Прекарвате часове в ежедневни задачи на работното си място. Мислите, че това е част от вашата работа. Но какво ще стане, ако това може да се направи от само себе си и можете да инвестирате основното си време в творческо мислене или решаване на други големи проблеми? Не би ли било чудесно?
Крайното решение на този проблем е автоматизацията на задачите. Нека да разберем какви ежедневни задачи можете да автоматизирате, техния процес и кои инструменти могат да ви помогнат.
Какви видове задачи трябва да бъдат автоматизирани
Трябва да автоматизирате всички рутинни задачи, които изпълнявате ежедневно, които отнемат значително време, но не задължително добавят нещо ценно към работата ви.
Ето някои от примерите за задачи, които можете да автоматизирате. Запишете тези, включени в списъка ви със задачи.
1. Планиране на срещи
Един от най -големите загубители на време при липса на стойност се насрочват срещи. Така че спрете да говорите напред и назад с клиентите си, за да намерите най -доброто време, което работи и за двама ви. Вместо това отворете няколко слота в календара си и споделете списъка с тях.
По този начин можете да зачеркнете всички задачи за планиране от списъка със задачи и все пак да получавате срещите навреме. Инструментите за автоматизация могат да ви помогнат при интегрирането на приложения и календари за планиране.
2. Скучни задачи
Много задачи не изискват мислене от по-висок ред. Като например сортиране и отговаряне на имейли, архивиране на данни, фактуриране и фактуриране, обслужване на клиенти и ангажираност, актуализиране на информация за контакт и др.
Така че вместо да ги добавяте всеки ден в списъка си със задачи, помислете за автоматизирането им. И вижте колко време отделяте за себе си.
3. Прехвърляне на информация между няколко приложения
Никое работно място не е свободно от тази задача. Винаги се нуждаете от данни и след това трябва да прехвърлите тези данни от едно приложение в друго. Но бъдете умни, не губете време за копиране или импортиране и експортиране на тонове данни, които редовно идват при вас по различни начини. Автоматизирайте това действие.
4. Задачи, които изяждат основното ви време
Освен задаването на графици, изпращането на имейли и фактури, прехвърлянето на данни и други, идва и друга задача, която всъщност изглежда важна - публикуването в социалните медии. Със сигурност трябва да популяризирате марката си и да се ангажирате с аудиторията си и следователно да останете активни на тези платформи.
Но това може да ви струва време, докато попаднете в безкрайно повтарящия се цикъл на харесване, коментиране и споделяне. Така че, автоматизирайте тази изключително отнемаща време задача.
5 стъпки към автоматизация на задачите
Списъкът с автоматизиране на вашите задачи може да бъде безкраен. А понякога може дори да зависи от вида на работата, която вършите, така че не можем да ги обхванем всички тук.
И все пак искаме да улесним следенето на цялата идея. Така че тук е процесът за автоматизиране на задачи.
Стъпка 1: Запишете ежедневните задачи
Когато правите списък със задачите, които трябва да автоматизирате, започнете със:
- Записвайте задачите, които изпълнявате ежедневно.
- Избройте времето, което отделяте за всяка задача.
- Добавете честотата колко пъти трябва да изпълнявате тези задачи - почасово, ежедневно, седмично, месечно, годишно и т.н.
След като стане. Проверете в коя от следните категории попадат. Това задачи ли са:
- Изпълнява се редовно или по график?
- Скучно и може ли да се направи без мислене от по-висок ред?
- Прехвърляне на информация в приложения?
- Консумирате същественото време, което можете да инвестирате в ценни проекти?
След като ги изброите всички, вземете тези, които наистина смятате, че трябва да бъдат автоматизирани оттук нататък.
Стъпка 2: Изследване
Следващата стъпка включва проучване на правилните инструменти, които можете да използвате за автоматизиране на вашите задачи. Базирайте изследванията си на текущите си нужди и бюджет. Например, ако сте самостоятелен предприемач, нямате нужда от инструмент за автоматизация, създаден за предприятия. Така че, изберете съответно.
Стъпка 3: Разберете новия работен процес
След като изберете кой инструмент ще използвате за автоматизиране на задачите си, намерете нова система за работни потоци, която работи за вас, и опишете как ще се движат нещата оттук нататък. Уверете се, че всички в екипа знаят за новите промени, така че всичко да работи безпроблемно.
Например, можете да опишете на вашия екип как да насрочва срещи отсега нататък:
1. Създайте своя профил на Календарно, и отидете на началната страница.
2. Планирайте новата среща, като щракнете върху Създайте.
3. Изберете продължителност на вашата среща от лявото меню.
4. Изберете наличност на време чрез добавяне на различни слотове.
5. Публикувайте срещата си, като кликнете върху Следващия бутон.
6. Копирайте връзката за срещата от тази страница.
7. Добавете връзката към вашия имейл към клиента.
След като всички в екипа се чувстват добре с процеса, те могат да зачеркнат насрочването на редовни срещи от ежедневния списък със задачи за всеки клиент. Те могат просто да споделят една и съща връзка/среща с всички тях. Въз основа на това колко от слотовете са заети, човек може да избере безплатните.
Стъпка 4: Изпълнете плана
След като всичко приключи, прилагайте ефективно новия си план. Шансовете са, че може да имате редица задачи за автоматизиране и планът ви може да е станал малко по -сложен, отколкото си мислите. В такъв случай потърсете помощ от вашия ИТ отдел при създаването и изпълнението на новия ви план с избрания от вас инструмент за автоматизация.
Стъпка 5: Оценявайте и тествайте
След като автоматизирате необходимите задачи, тествайте гладкостта на новия план за работен поток. Разбирам:
- Ефективността на изпълнените задачи.
- Неговото въздействие върху производителност на служителите или членовете на екипа.
- Удобно ли е на всички да използват новите инструменти?
- Спестеното време влияе ли върху увеличаването на доходите ви? (Това е за предприемачи, фрийлансъри и изпълнители.)
Ето някои страхотни инструменти за автоматизация с техните кратки подробности, които да ви спестят време за проучване, след като изброите задачите, които ще бъдат автоматизирани.
Това е популярно софтуерно решение за автоматизация, което ви позволява да интегрирате различен софтуер. Можете да пренасяте данните от един инструмент в друг, като комбинирате ежедневните си приложения като Gmail, Dropbox, Slack, Google Календар, Mailchimp и др.
С този инструмент можете да автоматизирате хиляди задачи, като туитване на всички ваши публикации в блога, запазване на прикачени файлове от Gmail в Google Диск, архивиране на всички ваши файлове на G-диск в Dropbox и др.
Този инструмент е като Zapier, когато става въпрос за автоматизация. Той ви помага да прехвърляте данни между различни приложения и да изпълнявате други споменати задачи. Но безплатната версия на IFTTT е по -добра от тази на Zapier.
Докато на последния софтуер са необходими поне 10-15 минути, за да се случат нещата, IFTTT предприема незабавни действия, след като се задейства спусъка.
Недостатъкът на този инструмент обаче е, че е полезен само за едноличен бизнес. Те нямат версии за екипи или множество служители. И ако това е вашето изискване, отидете със Zapier. Можете да го използвате, за да зададете действия между множество софтуер въз основа на платената версия, която използвате.
Това е чудесен инструмент, когато става въпрос за автоматизиране и управление на публикациите ви в социалните медии. Те предлагат отлични възможности за планиране и се препоръчват от топ марки.
Ако искате да се справите с хиляди потенциални клиенти, без да наемате пълен екип по продажбите, помислете за LeadFormly. Помага ви да автоматизирате процеса на продажби, да увеличите процента на реализация, да сегментирате потенциалните си клиенти, идващи направо от уеб страницата.
По този начин можете да се съсредоточите само върху сключването на сделки, вместо да губите време в ранните процеси на водене.
Това е друг прост инструмент за автоматизация за малкия бизнес. Той ви помага да резервирате срещи, да организирате срещи и телефонни обаждания и т.н.
За да работи това, всичко, което трябва да направите, е да зададете предпочитанията си за наличност в Calendly и да добавите връзката в имейла с поканата за среща. След това вашите клиенти могат да изберат времето, което отговаря на техните нужди от този списък. И накрая, каквото и време да изберат, автоматично ще бъде записано в календара ви и ще бъдете уведомени съответно.
Автоматизирайте рутинните си задачи сега
Спрете да отделяте часове за съществени, но монотонни задачи.
Отделете малко време за автоматизиране на всички подобни задачи, прегледайте категориите, които току -що сте прочели, проучете инструментите, които могат да ви помогнат, и спестете няколко часа дневно.
Автоматизирането на някои от повтарящите се задачи, които правите всеки ден, може да ви спести много време. Ето няколко идеи за автоматизация, за да свършите повече работа!
Прочетете Напред
- Производителност
- Автоматизация на задачи
- Управление на времето
- Управление на задачи
Sadaf Tanzeem е писател на свободна практика B2B и B2C. Тя е на път да накара скучното съдържание на блоговете да искри и да насърчи читателите да предприемат действия.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате