7 съвета и инструменти за комуникация с клиенти и екипи в реално време

Като фрийлансър или отдалечен работник може да се наложи да работите с клиенти и колеги в различни часови зони. Това обаче не означава, че винаги трябва да сте на разположение за реакция в реално време, дори с цената на загуба на фокус и концентрация.

Можете да избегнете изтощение, като същевременно поддържате гладки отношения с други заинтересовани страни, като приложите няколко стратегии. Разберете как да направите това със следните съвети и инструменти.

1. Споделяне на решения/обратна връзка без последващи действия

Ще имате нужда от комуникация в реално време, когато има нужда от незабавна обратна връзка или последващи действия. Прекомерната комуникация може да ви спести от затрудненията да сте на разположение през цялото време за бърза реакция. Ако предоставите цялата необходима информация на вашия клиент или колеги, те не трябва да проследяват, за да изяснят вашето съобщение.

За това не се колебайте да обяснявате нещата в пълното описание. Понякога незабавната обратна връзка не е подходяща или пълна. Това също може да причини недоразумения. Забавената обратна връзка ви помага да избегнете нелогични изблици и ви позволява да предоставите по -внимателни отговори.

Чрез общуване задълбочено и ясно с вашите клиенти и екип се избягват ненужните връзки напред и назад. Има различни онлайн приложения за водене на бележки, като например Supernotes. Можете да ги използвате, за да постигнете почти перфектни съобщения.

Вие и вашият сътрудник можете да оставяте бележки в един и същ файл, след като прегледате отговорите един на друг чрез споделени бележки и документи.

2. Планирайте предварително, за да позволите разумно забавяне във времето за отговор

Някои проекти и задачи може да се нуждаят от незабавен отговор от вашите клиенти или членове на екипа, докато късният отговор може да доведе до забавяне на проекта. Това е една от основните причини, поради които много хора се застъпват за комуникация в реално време, докато работят отдалечено.

Асинхронната комуникация обаче също е възможен вариант в тези случаи, ако можете да планирате задачите и подзадачите. Инвестирайте достатъчно време, за да създадете работен процес на ескалация, който да позволи на вашия екип да се справи с извънредни ситуации. Помислете за разликата във часовата зона и планирайте независими задачи по време на забавянето на отговора.

Ще бъде полезно да интегрирате приложението за календар с инструменти за управление на задачи като Asana. Така всеки път, когато създавате събитие, актуализацията ще стане достъпна в приложенията за управление на задачи, за да могат всички да я следват.

3. Запис на екран/цифрови дъски за демонстриране на грешки

Представете си, че в софтуера има сложна грешка. Сега трябва да опишете всичко чрез писане до отдалечен екип! Да не говорим за въпросите, които се появяват между тях от другия край и се губите.

Можете да избегнете всички тези сложни ситуации, като използвате приложения за запис на екрана. Демонстрирайте и запишете програмната грешка с помощта на безплатен екранен рекордер като ActivePresenter или Apowersoft. Можете също да включите аудиото си, за да опишете проблема устно, за да избегнете объркване.

Свързани: Най -добрите безплатни екранни рекордери за запазване на вашите онлайн срещи

Можете също да използвате онлайн дъски като Freehand за описване на грешки в приложението или уебсайта. Тези приложения са добри за отдалечено сътрудничество. Вашият колега може да работи върху вашия файл на бялата дъска и да оставя бележки там, така че да можете да го прегледате, когато дойде вашият ред.

Колкото повече можете да намалите нуждата от аудио/видео комуникация, толкова повече колеги и клиенти ще могат да се концентрират върху това, което наистина има значение. В момента можете лесно да създадете подробен работен поток на вашия проект и да го направите цифрово достъпен за всички останали участващи. За да направите това, можете да използвате приложения за сътрудничество като Джира.

Освен че поддържат визуалния работен процес на вашите задачи, тези изчерпателни приложения ви позволяват да добавяте коментари към задачите. Тези коментари помагат за бързото намиране на необходимата информация и по този начин рационализират дискусиите.

Например, ако клиентът трябва да знае за напредъка на проекта, той може да разгледа коментара на задачата, за да разбере изпълнените задачи. Това ги спасява от изпращането на съобщения до вас, като същевременно им предоставя незабавно необходимата им информация.

5. Създаване и определяне на спринтове за проекти

Ако сте част от екип, който следва бърз или бърз работен процес, знаете, че сътрудничеството и комуникацията в реално време са незаменими части от вашата работа. Все пак можете да намалите зависимостта от непосредствената комуникация, като дефинирате спринтовете правилно.

Докато създавате спринт, не забравяйте да отговорите на очевидните въпроси като целите или задачите, пътните карти, ресурсите, изоставането, капацитета, работния процес, крайните срокове и т.н. По този начин назначените лица не ви задават тези въпроси и започват да работят незабавно.

Можете също така да получите помощ от различни безплатни поддържани от Scrum инструменти за управление на проекти като iceScrum. Тези приложения позволяват на вашата екипна работа ефективно с минималното изискване за спешна реакция.

6. Разпространявайте записи на срещи, за да намалите до минимум умората от видео срещи

Понякога да бъдеш част от отдалечен екип означава да посещаваш множество срещи, за да компенсираш физическото разстояние. Това може да доведе до ситуация, наречена Zoom умора, която не е добра за вашата производителност. Вместо това можете да се съсредоточите върху алтернативни комуникационни канали и да отхвърлите заявките за срещи по време на фокусирана работа.

От съществено значение е да присъствате на срещите за стратегически дискусии или фокусирани програми. Въпреки това можете да разчитате на текстова комуникация, за да разрешите повечето от останалите въпроси. Освен това записването на срещи трябва да бъде задължително.

По този начин всеки, който го е пропуснал, може да провери записа удобно за прозрения и може да добави стойност към дискусията по -късно. Можете да използвате VLC за запис на срещи Zoom или функцията за запис на Google Meet за записване на срещи в Meet. И двете приложения са безплатни, така че не ви струват допълнителни пари.

7. Използване на цифровия календар по правилния начин чрез блокиране на времето

Една от основните причини за избора на негласова комуникация е да имате непрекъснато работно време. Въпреки че това ни помага да постигнем значителен напредък по проект или задача, хората не отбелязват това в календара така, както отбелязват среща или презентация. В резултат на това другите членове на екипа обикновено нямат представа за това.

Можете обаче да отбележите времето за дълбока работа в календара си, за да знаят другите за него. Празното пространство в календара означава, че сте свободни за среща или изпращане на текстови съобщения. Ако блокирате часа в календара, те ще се въздържат от насрочване на срещи или изпращане на текстове по това време.

Можете да използвате безплатни инструменти за календар като Google календар или Обединят усилията си да ви блокира времето. Следователно, другите ще станат внимателни и ще зависят повече от онлайн комуникацията, като имейл и канали за обсъждане на проекти.

Комуникациите не винаги трябва да бъдат мигновени

Докато работите от вкъщи или сте част от хибриден екип, комуникацията в реално време може да ви повлияе.

Опитайте тези съвети и инструменти за онлайн комуникация, за да избегнете претоварване. Тъй като те ви позволяват да работите без прекъсвания, ще видите увеличаване на ежедневната си производителност.

9 -те най -добри безплатни приложения за повишаване на личната ви производителност

Има толкова много приложения и инструменти за производителност, от които да избирате. Но само няколко от тях се фокусират върху подобряване на вашата лична производителност. Провери ги!

Прочетете Напред

За автора