Как да овладеете еднозадачна работа, използвайки технологии, за да подобрите производителността си

На пръв поглед изглежда, че многозадачността е най -добрият хак за производителност, когато се вземат предвид всички лични цели, които искате да постигнете, безкрайни изисквания за работа, дигитални разсейвания и индуциран от пандемията трудов живот дисбаланс.

По -задълбоченото вникване в тази практика обаче води до различно заключение.

Недостатъците на многозадачността

Имате само толкова енергия, внимание и време - основните елементи на производителността. В резултат на многозадачността един от основните недостатъци е, че сте само частично ангажирани с различните дейности, върху които се концентрирате едновременно.

Резултатът е мираж, който ви подвежда да мислите, че сте по -ефективни, защото постигате малък напредък на много фронтове, което води до погрешно възприятие за успех.

Но реалността е, че многозадачността ви позволява да се съсредоточите върху грешни приоритети, възпрепятства творчеството, повишава нивата на стрес и разсейване, води до повече грешки, прегаряне и увреждане на паметта

и т.н., което ви прави по -малко продуктивни в резултат. И има много изследвания в подкрепа на това твърдение.

И така, каква е алтернативата?

Вече вероятно сте се досетили, че алтернативата е еднозадачна, при която се фокусирате върху една задача наведнъж. Както подсказва терминът, това означава да отделите цялото си внимание на дадена задача. Тази практика ви позволява да спестите загубено време, когато жонглирате между дейности, повишава креативността, увеличава вероятността ви да изпълните своите приоритети, премахва разсейванията и т.н.

Но шансовете са, че вече знаете, че еднозадачността може да подобри вашата производителност. И все пак, както много други неща в живота, често има голяма разлика между това, което знаем, че трябва да правим (еднозадачна работа) и това, което в крайна сметка правим (многозадачност).

За да запълним празнината, нека се отклоним малко от какво и се съсредоточи върху как за да подобрите способността си да се концентрирате върху едно нещо наведнъж и да увеличите производителността си едновременно:

1. Използвайте метода Pomodoro

Методът Pomodoro е ефективна техника за управление на времето, която може да подобри вашата производителност, като ви помогне да се съсредоточите върху една задача. Той е лесен за изпълнение и изисква минимална настройка. Можете да опитате тези безплатни приложения Pomodoro с отворен код.

За да започнете да използвате метода Pomodoro, настройте таймера си за 25 минути, за да се съсредоточите върху една задача, и вземете a 5-минутна почивка, за да се отпуснете или да направите нещо, което не е свързано с вашата задача, като например да играете игра или да изпратите текстови съобщения приятел. Току -що приключихте една сесия на Pomodoro. Можете да направите по -продължителна почивка след четири или пет Pomodoros.

Този метод е ефективен, защото ви помага да намалите разсейването, да планирате ефективно деня си, да се насладите на усещане за постижение след всяка сесия в Помодоро и повишаване на концентрацията чрез по -кратки изблици работа.

2. Създайте автоматизирани системи

Често може да се сблъскате с една задача, защото има толкова много повтарящи се дейности, които трябва да правите ежедневно, като например отговаряне на имейли или публикуване на публикации в социалните медии. За щастие има няколко начина автоматизацията може да ви помогне справете се с тези излишни задачи и се съсредоточете върху приоритетите си.

Например, можете да използвате тези приложения за Android за настройване на автоматични отговори на имейли, телефонни обаждания, текстови съобщения и др. Можете също да използвате платформи за автоматизация като IFTTT за свързване на различни цифрови инструменти и създаване на автоматизирани системи.

3. Групирайте плитките си задачи

Случвало ли ви се е да започнете важна и сложна задача, само за да осъзнаете, че правите нещо напълно несвързано няколко минути по -късно? Да предположим, че искате да напишете блог на тема „Как да започнете бизнес“. Започвате да правите своите изследвания по темата и получавате имейл с въпрос дали сте готови за конференция за глобалното затопляне следващата седмица.

Избирате да отговорите незабавно, тъй като ще отнеме само няколко минути, но кликвате върху връзка към YouTube за обезлесяване, прикрепена към имейла. Тогава алгоритмите на YouTube ви предлагат да гледате трейлър на филм, свързан с темата, и следващото нещо, което знаете, гледате цялото предаване в Netflix. Звучи познато?

И така, как да избегнете това? Като планирате деня си и категоризирате подобни дейности заедно, за да избегнете превключването на задачи. Това ви позволява да се справяте с подобна плитка работа или работа с малка стойност едновременно, а не спорадично през целия работен ден.

Например, можете да разпределите време за сортиране на имейли, насрочване на срещи в календара си и отговаряне на известия. Можете да комбинирате всички тези задачи с ниска стойност за части от деня с ниска енергия.

4. Използвайте личен канбан

Можете да се уверите, че работите само по една задача наведнъж, като създадете своя лична система Kanban. Можете да използвате дъска и лепкави бележки или да изтеглите приложение, вдъхновено от канбан Трело.

След като влезете в акаунта си в Trello, създайте три колони, озаглавени -да направя, правя, и завършен. Запишете всички задачи, върху които искате да работите, в ред на приоритет. Вземете най -важната задача и я преместете в правя колона, за да започнете работа по нея.

За да работи тази техника, трябва само да се уверите, че има само една или две задачи във вашата колона за изпълнение във всеки един момент. Това ще ви помогне да избегнете стартирането на твърде много задачи наведнъж.

Изтегли: Trello за Android | iOS (Налична е безплатна, премиум версия)

Свързани: Как да управлявате задачите си с помощта на японската техника канбан

5. Практикувайте единични раздели

Може да имате много отворени раздели на екрана в момента. Тези дни се чувства невъзможно да запазите сесиите си за сърфиране в един раздел. Толкова е лесно да се разсеете, докато сърфирате в мрежата, защото е изпълнено с разсейвания.

Практикуването на единични раздели е ефективен метод, който да ви помогне да се съсредоточите върху задача. Обзалагаме се обаче, че може да се нуждаете от помощ, за да започнете. Можете да използвате разширение като xTab за да ограничите броя на отворените раздели.

Можете също да използвате Импулс за да се насладите на красивото му фоново изображение, предварително зададената зона на фокус (или всяко друго напомняне) и вдъхновяващ цитат.

Намерете по-голяма производителност в еднозадачна работа

Чрез еднозадачност почти винаги можете да сте сигурни, че сте се справили с най-важните си задачи ефективно и ефикасно, тъй като сте съсредоточили енергията, времето и вниманието си върху тях възможен.

Как да приоритизирате задачите си по метода MoSCoW

Често ли се борите да изпълнявате задачите си? Организирането и приоритизирането им може да бъде вашето решение и методът MoSCoW може да помогне за това.

Прочетете Напред

За автора