадете и внедрите предотвратяване на загуба на данни (DLP), етикети за задържане и т.н.

Членовете на вашия екип се нуждаят от свободата да включват нови ресурси, но това не бива да застрашава сигурността на данните на всяка цена. Можете да предложите жизнеспособно решение на този проблем, като персонализирате настройките за сигурност на Microsoft Teams според нивата на поверителност на проекта.

В зависимост от предназначението на данните можете дори да добавите още ограничения, като например деактивиране на споделянето на връзки. Тъй като Teams е унифицирана платформа, която е интегрирана с други приложения на Microsoft 365, трябва да преминете през различни нива на оторизация за извършване на конфигурации в множество административни центрове.

Докато управлявате настройките, помислете за критичността на всеки екип да измисли подходящите настройки.

9. Обучете вашия екип в политиките на MS Teams

Малко вероятно е един член на екип сам да открие най -добрия начин да се възползва максимално от Microsoft Teams. Следователно, трябва да си сътрудничите, за да изследвате и развивате с помощта на тази платформа. Независимо дали вашият екип ще използва Teams за първи път или е минало известно време, редовната тренировка ще бъде полезна.

Там хората могат да споделят опита си с Microsoft Teams с други. Те могат също така да говорят за всички предишни проблеми с екипите и как ефективно се справят с тези проблеми. Можете също така да отбележите техните предложения и да приложите осъществимите.

Лесно екипно сътрудничество

Подходящото използване на инструменти е ключът към успеха на всеки екип или проект. Следователно отговорността на ръководителя на екипа е да наложи набор от правила, които организират начина, по който членовете комуникират и си сътрудничат.

Горните съвети ще ви помогнат да се уверите, че вашият екип използва приложението Teams за продуктивна екипна комуникация.

7 съвета и инструменти за комуникация с клиенти и екипи в реално време

Независимо дали сте на пълен работен ден или на свободна практика, знанието как да комуникирате въпроси, свързани с работата, ви помага да поддържате баланса между професионалния и личния живот. Открийте повече!

Прочетете Напред

За автора