Excel е отличен инструмент за обработка на данни, но има своите ограничения. Когато имате прекалено сложни формули или ако компютърът ви се срине при отваряне на Excel файл, може би трябва да помислите за използване на различен файлов формат.
И така, какви са случаите на употреба, за които трябва да помислите за различен софтуер? Ето няколко ситуации, в които трябва да използвате друго приложение.
1. Масивни бази данни
Ако не сте добре запознати с компютрите, вероятно бихте си помислили, че Excel (или Google Sheets) е единственият начин за съхранение на данни. В края на краищата най -новите версии на Excel имат 16 384 колони и 1 048 576 реда, с обща сума от 17 179 869 184 клетки.
Въпреки че това е много информация, трябва да сте наясно, че компютърът ви ще зареди всичко наведнъж. Следователно, ако използвате много клетки, можете да очаквате компютърът ви да работи бавно. Наличието на сто или дори хиляда реда няма да е проблем.
Ако обаче продължавате да компилирате данни през годините или ако имате няколко потребители, които добавят информация към един файл, дори мощните компютри ще се борят да го заредят. Това е така, защото Microsoft зарежда всички данни, когато отваря файла.
Въпреки че това е полезно за анализ на краткосрочни данни, то губи изчислителната мощ, ако трябва само да анализирате конкретна информация. Например, ако имате нужда от имейл адрес на клиент, не е нужно да зареждате останалата част от клиентската си база данни.
Добра алтернатива за съхранение на данни е използването на специализиран софтуер или услуга за бази данни. Те предлагат същите функции като Excel, като анализ на данни, но с още повече функционалност. Можете да използвате Microsoft Access, ако сте фен на Microsoft Suite. Други алтернативи включват LibreOffice Base и други.
2. Комплексен анализ на данни
Microsoft Excel има значителен брой налични формули. Той предлага най -простата формула за сумата на сложни функции като нетна настояща стойност (изчислява стойността на парите във времето) и прогноза (използва се за изчисляване на бъдещи стойности).
Ако обаче се окажете, че правите множество сложни функции, е крайно време да помислите за други решения. Excel е отличен инструмент, ако всички променливи на формулата ви се основават на необработени данни. Но ако установите, че вашите функции се основават на клетки, които са самите формули, помислете за използването на специализиран софтуер за анализ.
Ако вашите електронни таблици разчитат на множество формули, добавеният слой на сложност означава, че е лесно грешките да останат незабелязани. И дори да откриете грешки, не е лесно да ги проследите, ако формулите ви са с три реда.
Вместо да използвате Excel за сложни сценарии, опитайте да научите език за програмиране като Python. Лесно е за разбиране и има няколко безплатни ресурса, за да започнете върху него. И ако не сте склонни да изучавате програмиране, можете също да използвате специални инструменти за анализ на данни които са много по -лесни за използване.
3. Управление на проекти
Преди появата на специализирани инструменти за управление на проекти като Asana и Trello, много професионалисти използваха Microsoft Excel. В края на краищата е лесно да се настрои. Има дори шаблони, които можете да изтеглите, за да започнете.
Но веднага щом екипът ви расте - или започнете да получавате повече проекти - нещата се усложняват. Освен ако не използвате онлайн версията на Excel, вашият екип не може да използва файла ви за управление на проекти едновременно. И когато добавите още задачи и подзадачи, може да завършите с твърде много информация в един лист.
Освен това, тъй като повече хора имат достъп до файла, има по-голям шанс за неволно объркване. Те могат по невнимание да променят формула или дори да изтрият важна информация. Създаването и присвояването на зависимост от проекта също може да стане объркващо.
Ето защо е най -добре да получите специално приложение за управление на задачи за управление на вашия екип. Специално създадените приложения ще позволят на вас и вашия екип да получите ясна представа за всичко, което трябва да направите. Можете дори да възлагате задачи на конкретни членове, така че нищо да не бъде подминато.
И ако имате ограничен бюджет, можете да намерите безплатни инструменти за управление на проекти на линия. Сега можете да държите всички на една и съща страница, без да се налага да харчите и стотинка.
4. Форми
Поради лесната си наличност, Excel често се използва като формуляр. Има много случаи, когато събития и събирания са използвали лаптопи и Excel файлове за регистрация на гости.
Използването на Excel (или каквато и да е електронна таблица) като форма е удобно, тъй като организаторите могат директно да анализират своите данни. Това обаче идва с няколко недостатъка.
- Първо, няма да имате контрол върху въвеждането на данни. Всеки може да въведе неправилна информация и вие няма да бъдете по -мъдри. Също така няма стандартизация на данните. Човек може да пише в Ню Йорк под щат, докато друг ще пише Ню Йорк. Това е проблематично по време на анализа на данните.
- Второ, ако имате множество сайтове за регистрация, ще имате отделни набори от данни, които изискват консолидация. Това отнема време и може да доведе до грешки във вашите данни. Това също може да доведе до дублиране на усилията, тъй като потребителите могат да въведат данните си два пъти.
- Трето, няма поверителност на данните. Ако използвате електронна таблица, всеки може да превърта записите и да събира данни. Те дори могат да променят съществуващата информация, което ще изкриви вашите данни. Ако възникне изтичане на данни чрез вашата регистрация в Excel, може да бъдете държан отговорен.
- И накрая, ако ще използвате Excel за онлайн регистрация, той не е подходящ за големи бази данни, както вече беше посочено.
5. Анализ на финансовите данни
Когато използвате Excel за проследяване на финансови данни, има вероятност да се свържете с множество източници. Тези източници могат да бъдат други файлове на Excel, онлайн бази данни и дори финансови уебсайтове. Въпреки това, докато ги добавяте, шансовете за въвеждане на грешка или получаване на остаряла информация се увеличават.
Дори е имало инцидент в J.P. Morgan през 2012 г., където формула случайно използва ценови суми вместо средната им стойност при изчисляване на риска. Това от своя страна даде резултат с около две величини по -ниски от действителната стойност и накара банката да загуби 6 млрд. Долара в търговията.
Докато са свързани други проблеми, тази неправилно написана формула е част от каскадата от грешки, които доведоха до тази огромна загуба.
Използвайте специален софтуер
Microsoft Excel е отлична електронна таблица. Това е чудесно за малки набори от данни или ако го изпробвате като доказателство за концепция. Но ако искате да разширите работата си, трябва да помислите за специален софтуер.
Използването на софтуер, разработен специално за вашата цел, ще ви даде по -добра функционалност, ще работи по -бързо и ще ви позволи да свършите нещата по -ефективно. Въпреки че някои от тях ще струват време или пари (или и двете) за настройка, това ще ви спести пари в дългосрочен план.
Търсите по -евтина алтернатива на Microsoft Excel? Тези приложения за електронни таблици предлагат всичко необходимо за по -малко.
Прочетете Напред
- Производителност
- Microsoft Excel
- Електронна таблица
- Анализ на данни
Джоуи е писател, кариерен треньор и пилот. Той разви любов към всичко компютър, откакто баща му купи настолен компютър, когато беше на 5 години. Оттогава той използва и максимизира технологиите във всеки аспект от живота си.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и изключителни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате
