10 -те най -добри практики, които всеки потребител на SharePoint трябва да знае

SharePoint е част от Microsoft 365, която ви позволява да управлявате документи и съдържание професионално. Независимо дали сте администратор или краен потребител, познаването и прилагането на най-добрите практики ще гарантира, че всеки може да използва съдържанието без никакви затруднения.

В тази статия ще научите как да използвате SharePoint най -ефективно.

1. Внесете последователност в имената на файловете

Последователността е ключът към успеха и е вярно дори в случая SharePoint. Тъй като SharePoint може да съхранява множество документи, трябва да имате последователност при именуването на файлове.

Може би сте забелязали, че някои резултати от търсенето съдържат неясни имена на файлове. В резултат на това трябва да отворите всеки файл, за да намерите желания от вас. Това е старателна работа и ви прави непродуктивни. Освен това намирането на подходящ файл от хиляди документи може да стане почти невъзможно, ако различни съотборници следват различни стилове на именуване.

Свързани: Какво е Microsoft SharePoint? Характеристики и ползи от използването му

Тъй като SharePoint е споделена платформа, затова обсъдете с другите, за да изберете споразумение за именуване. Следователно вие и вашите съотборници можете бързо да намерите всеки файл или документ.

2. Маркирайте документи

Въпреки че следвате една единствена конвенция за именуване, можете да имате проблеми с намирането на необходимия документ. За да може Microsoft Search да ви покаже по -конкретни и подходящи резултати, маркирайте документите си. Маркирането работи подобно на жанра на филм или канал от телевизионен сериал.

Това ще ви помогне да намерите всички файлове, които принадлежат към същата категория. За да добавите маркер, отидете в библиотека и добавете ново поле за категория като дата на създаване, последна промяна и т.н. Сега за всеки документ включете съответните данни, които ще работят като маркер. По този начин ще получите точни резултати от SharePoint.

3. Защитете документи, като използвате функцията за заключване

Сигурността на данните на SharePoint не зависи само от администраторите на ИТ инфраструктура. Като краен потребител можете също да играете своята роля, като заключите документи. Тази функция гарантира, че никой неоторизиран човек не може да прави промени в споделени файлове или документи.

Чрез активиране на вградената функция за управление на записи можете да заключвате и отключвате документ. Също така SharePoint ще показва икона до името си, така че всеки да знае за нейния специален статус. Можете да добавите тази настройка към работния поток, който автоматично заключва документа при одобрение.

4. Бързо копиране на списъци и библиотеки

Създаването на списък или библиотека, добавянето на неговите метаданни, създаването на изгледи - целият процес на създаване на библиотека или списък в SharePoint отнема много часове. Тази забързана задача може да бъде светска, ако трябва да изграждате тези списъци или библиотеки няколко пъти.

Следователно трябва да знаете, че е възможно да копирате списъка от всеки сайт на SharePoint с подходящ достъп. Нещо повече, процесът на копиране е прост и можете да копирате почти пълната конфигурация. Копирането на форматирането за библиотеки или списъци ви помага да спестите време за новия проект.

5. Научете се да възстановявате изгубени библиотечни данни

Случайното изтриване на важни данни може да причини непоправими щети на вашия екип. Следователно трябва да знаете основите за възстановяване на изтрити и загубени данни от вашата библиотека на SharePoint.

Свързани: Начини за коригиране на OneDrive, когато не можете да отворите файловете си

Ако знаете това, не е нужно да разчитате на никой друг за възстановяване на данни. Така спестявате времето си и други хора, които биха могли да работят с вас по тази непродуктивна задача.

Първо, създайте политика за възстановяване на данни за SharePoint и я приложите правилно. Процесът на възстановяване ще ви позволи да възстановите данни за определен период. Не забравяйте, че възстановяването на данни от по -ранен период означава, че ще загубите промените, които сте направили след това време.

6. Управление на заявката за достъп

Представете си, че сте споделили връзка с колега по имейл и сте оставили за деня. Когато този човек се опита да отвори връзката, те установяват, че нямат достъп до този файл. Очевидно те могат да поискат достъп до файлове, но нямат представа кой може да сподели одобрението и времето за изпълнение. Понякога няколко собственици на екипни сайтове могат да получават известия за заявки за достъп до файлове.

Възможно е също така всеки от тях да мисли, че други ще приемат молбата. В резултат на това човекът, който поиска достъп, може никога да не получи отговор. За да избегнете подобни проблеми, можете да настроите конкретен имейл за поддръжка, който да отговаря на такива заявки.

7. Ограничаване на библиотечните разрешения

Масовото разрешение за достъп до библиотеката е вредно за сигурността на данните. За да избегнете подобни сценарии, трябва да ограничите достъпа до библиотеката на всеки сайт на SharePoint.

Ако имате библиотеки, от които трябва да има достъп само екипът по човешки ресурси, можете да ограничите достъпа на други до този сайт на SharePoint. За това дайте име на библиотеката и споменете нейния специален статус в описанието си.

8. Използвайте сайтове -концентратори, за да категоризирате екипни сайтове

Може да бъде предизвикателство да намерите сайтове с подобни категории от цялата колекция от сайтове на SharePoint. Можете обаче да групирате подобни или сродни сайтове чрез виртуална група, наречена сайтове -хъбове.

Например, ако трябва да споделите един сайт от всеки проект с клиентите си, можете да създадете сайт -хъб и да групирате всички сайтове в него. По този начин намирането и споделянето на подобни сайтове става безпроблемно и отнема много време за всички.

9. Знайте кога да използвате различни типове сайтове

Докато използвате SharePoint, ще попаднете на два основни шаблона за сайт. Те се наричат ​​сайт на екипа и сайт за комуникация. И двата вида имат различна употреба и трябва да изберете един от тях въз основа на вашия проект.

Ако искате да споделите съобщение или промоция със съотборниците си, използването на комуникационен сайт е чудесна идея. Идеално е, когато имате повече читатели/служители в сравнение с сътрудниците.

Сайтът на екипа е подходящ за сътрудничество по проекти с малък екип. Използвайте го и когато имате многобройни сътрудници.

10. Настройване на персонализирани изгледи

Една функция на SharePoint, за която може да сте наясно, е създаването на персонализирани изгледи въз основа на вашия избор. Освен това SharePoint предлага няколко филтъра и превключватели за управление на документи. Тя ви позволява да показвате допълнителни подробности за метаданни, да филтрирате файлове по ваш избор, да сортирате файлове в различни поръчки, да групирате файлове в една или няколко групи и т.н.

Всеки член на екипа може да създаде персонализиран изглед, достъпен само за тях. Това не възпрепятства изгледа на библиотеката за всички. Освен това можете да създадете обществен изглед, ако имате съотборници с подобни изисквания за показване.

SharePoint стана лесно

SharePoint се отнася до управление на съдържанието и това не трябва да бъде сложно и светско. Вие и вашият екип можете да извлечете максимума от SharePoint, като следвате гореспоменатите стандартни практики.

Ако сте начинаещ, това са идеалните съвети, за да започнете да използвате инструмента по продуктивен и без бъркотия начин. Освен това най -добрите практики на SharePoint ви помагат да свършите нещата без усилие.

Производителност 101: Как да използваме метода Getting Things Done (GTD)

Да свършиш нещата от Дейвид Алън е един от основните елементи на личната и професионалната производителност. Ето как можете да го използвате.

Прочетете Напред

За автора