9 често срещани грешки в управлението на проекти (и какво да направя вместо това)

В един проект дори малките грешки могат да се окажат скъпи за вашата кариера. Той може също така да отклони проекта от релси и да повлияе негативно на представянето ви, освен да струва на вашата организация много пари.

Ето някои често срещани грешки при управлението на проекти, които трябва да избягвате на всяка цена.

1. Неспазване на правилния метод

Успешният проект се нуждае от подходяща стратегия според изискванията на проекта и възможностите на членовете на екипа. За да насочите проекта към успех, трябва да намерите най-добрата методология за управление на проекти, за да поддържате членовете фокусирани и ангажирани.

Можете да оцените силните и слабите страни на членовете на вашия екип чрез SWOT анализ, преди да разработите стратегия. SWOT инструментите ви позволяват да изберете цел за проекта и да въведете данни за силни страни, слабости, възможности и заплахи.

2. Неефективна комуникация

Липсата на ефективна комуникация е една от основните подводни камъни, с които може да се сблъскате. По време на недоразумение членовете на екипа се обвиняват взаимно; но в крайна сметка проектът е затруднен.

За да избегнете подобни проблеми, винаги поддържайте ясна комуникация между членовете на проекта. Поддържането на всички в течение ще бъде полезно за предотвратяване на неправилна комуникация. Уверете се, че информирате другите заинтересовани страни за всички промени в решенията.

За комуникация в реално време изберете приложения като Slack, които водят запис на целия разговор. Google Jamboard е мощен избор за аудио-видео комуникация между членовете на екипа, участващи в управлението на проекти.

Свързани: Какво е слабост и как работи?

3. Не използвате софтуер за управление на проекти

Трябва да се възползвате максимално от автоматизацията и програмираните инструменти за интелигентно управление на проектите. Успешните организации прилагат едно или повече приложения за рационализиране на управлението на проекти.

Инструментите за управление на проекти подобряват ефективността на ресурсите и проследяването на напредъка, независимо от размера и вида на проекта. Можеш да използваш ProofHub да планирате и изпълнявате проекти чрез дъски на Kanban, диаграми на Гант, онлайн проверка и функции за динамично отчитане.

Можете също да изпробвате Щракнете нагоре за управление на проекти или задачи, за да се възползват от функции като зависимост на задачите, повтарящи се задачи, гъвкав изглед на дъска и задаване на коментари като задачи. Той също така ви позволява да изберете шаблон, подходящ за вашия проект, и той автоматично ще добави възможни задачи.

4. Липса на информация от членовете на екипа

Една от основните причини за провала на проекта е липсата на подкрепа от членовете на екипа. Това може да се случи, когато ръководителят на проекта не слуша екипа. Като алтернатива, когато екипът не се грижи да направи точка в полза на проекта, може да има отрицателни въздействия.

Преди и по време на проект, екипът трябва да има няколко срещи с мениджъра. Това ще им помогне да разберат важността на проекта и да обсъдят неговата стратегия и работен процес.

Ако срещата лице в лице не е осъществима, екипите могат да се присъединят към виртуална среща чрез Мащабиране където могат да участват в анкети и да обсъждат проекта чрез функцията бяла дъска. Google Meet също така предлага възможност за онлайн срещи с функции като автоматизирани надписи на живо и повече контроли за домакина на срещата.

5. Липса на квалифицирани ресурси

Изборът на неопитни и неефективни ресурси може да постави в опасност целия проект. Често избирате членове за проект въз основа на тяхната наличност, а не въз основа на техните умения и опит в съответните проекти.

Поради тази причина е от съществено значение да се изберат разумно членове на екипа, които могат да насочат проекта към успешен край в рамките на определения период от време. Ако вашата организация не разполага с необходимата работна сила за даден проект, винаги можете да възложите ефективни и опитни хора на външни изпълнители Upwork или Fiverr.

6. Едновременна работа по множество проекти

Работата по много проекти едновременно може да ви повлияе и да повлияе негативно на качеството и ефективността на вашата работа. За да избегнете тесни места, делегирайте всички други задачи, докато работите по голям проект. Ако трябва да управлявате повече от един проект едновременно, използвайте приложения за календар и списък със задачи за управление на задачи.

Google Календар е универсално приложение за календар, което трябва да използвате, когато участвате в множество проекти. Тя ви позволява да планирате събития в календара от имейли и чатове, да споделяте наличността си и да преглеждате лични или бизнес събития на едно място.

Можете също да използвате Todoist, за да централизирате всички задачи и да ги организирате правилно. Има безпроблемен начин да синхронизирайте Google Календар с Todoist приложение.

7. Непрактична оценка и управление на времето

Като ръководител на проекти, вие сте длъжни да държите всички на път. И за това понякога може да предложите нереалистичен график на клиента и да натоварите членовете на екипа с извънреден труд. При друг сценарий вашето снизходително отношение към екипа води до забавяне на проекта. И двете са вредни за вашия проект и взаимоотношенията клиент-организация.

Използване на ефективни инструменти за проследяване на времето като Time Doctor ще ви помогне да следите производителността на служителите и времето, което всяка задача отнема. Ако вашият проект включва фактуриране въз основа на работното време, можете да използвате Навреме за създаване на щателен работен запис за фактуриране.

8. Микроуправление на екипа

Като ръководител на проекти не бива да управлявате членовете на екипа си на микро. Хората в екипа може да възприемат този навик като знак на недоверие. Това може да повлияе негативно на работната среда. Предлагането на известна свобода на вашия екип ще ги вдъхнови да работят усърдно и да създадат положителна среда.

Можеш да използваш Асана да поставите цели в началото на проекта и да получите известие, след като екипът изпълни определена задача. Съвместна дейност е друго приложение за управление на задачи, което ви позволява да възлагате задачи на други и да проследявате честотната лента на екипа и капацитета за делегиране на задачи, за да избегнете изгаряне.

9. Невъзможност за управление на обхвата на проекта

Промяната на обхвата на проекта наполовина ще доведе до неправилно разпределение на разходите и времето, като същевременно ще изложи на риск успеха на проекта. Дори малка промяна може да забави цялата операция.

За да избегнете тези проблеми, имайте подробно дефиниран обхват от самото начало. За да сте сигурни, че правилното управление на резултатите от проекта, внимателно следете напредъка на проекта. Също така, винаги информирайте спонсорите добре в случай на промяна на обхвата.

С Wrike, можете да управлявате работния процес на проект, който има много задачи и подзадачи. Неговите работни графици и функции за управление на ресурси ви помагат да управлявате обхвата на проекта без никакви проблеми.

NTask е друг инструмент за управление на проекти което ви държи в крак с напредъка на проекта и използването на бюджета, така че да можете да предположите всяка промяна на обхвата на проекта.

Избягване на често срещани грешки за успешното управление на проекти

Правилното планиране, бдителността и прозрачната комуникация осигуряват безпроблемно управление на проекти. Опитайте тези съвети, за да избегнете някои често срещани грешки в управлението на проекти и да завършите проектите навреме.

5-те най-добри безплатни приложения за диаграма на Гант за управление на проекти

Диаграмите на Гант ви позволяват да планирате задачи до деня и да визуализирате напредъка на даден проект. Вижте тези 5 безплатни приложения!

Прочетете Напред

За автора