Може да забележите, че производителността ви изглежда изостава, тъй като непрекъснато изпитвате затруднения да намерите време за завършване на повече работа. Това е донякъде, защото може да отделяте значително време за повтарящи се задачи, като отговаряне на имейли или архивиране на данни.
Времето обаче е ограничен ресурс и имате само 24 часа, които да прекарате всеки ден. Най -добрият начин да увеличите максимално времето си и да увеличите производителността си е да автоматизирате обикновени повтарящи се задачи.
Какво е автоматизация и какви са нейните предимства?
Автоматизацията описва използването на технология за справяне с отнемащи време или повтарящи се задачи, за да сведе до минимум ръчните усилия. Чрез автоматизиране на излишни задачи можете да спестите време и да се съсредоточите върху други дейности, генериращи приходи.
Автоматизацията също така намалява човешките грешки, подобрява оперативната ефективност, увеличава мащабируемостта и спестява пари. И така, как можете да използвате потенциала за автоматизация в ежедневните си дейности? Ето някои идеи за автоматизация на работния процес, които можете да използвате сега:
1. Ускорете обработката на имейли
Справянето с имейлите може да бъде огромно и отнема много време, ако не намерите система, която да ги управлява добре. Това е така, защото вероятно получавате много имейли всеки ден, които изискват вашето внимание. Освен това, ако искате да развиете бизнеса си, трябва незабавно да отговорите на запитвания по имейл от потенциални клиенти.
Автоматични отговори по имейл
Добрата новина е, че можете да автоматизирате някои процеси, така че да прекарвате по -малко време във входящата си поща. Например, можете да създадете шаблон, използвайки данни от вашата уеб-базирана форма за контакт, или използвайте тези безплатни създатели на шаблони за имейли, така че няма да се налага да ги пишете от нулата през цялото време. Можете също да използвате вградените функции за автоматичен отговор в имейл услугите, например Проследяване опция в Outlook за проследяване и отговор на имейли.
Като алтернатива можете да използвате услуга за студено изпращане на имейл и поща като GMass за персонализиране, насрочване или изпращане на маркетингови кампании и студени имейли до потенциални клиенти и автоматично проследяване.
Организирайте имейлите си
Обзалагаме се, че получавате безброй имейли ежедневно от колеги, семейство и приятели, други фирми и т.н. Когато това се случи, може да бъде предизвикателство да сортирате важни имейли от боклуците. Но можете да автоматизирате преместването на имейли от една папка в друга, за да се справите с безпорядъка. Можете да използвате Gmail „филтри“ или „Правила“ на Outlook за управление на входящата ви поща.
Тези вградени функции ви позволяват автоматично да изтривате съобщения с конкретно съобщение, да сортирате имейли с определен текст или от определени контакти в папка и т.н.
Извличане на данни
Вероятно прекарвате много време, преглеждайки контакти във входящата си поща, за да получите информация, която може да ви помогне да продавате или продавате нещата си. Като се използва Пощенски анализатор, можете да автоматизирате този процес въз основа на вашите правила за синтактичен анализ.
2. Увеличете комуникацията с помощта на чатботове
Чатботовете революционизираха напълно обслужването на клиентите през последните години, като подобриха комуникацията и клиентския опит. Подобно на често задаваните въпроси, чатботовете предлагат автоматизация чрез изкуствен интелект. Следователно те могат да изпълняват различни задачи сами.
Някои недостатъци на използването на чатботове са 24/7 наличност, някои са многоезични, осигуряват последователни отговори незабавно, помагат ви да придобиете ценна информация за поведението на клиентите и т.н. Можеш да използваш тези чатботове за засилване на комуникацията на вашия уебсайт WordPress и да подобрите производителността си. Заслужава да се спомене обаче, че трябва да инвестирате време и усилия, за да настроите вашия чат бот, за да се насладите на предимствата.
3. Архивиране на данни
Тъй като технологиите продължават да напредват, ние все повече разчитаме на твърдите дискове на компютъра си за съхраняване на части от живота ни, като например работни и академични документи или семейни снимки. В по -голямата си част не става въпрос за това дали, а кога, тъй като твърдите дискове се износват, крадат и изпитват пренапрежение.
Въпросът е какво ще означава това за вас или още по -добре какво можете да направите, за да намалите загубата до минимум? Можете да архивирате данните си.
Но има вероятност от време на време да забравите да го направите сами. Така че най -добре би било да автоматизирате редовното архивиране. Освен че гарантира сигурността на вашите данни, автоматичното планиране на архивирането ви ще ви позволи да работите на компютъра си без прекъсвания.
Можеш да използваш CrashPlan за архивиране на вашите данни на външен твърд диск, друг компютър във вашата локална мрежа или неговите сървъри. След като инсталирате софтуера, той ще сканира вашата система и ще предложи какво можете да архивирате. Той също така ви позволява да изберете какво искате да архивирате. Можете да планирате архивирането си на всеки 15 минути, един час или винаги, когато не използвате компютъра си; всичко зависи от теб.
4. Планирайте публикации в социалните медии
Социалните медии се превърнаха в неразделна част от живота ни. И така, тези платформи се превърнаха в златна мина за хора, които се опитват да популяризират своите марки и да продават продукти/услуги.
Но поддържането на връзка с всичките ви потенциални клиенти и клиенти във вашите социални медийни платформи е задача, която лесно може да изисква вашето внимание на пълен работен ден. Включването в магията на автоматизацията обаче чрез инструменти като Hootsuite и Буфер ви позволява предварително да планирате всичките си публикации в социалните медии. Можете да използвате тези инструменти, за да направите повече в социалните медии за по -малко време.
5. Планирайте срещи
Успешното насрочване на среща или резервиране на среща често отнема много напред и назад, особено когато включва много хора. Може да се наложи да изпратите имейл на всички, за да разберете наличността им, преди да резервирате, и да рискувате да повторите процеса, ако някой се откаже.
За щастие можете да автоматизирате този процес, за да поставите работния процес на срещата си на автопилот, така че да можете да се съсредоточите върху нещо друго. Инструменти като Календарно ви позволява да автоматизирате вашите срещи или други събития предварително с всеки чрез връзка. Можете да зададете различни времеви интервали за това кога ще бъдете на разположение и да изпращате заявки за срещи чрез връзката.
Нещо повече, този инструмент се интегрира безпроблемно с вашия календар. Така че, когато всички са избрали добър момент, Calendly може да запише срещата във вашия календар и да ви изпрати известие. Ако се заемете през това време, разсрочването е толкова лесно, колкото и планирането.
Автоматизирайте повтарящите се задачи, за да увеличите производителността си
Автоматизацията е особено полезна за малкия бизнес с няколко служители, носещи много шапки. Оставянето на технологията да се справи с няколко задачи тук и там ще ви помогне да направите повече за по -малко време.
Всички искаме да бъдем продуктивни, но лесно се разсейваме от различни фактори. Ето някои неща, които може би пренебрегвате и как да ги избегнете.
Прочетете Напред
- Производителност
- Автоматизация на задачи
- Съвети за производителност
Лоик е писател на съдържание на свободна практика в MakeUseOf и учещ през целия си живот. Той преследва страстта си към писането от 2016 г. Той обича да изпробва нови технологични джаджи и софтуер с потенциал да помогне на потребителите да станат по -продуктивни.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате