Какво представлява Timeboxing и как това повишава вашата производителност?

Ако вие или вашите съотборници нямате ограничение във времето за изпълнение на конкретна задача, може да сте по-малко продуктивни. Използването на таймбоксинг за управление на времето ви помага да смекчите изтичането на време и да увеличите производителността.

Много световни организации и изключително успешни професионалисти използват техники за таймбокс. Статията обяснява какво е таймбоксирането, как работи и плюсовете и минусите му.

Какво е Timeboxing?

Timeboxing е тактика за управление на времето с фокус върху целите на проекта. Когато прилагате тази стратегия в професионалния или личния си живот, вие сте по-подготвени за това спрете отлагането и увеличете производителността.

Часовите кутии са единици за времеви бокс. Часовата кутия трябва да бъде реалистична, но фиксирана времева рамка за задача. Можете да зададете повече от едно време, ако работата е сложна. Времевите кутии могат да бъдат минути, часове, дни, седмици или дори месец, в зависимост от проекта и задачите му.

Timeboxing ви позволява да планирате времеви бюджет за всяка задача в проект. Сядате с екипа си и създавате списък със задачи за проекта. Вие и вашият екип трябва да премислите заедно, за да определите времевия срок за задачите.

Данни като задачи, ресурси и дефинирани часови полета обикновено са налични в приложение за управление на задачи. Методът за таймбоксиране е световноизвестна процедура за управление на времето, която осигурява висококачествена работа при възможно най-ниския срок.

Как да настроите Timeboxing

Освен ако не вярвате, че ще отнеме много усилия, за да настроите тайминг, ще се изненадате, че всъщност не е толкова трудно, колкото звучи. Ето няколко бързи стъпки, за да настроите таймбокса веднъж и да го използвате за бъдещи проекти:

1. Създайте списък със задачи по проекта:

Можете да използвате всякакви онлайн приложения като Redbooth и OmniFocus за създаване на списък със задачи за задачите на всеки проект. Уверете се, че вие ​​и вашият екип правилно проучвате, преди да финализирате списъка със задачи.

Свързани: Елегантни приложения със списък със задачи за продуктивния минимализъм

2. Групирайте и приоритизирайте задачите:

Трябва да забележите подобни задачи и да ги групирате в съседните часови кутии. Това ще помогне на вас или вашия екип да избегнете ненужни загуби на време при превключване между задачите.

Също така трябва да приоритизирате някои задачи и да ги преместите в първия набор от часови кутии. Обсъдете със собственика на проекта или клиента за точно определяне на приоритетите на задачите. Маркирайте приоритетните задачи в отделен цветен код.

Можете да използвате приложения като nTask, Wrike, Trello, Basecamp и др., За по-бързо онлайн групиране и приоритизиране.

3. Разпределете времевата кутия за всяка задача:

За да разпределите фиксирано време за отделни задачи, трябва да вземете предвид крайния срок за доставка, който сте предложили на клиента. Сега можете да се срещнете с екипа си за мозъчна атака, за да се споразумеете за реалистично разпределение на времевата кутия за проектните задачи.

4. Определете Timebox за почивки:

Създайте рационални фиксирани часове за прекъсвания, технически прекъсвания и други непродуктивни задачи, които също ще изразходват времевия бюджет за всеки проект.

Налични са много приложения за напомняния, които можете да използвате, за да ви напомнят да направите почивка, когато е в часовото поле за почивка. The популярни напомнящи приложения са TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder и др.

Свързани: Как да проследявате работното си време на свободна практика с навременно приложение

5. Кой таймбокс да изберете:

Може да има два вида таймбокс: твърд и мек. Мекият таймбокс предлага към края да завършите задачата. От друга страна, твърдият таймбокс ви казва да спрете да работите по дадена задача, ако определеното време изтече, дори ако работата остане непълна.

За прости задачи би било полезно, ако изберете твърд таймбокс. Инвестирайте времето, което спестявате от твърди кутии за време, в сложни задачи чрез меко време.

6. Използвайте таймер за задачите:

Когато вие или вашият екип започнете задача, използвайте таймер за проследяване на времето. Запишете времето, необходимо за изпълнение на задачата, във вашия списък със задачи за анализ. Би било полезно, ако използвате приложения за автоматичен таймер на вашите компютри, като Пясъчен часовник и SnapTimer.

7. Дръжте вниманието далеч:

Часовите кутии помагат на вас и вашия екип да се концентрирате върху задачата. Той също така помага да се използва потокът от време най-добре за повишена производителност. Подобрения обаче ще видите само чрез таймбоксинг, ако наистина посветите вниманието си на задачата по време на текущия таймбокс.

За да спрете отвличането на вниманието от работата, трябва да спрете всички известия, които могат да ви отвлекат от текущата задача. Можете да използвате инструменти като Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl и др.

8. Преглед и награда:

В началния етап трябва да запишете много данни от процеса на таймбоксиране. Трябва да запазите данни като номера на задачи, часови кутии, време на задача и т.н. Използвайте тези компилирани данни, за да прецените как таймингът помага на вас и вашия екип да постигнете желаното ниво на производителност.

Понякога можете да възнаграждавате членовете на вашия екип, когато те изпълняват задачи в рамките на предварително определеното време. Помага за нарастваща мотивация сред членовете на екипа.

Плюсове на Timeboxing

Тактиката на таймбокса се отнася за всичко, свързано с консумацията на време. Независимо дали става въпрос за домашни задължения или професионални отговорности, можете да видите незабавни ползи, когато практикувате таймбокс. Някои от предимствата са:

1. Вие и вашият екип ставате наистина предпазливи относно това как изразходвате времето си.
2. Timeboxing ви позволява да се съсредоточите ефективно върху работата по проекти за предоставяне на висококачествени продукти или услуги.
3. Timeboxing гарантира, че изпълнявате по една задача наведнъж, като по този начин намалявате тежестта на задачата.
4. Timeboxing е насочена към целта техника за управление на работата. Когато вие или вашият екип работите в целенасочена среда, вие се чувствате мотивирани.
5. Можете да се насладите на по-добър баланс между професионален и личен живот чрез тайминг. Часовете ефективно ви казват кога календарът ви е безплатен за непринудена среща на екип или за посещение на семейна вечеря.

Недостатъци на Timeboxing

Освен многостранните му предимства, има и няколко недостатъка, а те са:

1. Може да отнеме известен опит, за да се създаде подходяща стратегия за тайминг.
2. Някои твърдят, че поради целите на времето, те не могат да предоставят качествено обслужване или продукти.
3. Някои професионалисти може да се почувстват съкрушени, когато видят много задачи в календарите си.
4. Няколко души вярват, че таймерите на таймбокса ги отвличат от работата, когато излязат.

Време е за Timeboxing

Гореспоменатите стратегии и съвети за таймбоксинг ще ви помогнат да постигнете устойчива производителност и растеж във вашия професионален или личен живот.

Ще ви бъде по-лесно да внедрите таймбоксинг, когато използвате автоматизирани и онлайн приложения за управление на задачи. Ако искате да използвате приложение за управление на задачи, за да ви помогне с тайминг, уверете се, че сте избрали правилното, така че да не се налага да превключвате приложения по-често.

Онлайн ръководство за управление на задачи: 10 съвета за избор на правилното приложение

Ако искате да изберете приложение за управление на задачи, за да управлявате проектите си по-ефективно, ето някои неща, които трябва да имате предвид!

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история