Как да пишете по-добри имейли: 3 прости съвета

Разбирането как да пишете добри имейли е изключително важно умение, особено за работа. Независимо дали притежавате малък бизнес или сте самостоятелно заети, най-вероятно ще работите безброй имейли всеки ден.

Можете да използвате имейли като основен метод за комуникация с други фирми и клиенти. Може да изглежда като проста задача да напишете имейл, но хората често страдат от неправилна комуникация.

Ето няколко съвета, които могат да помогнат!

1. Бъдете прецизни

В комуникацията по имейл трябва да сте конкретни с това, което казвате. Обикновен имейл като „Трябва ми това да стане до утре“. няма да е достатъчно, ако изпращате съобщения на служител.

Въпреки че служителите ви трябва да разбират по-голямата част от това, което казвате, защо да поемате риск от неправилна комуникация, когато вместо това можете да сте директни?

2. Структурирайте своя имейл правилно

Оптимизиране на темата

Всички аспекти на вашия имейл, от темата до тялото, трябва да бъдат оптимизирани.

Получавате безброй имейли всеки ден и някои от тях са склонни да се открояват, нали? Обикновено това са тези с оптимизирана тема. Редът на темата на вашия имейл трябва да съответства на цялостната тема на имейла.

Когато не разпознаем темата или изглежда без значение, просто изтриваме имейла, преди да го прочетем. За да избегнете това, уверете се, че темата ви е структурирана правилно.

Основно имейл

Започнете имейла си с поздрав. Важно е да бъдете официални, когато общувате с клиенти и бизнес партньори. Съвършено добре е да използвате неформална реч, когато е подходящо, но в повечето случаи е по-добре да използвате официална реч.

Какъв е въпросът или действието, което се опитвате да предадете? Добре е да стигнете до точката след поздрави. Не се колебайте да бъдете директни.

Затваряне

Краят на вашия имейл е последното нещо, което вашите клиенти или бизнес партньори ще прочетат. Това може да повлияе дали ще ви дадат отговор или не.

Опитайте се да завършите имейла, както бихте направили в разговор. Ще имате по-голям шанс да получите положителен отговор, ако сте приятелски настроени, професионални и ясни с призива си за действие.

Изпращане на прикачен файл

Ако имате голям прикачен файл, който искате да изпратите, не трябва да го правите по имейл. Вместо това качете файла в услуга за споделяне на файлове и вместо това изпратете връзка. Това изглежда много по-професионално.

3. Редактиране и корекция!

Когато подготвяте имейла си, опитайте се да си представите, че всички в компанията ще го прочетат. Имейлите се създават бързо, но могат да оставят трайно впечатление, така че не забравяйте да прегледате работата си, преди да кликнете Изпрати.

Има много безплатни онлайн инструменти, които могат да ви помогнат да се уверите, че работата ви е добре написана и граматически правилна. Включва структура на изреченията, пунктуация, правопис и т.н.

Граматично

Граматично ще анализира част от текста, който сте написали, и ще провери за граматически грешки. Можете да го инсталирате като разширение на браузъра и по този начин имате достъп до него, без значение кой уебсайт използвате.

Например, Grammarly може да проверява вашата граматика, докато пишете имейлите си в Gmail или други имейл сайтове.

Grammarly се предлага безплатно, но има и премиум версия. Безплатната му версия върши добра работа при откриване на основни и усъвършенствани граматически и пунктуационни грешки, като запетаи, изпълнени изречения, алитерация, фрагменти и др

Също така ще проверява за правописни грешки, плагиатство и стил на писане. Премиум версията на Grammarly добавя допълнителен щрих към всичко, което предлага безплатната версия. Премиум Grammarly обаче е предназначен най-вече за тези, които планират да публикуват статии.

Свързани: Заслужава ли си Grammarly Premium? Ето всичко, което трябва да знаете

Редактор на Хемингуей

The Редактор на Хемингуей е безплатен онлайн инструмент, който ще ви помогне да подобрите стила си на писане. Платформата е идеална за редактиране на кратки парчета, като имейли.

В допълнение, редакторът на Хемингуей ще ви насърчи да бъдете ясни и директни в писането си, дори ако пишете дълги статии със сложни изречения. Можете да използвате този редактор, за да оцените сложността и четливостта на вашата работа.

Знаете ли, че Microsoft Word има чудесни опции за проверка? Когато отворите Microsoft Word, щракнете върху Файл> Опции> Проверка. Можете да изберете опциите за автоматично коригиране и правопис, които искате Microsoft Word да проверява.

В допълнение, Microsoft също предлага Microsoft Editor, разширение на браузъра, което може да ви помогне да проверите документите си за граматически грешки, стил и др.

Най-хубавото при редактирането на имейлите ви в Microsoft Word е, че редактирането / форматирането превежда чудесно на някои имейл приложения / сайтове, като Gmail или Outlook.

Днес повечето популярни доставчици на електронна поща ще имат интегрирани опции за редактиране. Много от тях ще проверят и за граматически грешки. Освен Gmail, Yahoo и Outlook също имат опции за форматиране на имейли.

Свързани: Най-популярните доставчици на електронна поща, по-добри от Gmail и Yahoo Mail

Научете как да структурирате перфектен имейл

Повечето от нас прекарват значителна част от деня в съставяне и четене на имейли. В повечето случаи тези имейли могат да объркат другите. Съветите, споменати по-горе, трябва да ви помогнат да пишете кратки, ясни и лесни за разбиране имейли.

Имейлите ви са отражение на вашия професионализъм, внимание към детайлите и ценности. Затова не забравяйте да имате предвид как другите могат да тълкуват тона на вашия имейл.

5 безплатни инструмента за електронна поща, за да почистите входящата си поща и да направите Gmail по-добър

Искате ли да извлечете максимума от Gmail? Използвайте тези безплатни приложения и разширения на браузъра, за да разредите входящата си поща и да подобрите работата си с имейли.

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история