Ако все още използвате физически начини да запазите файловете и хартията си, пропускате много. Физическото съхранение на файлове отнема твърде много място за съхранение. Винаги се нуждаете от шкафове, което прави търсенето и проследяването на определен файл доста предизвикателно.
Като алтернатива софтуерът за управление на документи ви позволява лесно да управлявате неограничен брой файлове. Освен това те са сравнително по -сигурни и гъвкави, което улеснява работата на множество членове на екип върху един документ.
И така, нека разберем какъв софтуер за управление на документи можете да използвате за управление на вашите файлове.
1. Битрикс24
Това е защитена платформа за съхранение на вашите лични файлове и файлове за съвместна работа. Над 5 милиона потребители им се доверяват по целия свят и използват този софтуер за управление на техните файлове.
Той предлага три различни типа съхранение на вашите документи:
- Моят диск: Тук можете да съхранявате личните си файлове.
- Групово задвижване: Това е най -доброто за сътрудничество между студенти и малък бизнес.
- Движение на компанията: Това е най -доброто за компании с множество служители.
Освен това можете да изберете да съхранявайте документите си в облака или локално съхранение, в зависимост от вашите нужди. И навигирайте през множество файлове, като въведете името им или кратко описание за тях. Всички те са записани в библиотеката с документи.
Можете също да харесате документите, за да ги държите в горната част на резултатите от търсенето за бърз достъп. Инструментът също така ви позволява да добавяте коментари към документите и да съхранявате множество версии на документа с история на редактиране. Това улеснява проследяването на промените в бъдеще. Освен това можете да използвате различни приложения за редактиране на вашия документ.
От съображения за сигурност, Bitrix24 ви позволява да заключите документа си, като кликнете върху бутона за заключване. Това прави документа недостъпен за други хора. Софтуерът има както безплатни, така и платени версии. Можете да получите такъв според вашите нужди.
2. eFile Кабинет
Независимо дали сте студент, малък изпълнител или имате голяма компания с множество служители, можете да използвате този инструмент, за да съхранявате и организирате вашите данни и файлове. Тя ви позволява да търсите във файловете, само като въведете името им в лентата за търсене.
Можете също така да получите бърз достъп до конкретни файлове, като ги държите в портфолиото и автоматизирате работния процес с този софтуер, тъй като той автоматично подава документите, които качвате. Той позволява както съхранение на място, така и в облак.
Освен това не е нужно да запазвате приложението му на всичките си устройства. Можете да получите достъп до вашите файлове от всяка точка на света с помощта на уеб браузър. Само някои хора с парола имат достъп до данните от съображения за сигурност. Разрешенията се дават на служителите въз основа на техните роли.
Всички файлове, които сте споделили, са криптирани и трябва да преминете през тях двуфакторно удостоверяване. За по-голямо удобство можете също да зададете удостоверяване чрез IP или местоположение.
Освен това, ако сте компания или самостоятелен предприемач, ще се радвате да знаете, че този софтуер позволява и подписване на договори. За да улесните работата си, можете да интегрирате софтуера с приложения на трети страни като DocuSign, Salesforce и Microsoft Office.
3. Google Диск
С над 1 милиард активни потребители месечно и 6 милиона платени потребители, Google засега е най -популярното решение за съхранение на файлове. Хората го използват за съхранение на лични, екипни и фирмени файлове.
Той позволява безпроблемна интеграция с облачни приложения. Освен това той поддържа множество формати, така че можете да съхранявате файла си, без да променяте типа му - например PDF, Word и други. Търсенето на документи във вашия Google Диск също е удобно. Просто напишете името и ето го!
Той осигурява споделено пространство за членовете на екипа. Все пак данните остават недостъпни за външни лица поради своята функция за предотвратяване на загуба на данни (DLP).
Софтуерът ви позволява да запазвате документите си и да ги създавате, преглеждате и редактирате. Освен това, ако редактирате тези документи с помощта на този инструмент, той ще запази историята на направените промени. По този начин не е нужно да запазвате няколко версии на файла. Всички те се съхраняват в един документ.
Google Drive предоставя безплатно място за съхранение до 15 GB за всички свои потребители. Ако имате нужда от повече място за съхранение от това, ще трябва да получите премиум план.
4. Сливане
Това е друг страхотен инструмент за споделяне на файлове, базиран на облак, който ви позволява да съхранявате и организирате вашите файлове. Над 130 000 потребители по света се доверяват на тази платформа с техните документи и файлове.
Можете да организирате документите си по два начина с този софтуер:
- Страници: Можете да създавате и редактирате страници и да ги обсъждате със служителите си.
- Пространства: Всичките ви страници се съхраняват тук. Независимо дали са за физически лица, членове на екип или други проекти.
Този инструмент предлага разширени функции за търсене и извличане на вашите документи, над 75 персонализирани шаблона, както и функции за коментиране и редактиране. Освен това, ако някой от екипа възложи задача на друг член на екипа, той ще бъде уведомен за действия навреме.
Освен това можете да контролирате разрешенията на документите и да управлявате кой има достъп до тях в екипа. Той е безплатен за до 10 потребители. За всичко над това ще трябва да закупите неговата премиум версия.
5. SharePoint Online
С над 190 милиона души с достъп до функциите на SharePoint Online, това е инструмент на Microsoft, който ви позволява да организирате документи, екипи и работен поток.
Освен да съхранявате файловете си, можете да създавате и редактирате документи с помощта на този инструмент и да го използвате за сътрудничество с множество членове на екипа. Тя ви позволява да актуализирате метаданните на файловете, което позволява бързо търсене.
По този начин, ако забравите име на файл или имате няколко файла с почти същото име, можете да намерите документа, само като въведете няколко думи, написани в метаданните. Инструментът е достъпен и за мобилни приложения. За да го използвате обаче, ще трябва да получите абонамент от $ 5 на месец.
6. Paper Tracer
Друг софтуер за управление на документи в списъка е Paper Tracer. Той е създаден за малки, средни и предприятия.
Той ви помага да автоматизирате договорите си, да цифровизирате документи и да проследявате и докладвате всички запазени файлове. Освен това, той е съвместим с HIPAA, което означава, че спазва закона за сигурност и предотвратява изтичане на данни. Той също така предоставя възможност за електронен подпис. Следователно, това е чудесен инструмент за здравеопазване, юридически или всеки бизнес, който завършва проекти на договорна основа.
Софтуерът предлага решения за работен процес от край до край и предлага реализация, базирана на облак. Това е добър инструмент за малки предприятия с до 10 служители и средни компании със 100 или повече служители.
Изберете вашия софтуер за управление на документи
Ако все още съхранявате файловете си физически и преминавате през всички проблеми, време е да спрете.
Списъкът предлага множество софтуер, който осигурява много безплатно място за съхранение. Започнете с тях и улеснете съхраняването, организирането и управлението на вашите файлове със сътрудничеството на множество членове на екипа.
Приложенията за транскрибиране ви позволяват да конвертирате аудио и видео файлове в текст, който можете да споделяте. Ето някои от най -добрите инструменти, които можете да използвате за това.
Прочетете Напред
- Производителност
- Бизнес технология
- Дигитален документ
- Съхранение
- Съхранение в облака
Sadaf Tanzeem е писател на свободна практика B2B и B2C. Тя е на път да накара скучното съдържание на блоговете да искри и да насърчи читателите да предприемат действия.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате
