Какво е Microsoft SharePoint? 4 Характеристики и ползи от използването му

Абонаментът за Microsoft 365 ви дава достъп до много инструменти за производителност. Най -интуитивният, интелигентен и персонализиран е SharePoint. Зашеметяващите 190 милиона души в повече от 200 000 организации с различни размери използват SharePoint.

SharePoint може лесно да спести време, като премахне необходимостта от множество задачи и приложения за управление на проекти. В крайна сметка можете да инвестирате повече време, за да развиете професионалната си кариера, клиенти на свободна практика или странични манипулации.

Какво е Microsoft SharePoint?

SharePoint е онлайн инструмент за управление на съдържанието. Тя ви позволява да съхранявате файлове в облака за споделяне и съвместна работа. Тя може да ви помогне да създавате сайтове и подсайтове, за да деклатирате задачи от различни екипи или лица.

SharePoint ви позволява да създадете интранет, където вие, вашите сътрудници и клиенти на свободна практика работете сигурно върху файл или документ. Централизираният администратор ще контролира достъпите, така че всеки потребител да може безпроблемно да отваря, редактира и записва файлове.

SharePoint има много разширени функции, които помагат на вас или на вашия екип при управлението на професионални и лични произведения. Следните са някои от най-често използваните действия:

• Споделяне на файлове с вътрешни и външни потребители.
• Управлявайте съдържанието на проекта, като изображения, статии, изходни кодове, видеоклипове и т.н.
• Сайтове и подсайтове за отрязване на екипи и задачи.
• Поддържайте връзка със сътрудниците чрез комуникационни сайтове.
• Мобилното приложение позволява на потребителите да имат достъп до екипни или комуникационни сайтове от смартфони.
• Създавайте работни потоци и напомняния за автоматизиране на проекти и задачи.
• Използвайте функцията за търсене, за да търсите ресурси, задачи или файлове.

Кой трябва да използва SharePoint

SharePoint работи като сигурно убежище за всички творчески файлове като кодове на приложения, графичен дизайн, аудио клипове, видеоклипове, статии на уебсайтове, фактури и др. SharePoint предлага други инструменти като анализ на данни, шаблони за уебсайтове, шаблони от база от знания и работни потоци за управление на проекти.

Следователно обхватът му на използване варира от индивидуален създател на съдържание до големи предприятия. Много професионалисти на свободна практика или малки групи творчески личности използват SharePoint в различни етапи на софтуер, мобилно приложение, уебсайт или проекти за разработка на съдържание.

Уеб базираният инструмент на SharePoint, който се предлага с абонамент за Microsoft 365, е здрав, но прост инструмент за производителност. Широко използваните функции, които го правят един от най-добрите инструменти за управление на проекти и задачи, са:

1. Съвместна работа

SharePoint е изключително гъвкава и мащабируема платформа за сътрудничество с вътрешни или външни ресурси. Потребител на централен администратор може да присвои различни нива на разрешение за достъп на отделни потребители на сайтове на екип.

Вие и вашият екип можете да работите върху един файл в сценарий в реално време, без да се сблъсквате с никаква латентност. Затова много креативни разработчици и създатели на съдържание предпочитат SharePoint за обединяване за всеки проект.

Значителна функция на сътрудничеството на SharePoint е да поддържа непрекъснатата поточна дегустирана информация в сайтовете и подсайтовете. Той помага на хората да се информират за проекта, без да преминават през множество имейли, пропуснати чатове, видео разговори и т.н.

2. Управление на съдържанието

Управлението на съдържанието е голямо предизвикателство за всеки отделен човек или група професионалисти, които искат да осигурят по -добра производителност. SharePoint ви позволява да преодолеете това предизвикателство, без да преминете през сложно програмиране.

Мениджърите на съдържание могат лесно да се грижат за множество проекти едновременно в SharePoint. Публикуването или актуализирането на съдържание на уебсайтове, като събития, новини, блогове, стекове с презентации, въртележки с изображения и т.н., стана лесно с SharePoint.

Не е нужно да стартирате всеки проект за управление на съдържанието от нулата. Има готови за употреба професионални шаблони, които можете да използвате. Освен съдържанието, вие имате пълен контрол върху неговите версии. SharePoint създава и записва множество версии на файла, върху който вие или вашият екип работите.

Когато имате нужда, можете да извикате всички предишни версии или да поправите системни грешки на файлове от SharePoint. Не е необходимо да разчитате на инструменти на трети страни за архивиране, възстановяване или поправяне на файлове.

3. Управление на проекти

SharePoint има набор от функции, които можете да използвате за управление на задачи и проекти. Най-очевидната функция е, че инструментът функционира като централизирано място за съхранение на всички свързани с проекти документи и файлове за доставка.

Свързани: Онлайн ръководство за управление на задачи: Съвети за избор на подходящо приложение

Можете също да персонализирате сайтовете на SharePoint по много начини. Тези персонализирани сайтове могат да ви служат като ежедневен планировчик, седмичен график на задачи и често задавани въпроси за задачите. Освен това, за целите на проектната документация и прегледа на изпълнението, можете да активирате функциите за регистриране на времето, както е споменато по -долу:

1. Записвайте дейности и промени в задачата.
2. Регистрирайте всички проблеми, които докладват ресурсите.
3. Проследявайте времето на задачите.
4. Промяна на данните за проследяване.

SharePoint също така ви позволява да създадете работен поток за рационализиране на задачи като предаване на задачи, предоставяне на проекти за отписване, одобрения, представяне на демонстрация и обратна връзка с клиенти.

4. Хибридни решения

SharePoint се интегрира с повечето приложения на Microsoft 365, за да ви предложи безпроблемен потребителски интерфейс за управление на проекти. SharePoint работи като централно хранилище на вашите проектни данни, докато други приложения на Microsoft 365 ви улесняват при управлението на задачи и ресурси.

Можете да синхронизирате SharePoint с инструменти като To-Do, Tasks, Planner и Project Online за специализирани подходи. Можете да генерирате отчети, за да представите информация за проекта на вашите клиенти на свободна практика.

SharePoint се синхронизира с вашия профил в Outlook и Календар, за да организира задачи и графици, така че да можете да дадете приоритет на работата си. По подобен начин публикувайте сайтовете на екипа на SharePoint в приложението Teams за достъп до контакти, файлове, задачи и т.н. от Teams.

SharePoint също има възможност да интегрира PowerPoint, Video, Stream, OneDrive за визуализация на файлове и документи в сайтовете или подсайтовете на SharePoint. Спестявате време, като избягвате светски задачи като изтегляне на файлове от SharePoint, за да правите слайдове на PowerPoint.

Предимства на SharePoint

SharePoint предлага много предимства в сравнение с всеки друг инструмент за производителност за управление на проекти или съдържание. Някои от предимствата му са:

1. Спестяване на пари

Възможно е вече да плащате за него чрез абонамент за Microsoft 365. Избягвайте ненужните разходи за приложения и инструменти, като използвате SharePoint като основен инструмент за производителност за професионални или лични нужди.

2. Сигурност на данните

Правителствата и големите организации се доверяват на екосистемата на SharePoint с техните чувствителни данни. Така че можете да съхранявате творческата си работа в SharePoint за съвместна работа без никакъв страх от кражба на интелектуална собственост.

Свързани: Microsoft 365 всъщност представлява ли риск за сигурността?

3. Мащабируемост

Мащабируемостта на инструмента ви позволява да планирате разходите си за инструменти за производителност. Ако видите приток на твърде много проекти от различни клиенти, можете да промените абонамента, за да побере повече ресурси и проекти. Когато проектите улеснят, можете да преминете към нископлатени планове.

4. Многофункционално използване

По -високо ниво на гъвкавост и многофункционална помощна програма означава, че можете да продължите да използвате SharePoint като основен инструмент за производителност, докато продължавате да променяте ролите или творческите си умения. Можете да използвате шаблон, когато един проект приключи, и трябва да започнете друг. Можете да намалите бюджета, като избягвате множество покупки на приложения.

Изчистете бъркотията от файлове, задачи и приложения

Функциите на SharePoint го правят сложен инструмент за управление на проекти, а не просто облачно решение за споделяне и съхранение на файлове. Използвайки SharePoint и други приложения на Microsoft 365 за управление на вашите професионални или лични задачи, вие създавате домино ефект на непрекъснато увеличаваща се производителност.

Office 365 вече е Microsoft 365: Какво означава за вас и вашето семейство

Office 365 се превърна в Microsoft 365. Ето какво предлага Microsoft 365 на абонатите и техните семейства.

Прочетете Напред

За автора