Какво представляват списъците на Microsoft и за какво се използват?

Lists е приложението от ново поколение Microsoft 365, което еволюира от SharePoint Lists през май 2020 г. Това е интерфейсна платформа за управление на вашите данни или работа като идеи, списъци със задачи, задачи, инвентар, управление на често задавани въпроси и т.н. В тази статия ще научите за списъците, неговите функции и най -важните случаи на употреба.

Какво представляват списъците на Microsoft?

Ще видите Списъци на Microsoft приложение в Всички приложения раздел от вашия абонамент за Microsoft 365. Можете да използвате това приложение, за да създавате списъци и да си сътрудничите с членовете на вашия екип или клиенти.

Списъците на Microsoft предлагат много предимства пред всички други приложения за списък със задачи. Например, можете да проследявате проблеми, процедури, активи, инвентар, контакти и много други с помощта на Microsoft Lists.

Инструментът обединява списъците ви с всички приложения на Microsoft 365, така че можете да започнете да създавате или работите върху вашите данни от началната страница на Microsoft Teams, SharePoint или Списъци. Той също така идва с шаблони за редактиране, които ви спестяват време за организиране на вашите задачи или бележки.

Нови функции на списъците на Microsoft

Списъците имат всички стандартни функции, които можете да очаквате от приложение за списък със задачи. Например изглед на хронология, изглед на календар, създаване на списъци от електронни таблици, добавяне на прикачени файлове към списъци, проследяване на дейности и т.н. Следните обаче са най -важните характеристики, които отличават списъците от други подобни инструменти:

1. Управление на правилата

Можете да автоматизирате вашите списъци със задачи по много начини с този инструмент. Такава широка автоматизация обаче става възможна само поради правилата на стила if/then в приложението Lists.

Можете да използвате тези правила, за да автоматизирате напомняния и известия за вашите списъци. Собственикът на списъка също ще запази контрола върху правилата. Ако дадете достъп за редактиране на списък на вашите сътрудници, те могат да редактират правилата на списъка. Следвайте тези стъпки, за да създадете правила от началната страница на списъците:

1. Кликнете върху Автоматизирайте падащото меню и след това изберете Създайте правило.
2. На екрана, където виждате Уведомете някого кога опция, трябва да зададете условие. Например, можете да изберете Създава се нов елемент.
3. Можете да редактирате условията на правилото, като щракнете върху всяка от подчертаните думи в изречението.
4. Можете да изберете опции като кого да уведомите, колона, стойност на колона и т.н.
5. След като приключите, кликнете върху Създайте за потвърждаване на правилото.

2. Списъци за сътрудничество чрез Microsoft Teams

Списъците добавят стойност към функционалностите на приложението Microsoft Teams. Можете да осъществявате достъп, да споделяте или да създавате списъци от приложението Teams, без да напускате текущи срещи или мозъчни атаки.

В приложението Teams можете да промените изгледа на списък по различни начини, като карти, решетки, изглед на календар и т.н. В допълнение към добавянето на нови колони, създаването на персонализирани изгледи с филтри и определянето на избор, можете също да промените плана си, за да направите данните по -значими за вашия екип.

3. Споделяне на списъци и елементи

Списъците предлагат различни начини за споделяне на данни с вашите екипи или клиенти. За разлика от много други приложения за списък със задачи, не е нужно да споделяте целия списък със своите сътрудници.

Ако искате, можете да споделите целия списък или да дадете достъп до избрани елементи от списъка. Освен това можете да персонализирате защитата на данните, като разрешите достъп до списъка само за четене, достъп за редактиране, защита с парола и срок на годност.

4. Интеграции

Вашите списъци се интегрират незабавно с други приложения на Microsoft 365 като Teams, Power Automate, Power Apps и SharePoint.

Можете да автоматизирате проектни задачи или работни потоци, като използвате списъци и интегриране на Power Automate. В списъци Начало, щракнете върху Автоматизирайте падащото меню и след това изберете Power Automate. Ако кликнете върху Създайте поток, можете да получите достъп до шаблони за автоматизация на процеси и задачи.

Свързани: Office 365 вече е Microsoft 365: Какво означава за вас и вашето семейство

5. Мобилно приложение

Приложението Списъци е налично и на устройства с iOS, като iPhone и iPad. Мобилното приложение предлага гладко изживяване с удобен за потребителя интерфейс за създаване, редактиране и споделяне на вашите списъци в движение.

Microsoft разкри и план за Android версията на приложението Lists. Потребителите на Android скоро ще могат да създават, споделят и редактират списъци от своите мобилни устройства.

Изтегли: Списъци на Microsoft за iOS (Безплатно)

Използване на Microsoft Lists като проследяване на информация и организатор

Приложението Lists има много приложения за управление на професионални и лични данни. Някои от най -добрите сценарии за използване са:

1. Управление на активи

Можете ефективно да управлявате устройства, софтуер и други активи, като използвате шаблона за управление на активи в приложението Lists. Не е нужно да инвестирате много време в него, тъй като шаблонът се нуждае от няколко кликвания за персонализиране.

Можете да получавате актуализации на състоянието на активите, като например кой в ​​момента използва устройството, дати за регистрация, дати за напускане, кое устройство е в ремонт и т.н.

2. Управлявайте проекти и задачи

Можете да трансформирате приложението си Списъци в инструмент за управление на проекти, без да отделяте допълнителни пари. Добавете задачи в един списък и дайте име на списъка според името на проекта.

Можете да добавяте правила за стил if/then в отделни елементи или задачи от вашия списък. Правилата могат да бъдат думи като завършени, висящи, блокирани, задачи, задачи, приоритети и т.н. Ако има някакви редакции в списъка от членовете на вашия екип, веднага ще разберете състоянието на задачите.

Свързани: Онлайн ръководство за управление на задачи: Съвети за избор на подходящо приложение

3. График на съдържанието

Приложението Lists е идеално за стратегия за публикуване на съдържание в социални медии, уебсайтове или блогове. Можете да добавите изискванията за съдържание към един списък. Сега задайте конкретни правила, за да активирате известия или напомняния.

В приложението Lists има и шаблон за планиране на съдържание. Персонализирайте шаблона, като добавите изображения или съдържание, които искате да публикувате с дата на чернова, крайна дата, дата на публикуване и т.н.

4. Включване на клиенти и служители

Шаблонът за контролен списък за включване на приложението Lists ви позволява да управлявате включването на клиенти или служители. Например, когато маркирате Включване на служители елемент в списъка със задачи като Подписано, инструментът автоматично изпраща имейл, съдържащ идентификационни данни за влизане на служители, до новия служител.

По подобен начин можете да автоматизирате процесите за обработка на клиенти като включване, доставка на проектни файлове и фактуриране от приложението Lists.

5. Проследяване на клиентски билети

Шаблонът за проследяване на проблеми преобразува списъците ви в ефективен мениджър за взаимоотношения с клиенти. Ако вашият клиент докладва за проблеми, свързани с продукта, който сте доставили, посочете ги в приложението Списъци. Задайте конкретни правила за преглед, приоритет, блокиране и разрешаване в колоната за състоянието на елемента.

След промяна на състоянието вие или вашите клиенти можете да получавате автоматизирани имейл отговори за състоянието на билета.

Ефективно организирайте вашите данни и работа

Горните функции и случаи на използване на Microsoft Lists ще ви позволят да използвате абонамента си за Microsoft 365 по възможно най -добрия начин. Инструментът предлага чисто нов, но гъвкав начин за подреждане и проследяване на значими задачи или данни. Освен това планирането на задачи е просто разходка в парка, когато получавате всички идеи, списъци със задачи и срещи на дневен ред на едно място.

10 -те най -добри безплатни приложения за планиране на задачи

Изборът на правилната система за управление на задачи може да бъде труден. За да ви помогнем да разберете, ние съставихме списък с най -полезните инструменти за планиране на задачи.

Прочетете Напред

За автора