5 Спестяващи време приложения за по-добри срещи както онлайн, така и офлайн

Работещите професионалисти не могат да избегнат влизането в срещи. Независимо дали е виртуално или лично, можете да прекарвате времето си по-ефективно и продуктивно, ако използвате правилните инструменти за организиране и управление на срещи.

Принципите на провеждане на среща остават същите, независимо дали го правите в конферентна зала или използване на Zoom за онлайн срещи. Трябва да определите дневен ред, да имате ясен план за действие, да имате поток за взаимодействия или въпроси и отговори и да отделите минути за последващи действия. Тези безплатни приложения ще ви помогнат да направите всичко това, онлайн и офлайн.

1. Хиперконтекст (Web): Безплатни шаблони за срещи и начални разговори

Ако вашите срещи се отклоняват твърде често, имате нужда от хиперконтекст. Това е придружаващо приложение за срещи за мениджъри, което предоставя безплатни шаблони и начални разговори както за индивидуални срещи, така и за срещи на екип. Следвайте сценария и никога няма да излезете от пистата или да пропуснете нещо важно.

След като влезете, синхронизирайте календара си и създайте ново работно пространство. Всяко работно пространство има няколко шаблона за индивидуални или екипни срещи, като седмични и месечни прегледи, отдалечени индивидуални контакти или срещи на екипи, прегледи на ефективността, проверки, срещи за готовност, скрам, управление на проекти, тримесечно планиране и т.н. На.

Във всеки шаблон ще видите поредица от въпроси или точки от дневния ред с планирани времеви интервали. Не се колебайте да ги редактирате, както сметнете за добре. Докато срещата е включена, можете да добавите „Следващи стъпки“ към всеки елемент, като създадете списък със задачи за себе си. Можете също да поканите колеги в работното пространство, за да си сътрудничат по тези елементи за действие. Това е малко като вземане на протоколи от срещи.

С профилите Pro получавате допълнителни функции като проследяване на следващите ви стъпки във времето, добавяне на цели, проверка на минали срещи и т.н. Всички те добавят стойност, ако искате да платите за услугата. Въпреки това, шаблоните на безплатната версия са достатъчна причина да използвате Hypercontext.

2. Прекъсване (Уеб): Безплатно приложение за бележки от срещи за лесно организиране и споделяне

Определянето на дневен ред и след това водене на протокол от заседание са съществени части от осигуряването на ползотворни срещи. В противен случай често ще намерите хора, които казват, че не помнят кога е било обсъждано нещо. Adjourn е едно от най -добрите безплатни приложения за поддържане на запис на вашите срещи.

При всяка нова среща можете да създавате отделни карти за всяка бележка. Например вашият дневен ред е една карта, докато други могат да бъдат обратна връзка, следващи стъпки, минути, предложения и т.н. Всяка карта е обикновен текстов редактор, който поддържа Markdown и таблици. Можете да използвате принципите на най -добрите шаблони за протоколи за срещи във всяко от тези.

В панел вдясно ще намерите другите участници в тази среща и ще ги поканите да прегледат или редактират таблото за отлагане. В елементите за действие можете да задавате списъци със задачи и да ги присвоявате на хора и да добавяте описания. И накрая, цялостен панел с подробности за дневния ред помага да се поддържа срещата в правилния план. Adjourn също ви позволява да качвате файлове, за да имат достъп до тях други по време на срещата.

След като срещата приключи, можете да изпратите бележките по имейл до всички участници или да ги изтеглите като PDF файл. Безплатната версия на Adjourn ограничава броя на изпращането на имейл, но изтеглянето на PDF е завинаги безплатно.

3. Лоза (Уеб): Лесни асинхронни срещи чрез видео разговори

След известно време тези ежедневни и седмични срещи започват да изглеждат по -скоро като задължение, отколкото като необходимост. Плюс това, ако това е отдалечен екип, събирането на всички е трудна задача. Нарастваща тенденция към справяне с претоварването на срещата е вместо това да изберете асинхронни срещи, които все още можете да правите при видео разговори.

В случай, че не знаете, асинхронната среща протича точно като обикновена, но не едновременно. Първо, домакинът на срещата започва срещата и излага дневния ред, всички записани във видео съобщение, и го изпраща на групата. След това втори участник е свободен да отговори на него с видеосъобщението си по време на избора си. След това други участници могат да прегледат тези съобщения и да отговорят според предвидената от хоста поръчка или да отговорят на човек между тях. Идеята е да се оставят хората да работят със собственото си темпо и да не бъдат хванати на срещи през цялото време.

Доста онлайн приложения позволяват лесни асинхронни срещи по време на видео разговори. Grapevine е един от най-простите, които сме виждали, позволявайки ви да записвате 15-минутни съобщения чрез вашата уеб камера или екранен запис. Можете също така да оставяте коментари и да добавяте файлове към публикацията на всеки. Всички съобщения се появяват в обикновена хронологична времева линия. Безплатната версия позволява до пет потребители и можете да надстроите за по -големи групи.

4. Дори (Web): Най -доброто за управление на Q & As и взаимодействия с публиката на живо

Създадено от бивши служители на Google, Dory е напълно безплатно уеб приложение (без реклами, без скрити разходи) за управление на сесии с въпроси и отговори и взаимодействия на аудиторията на живо, онлайн или офлайн. Можете също така да го използвате за виртуални срещи в цялата компания като пространство за слушателите да задават своите въпроси.

Приложението има прост интерфейс за създаване на ново събитие и покана на сътрудници, които имат същите права на редактор като вас. Събитията могат да бъдат публични или частни само за тези, които имат връзка. След това в главния панел участниците могат да задават въпроси, на които модераторът може да класира, за да отговори ораторите. Въпросите могат да бъдат фиксирани, архивирани и гласувани за по -голяма видимост.

Dory включва и удобен панел Notes, който има две части. Едното е споделено пространство за бележки, където всички организатори или редактори могат да добавят бележки, които всички могат да видят. Другият е частен бележник, редактируем и видим само за вас. Това е изящна добавка, която води до минути, добавя и споделя мисли и дори дава инструкции, ако е необходимо.

5. Ластик (Web): Бяла дъска, писателска дъска и готови шаблони за срещи

На физическите срещи често имате конферентна зала с обща бяла дъска и подложка за писане за всеки човек. Eraser пренася това във виртуалния свят, като ви дава бележник с два панела и безплатна цифрова дъска.

И двата инструмента са доста лесни за използване и можете да споделите връзката с други онлайн, за да започнете. Бележникът поддържа Markdown за форматиране, докато бялата дъска се предлага с общи инструменти за рисуване на форми, текст и диаграми. Eraser включва и аудио чат, ако не искате да използвате приложение за видео разговори на трета страна с него.

Готината част са предварително заредените шаблони. Eraser бързо ще изтегли цяла дъска за Agile Sprint, диаграма на потока, диаграма за плуване или лента за среща, за да попълните стойностите според вашата среща. Работи чудесно и ще ви направи по -ефективни.

Не се борете през цялото време

Тези инструменти и приложения ще направят много от вашите срещи по -ефективни, но не всички. И това е добре. Не се опитвайте да увеличите максимално производителността и ефективността на всяка среща, понякога те ще бъдат скучни и изглеждат като загуба на време. Дори ако направите половината от тях по -ефективни, ще откриете голяма промяна. А за другата половина се забавлявайте, като играете Среща с адското бинго.

6 лесни начина да направите срещите си по -продуктивни

Ако искате да знаете как да проведете успешна среща на екип, вижте тези 6 основни съвета, които трябва да следвате.

Прочетете Напред

За автора