Как да се справим с претоварването на срещата: 5 съвета и инструменти

Срещата в конферентна зала (или онлайн работно пространство) изисква обмен на идеи, установяване на цели, проследяване на напредъка, възлагане на задачи и т.н.

Въпреки че всичко това са основателни причини за провеждане на среща, твърде много продължителни срещи могат да източат производителността ви. Ето как можете да намалите броя на срещите в календара си. Но първо, нека разкрием:

Какво ви кара да имате твърде много срещи?

Вероятно вече сте се опитвали да се справите с този проблем преди. Въпреки това срещите продължават да се появяват в целия ви календар. Това е вероятно, защото не сте се опитали да разкриете основните причини за проблема; Вие просто прилагате решения за залепване, за да облекчите претоварването при симптомите.

Така че, нека да разгледаме претоварването като симптом на по -дълбок проблем, за да намерите ефективно и трайно решение.

Първо, пандемията COVID-19 и произтичащото от това преминаване към отдалечени или хибридни модели на работа са увеличили значително броя на виртуалните срещи, предимно чрез Zoom. В резултат на това отдалечените работници се борят

Умора при мащабиранеили изчерпване на времето на екрана. Претоварването на срещите също може да бъде проблем, ако поканите всички на срещите. С увеличаване на посещаемостта, ангажираността постепенно намалява.

Една от най-честите основни причини за срещи Zoom или посещения в конферентната зала е липсата на ясен дневен ред. Първоначално може да имате цел за срещата, но скоро фокусът ви се пренасочва към празнословие.

Не на последно място, вие не използвате ефективно цифровите инструменти. Има широк спектър от софтуер, който е по -добра алтернатива за комуникация и сътрудничество.

Следващият най -ефективен метод за намаляване на броя на срещите на работното ви място е да увеличите производителността на срещите си. Ето как можете да постигнете това:

1. Използвайте вътрешен Wiki за асинхронни срещи

Срещите не винаги трябва да се провеждат в реално време (синхронно). Някои ситуации ще се възползват от асинхронната комуникация (комуникация, която не изисква участниците да присъстват едновременно и не се нуждае от незабавен отговор).

Можете да подобрите производителността на вашите срещи, като приемете асинхронна комуникация. Тя позволява на екипите да използват софтуер, базиран на знания, като Документ 360 да споделят идеи със собственото си темпо. Алтернативно, можете да създадете вътрешен Wiki с помощта на тези уебсайтовеи задайте конкретни страници в него за вашите срещи. Тези цифрови инструменти ви позволяват да допринесете за срещата с помощта на функцията за коментари.

Приемайки асинхронни срещи, вашият екип може да отдели необходимото време, за да разбере обсъжданата информация, общувайте със съотборници в часовите зони, дайте възможност на интровертите да участват чрез въвеждане и намаляват прекъсванията и разсейвания.

2. Използвайте софтуер за сътрудничество

Защо да насрочите двучасова среща на лице, за да предложите нови идеи, когато можете да направите това по имейл или още по-добре, като използвате прост софтуер за сътрудничество като Трело.

За да увеличите производителността на вашия екип, организирайте срещи в реално време само когато имате абсолютно необходимост например за разрешаване на конфликти. В противен случай можете да използвате софтуер за сътрудничество за актуализации на напредъка на целите, прегледи на проекти или да предлагате нови идеи.

По този начин вашият екип получава достатъчно време да обмисли идеите, които иска да сподели, и да даде приоритет на най -важните. Нещо повече, цялата тази информация се запазва по подразбиране и е достъпна за всички, вместо да разчита на писмени записи.

Можете да използвате Trello за създаване на табла, които отговарят на целите на вашата среща, като дневен ред на срещата, актуализации за предишни срещи, актуализации на екипи или нови идеи.

Изтегли: Trello за Android | iOS (Налична е безплатна, премиум версия)

3. Фокус върху дневния ред на срещата

Организирането на среща без дневен ред е сигурна рецепта за провал. Ще трябва да имате ясен план за срещата си, за да не излезете от курса. Повечето срещи често преминават през определените им срокове, тъй като няма ясен път за следване.

И така, как можете да поправите това? Обикновено можете да запишете точките, които искате да обсъдите по време на срещата, да ги отпечатате и да прикачите други съответни документи, преди да ги споделите с присъстващите.

Като алтернатива можете да спестите време и хартия, като създадете дневен ред Evernote и прикачване на файлове или уеб страници, от които се нуждаете, преди да ги споделите с колегите си. Това предоставя на посетителите бърз достъп до необходимата им информация чрез техните смартфони, таблети или компютри.

Изтегли: Evernote за Android | iOS (Налична е безплатна, премиум версия)

4. Създайте слаби канали за незабавна комуникация

Когато сте част от масивна организация с много отдели, изглежда, че срещата е единствената възможност за споделяне на информация с определен набор от хора. За съжаление, това не винаги е най -ефективният метод.

Защо да преместите група хора в конферентната зала за 30-минутна среща, когато можете да споделяте една и съща информация незабавно и с всички на работния плот чрез платформа за съобщения като Отпуснатост?

Имате нужда само за създаване на специален канал за срещата и поканете всички съответни участници. По този начин можете да провеждате конкретни разговори за различни проекти с хората, които решите да поканите.

Изтегли: Отпуснатост за Android | iOS (Налична е безплатна, премиум версия)

5. Не разполагайте с твърде много хора

Помислете за последната среща, която сте имали. Колко души присъстваха? И колко от тях предоставиха ценен принос за срещата? Най -вероятно много от присъстващите само седяха тихо, без да участват, докато други проверяваха имейлите си. Това се превърна в стандартна практика, особено при срещи с големи тълпи.

Това често се случва, защото организаторите искат да избегнат хората да се чувстват изоставени. Въпреки че може да е благороден жест, той, за съжаление, намалява производителността на срещата.

Може би се чудите, как? Рискувате да надхвърлите определеното време за срещата, за да се справите с дебати напред -назад, плитки коментари и ненужно бърборене, което води до по -малка ефективност. Така че, за да избегнете претоварването на срещите, поканете възможно най -малко хора.

Свързани: Основни съвети за онлайн видеоконферентна връзка

Не позволявайте на срещите да ви забавят

Срещите все още играят решаваща роля в повечето организации. Те обаче стават непродуктивни, когато станат преобладаващи и когато екипите ви могат да прекарват времето си за срещи по приоритети. Можете да увеличите производителността на срещите, като използвате горните съвети и инструменти.

5 -те най -добри начина да се справите с изчерпването на времето на екрана

Постоянното излагане на екрана може да доведе до главоболие, замъглено зрение и напрежение в очите. Ето няколко съвета за справяне с изчерпването на времето на екрана.

Прочетете Напред

За автора