Какво представлява универсалното отчитане в Асана? Защо трябва да го използвате?

В днешната работна сила фрийлансърите и професионалистите трябва да се съсредоточат повече върху проекти. Ако станете твърде заети с администраторска работа, като създаване на презентации за състоянието на проекти за клиентела, можете да загубите потенциални клиенти. Освен това е вярно също, че наемането на анализатор на данни няма да бъде толкова изгодно за физически лица или на свободна практика.

Новият инструмент за отчитане на Asana позволява на потребителите от всяка професия да станат свои собствени анализатори на данни.

Какво е универсално отчитане?

Асана представиха усъвършенстван, но лесен универсален инструмент за отчитане в своите софтуер за управление на проекти, както облачното, така и настолното приложение. Функцията стана достъпна от 01 юни 2021 г. за абонатите на премиум плана на Asana.

Тази нова функция за отчитане на Asana преобразува необработени данни за проекти в графични диаграми и графики, които всеки може да следва. Използвайки този инструмент, няма да се налага да се движите напред-назад с електронни таблици, имейли, разговори в екип, разговори „един към един“ или тези дълги преписи от видео срещи.

Функцията за отчитане ви позволява да:

1. Подредете прозрачни цели за членовете на вашия екип или колеги на свободна практика.
2. Ефективно се справяйте с всяко ad-hoc изискване за приоритизиране на работата на клиента.
3. Вижте пълното състояние на производителността на вашите екипи, което никой друг инструмент не може да постигне с няколко кликвания.

Универсалният инструмент за отчитане на Asana гарантира, че всеки индивид в екипа, независимо от техните нива, може да подготви визуално представяне на своите показатели за ефективност. Инструментът не изисква специално обучение. Членовете на вашия екип могат лесно да направят свои собствени табла за производителност, като следват интерактивния интерфейс на Asana.

Какви са неговите характеристики?

Asana Universal Reporting се предлага с множество функции, като преглед на таблата за управление, диаграми, споделяне на таблото, персонализации и т.н. Следните са най -важните функции, които ще направят живота ви на управление на проекти по -лесен от всякога:

1. Графики и техните вариации

Инструментът за отчитане предлага три вида диаграми, а именно диаграми с колони, понички и близалки. Има и четвърти тип диаграма, който показва само общия брой задачи, ресурси, елементи и т.н.

След като създадете табло за управление в Asana Reporting раздел, можете да добавяте диаграми. Когато кликнете върху Добавяне на диаграма, ще видите 10 типа шаблони на диаграми, разделени в четири раздела. Следните типове диаграми са най -популярните в отчитането на Асана:

• Задачи по персонализирано поле
• Непълни диаграми по проекти
• Задачите за този месец по проект
• Просрочени задачи по проекти

2. Табло за отчитане

Можете да получите достъп до него, като щракнете върху Отчитане в лявата лента за навигация. Този център на таблото ви дава възможност да добавяте нови табла или да визуализирате вече наличните. Ако някой от екипа ви сподели някакви табла с вас, те също ще се покажат тук.

Тя ви позволява да добавяте всяко табло за управление към менюто на любимите, да ги преименувате или изтривате.

3. Организиране и споделяне на табла за управление

Таблата за отчитане на вашите проекти могат да съдържат множество понички, близалки и колонни диаграми. Когато обаче експортирате данни или ги представяте на всеки клиент на свободна практика, е полезно, ако можете да ги организирате.

Отчитането на Asana ви дава свободата да подреждате диаграмите си, както сметнете за добре, чрез действия с плъзгане и пускане. Можете допълнително да видите основните данни, като щракнете навсякъде в диаграмата.

Можете да споделяте табла за отчитане с външни и вътрешни сътрудници по проекти. Споделените отчети са само за четене. Поканеният може да види само основните данни, до които има достъп. Всички поканени обаче могат да видят цялостната графика на диаграмата.

4. Персонализиране на вашите диаграми

Инструментът за отчитане на Asana предлага много опции за персонализиране на диаграми. Можете да изберете типа на диаграмата и нейния цвят, след като изберете проекта за вашия отчет. Можете допълнително да промените данните по оста X и Y на графиката.

Освен това можете да приложите различни филтри към графиките си, като:

• Състояние на завършената задача
• Собственици на проекти
• Цесионер
• Подзадачи
• Тип задача
• Състояние на задачата
• Дата

Какви са неговите ползи?

Най-важното предимство на този инструмент е, че ви освобождава да разчитате на софтуер за анализ на данни на трети страни. Сега можете да видите какво се случва в екипа от приложението за управление на проекти „всичко в едно“ Asana. Следните са някои от забележителните предимства, на които ще се насладите, когато започнете да използвате Universal Reporting:

Инструментът за отчитане автоматично закръглява различни данни от проектите на Asana. Той гарантира, че таблата за управление на вашия екип или проект ще бъдат актуални без никакво ръчно копиране.

Можете да подготвите толкова табла за управление, колкото искате, за да разделите множество екипи, проекти или дори отделни членове. Можете също така да създадете комбинирано табло за управление, за да визуализирате цялостното представяне на вашия концерт.

Свързани: Ръководство за начинаещи за използване на Asana за проследяване на всеки проект

Тези персонализирани табла за управление ви позволяват да събирате всякакви данни от дъската за проекти на Asana. Типична диаграма или табло за управление може да включва данни за бюджет, натовареност, време, спазване на крайния срок, задачи, ефективност на членовете на екипа и т.н.

2. Намерете и разрешете проблемите бързо

Трябва да получите изглед от птичи поглед на ресурсите на екипа си, ако искате да управлявате ефективно сложни и големи проекти. Наложително е да определите проблемите с проекти и ресурси, без да преминавате през множество канали.

Universal Reporting ви позволява да проследявате проблемите проактивно, без да чакате член на екипа да ги повдигне. Можете наистина да управлявате микропроекти всеки проект от едно табло за управление, за да пренасочите ресурсите към проектите, изпълняващи се по график.

3. Справедливо разпределение на натоварванията

Можете да получите оптимална производителност от вашия екип, ако разпределите натоварването между ресурсите. Освен това делегирането на задачи на други ще ви даде време да разширите списъка си с клиенти.

Инструментът за отчитане на Asana показва ресурсна работа с висока точност. Можете лесно да забележите недостатъчно използвани и изгорели ресурси, за да балансирате натоварването. Освен това, таблото ви за ежедневни задачи може да ви помогне да делегирате важно на друг член на екипа, ако трябва да присъствате на спешна среща с клиента.

Свързани: Клавишни комбинации Asana за ефективно управление на задачите

4. По -добро управление на ресурсите

Досега се надявахте на най -доброто и се молехте цената да бъде управляема, преди да отворите фактура. Но инструментите за отчитане на Asana вече ви позволяват конкретно да проследявате всеки разход на проектите, за които отговаряте.

Можете да обсъдите с клиента си, за да сведете до минимум обхвата или да увеличите бюджета, когато имате по -добра представа за паричните разходи или използването на ресурсите. Готовите за използване диаграми и шаблони на таблото за управление за универсално отчитане правят управлението на ресурсите без усилие.

Колко добре вашият екип работи към целта?

Общата производителност на вашите проекти и на целия бизнес зависи от това доколко целите съответстват на професионалните цели на членовете на вашия екип.

Универсалният инструмент за отчитане е мощна функция от Asana, която ви помага да видите дали екипите и проектите са подравнени. Сега, когато знаете колко важен е инструментът за отчитане, можете да го използвате по възможно най -добрия начин, за да управлявате екипите си по проекта.

9 често срещани грешки в управлението на проекти (и какво да направите вместо това)

Искате ли да завършите големи проекти без лошо управление или надхвърляне на бюджета? Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да избегнете тези грешки.

Прочетете Напред

За автора