Използвайки сливане на поща, можете да персонализирате групови имейли и писма, като използвате заместващи елементи. Всичко, от което се нуждаете, е база данни с контакти и шаблон за имейли или писма до тях.
В тази статия ще ви покажем как да създадете обединяване на поща в Microsoft Word, използвайки база данни на Excel. Стъпките са взети от Microsoft Word и Excel 2016, но процесът е един и същ за всички издания.
Как да направите обединяване на поща от Excel
Обединяването на поща използва източници на данни от база данни и ги поставя в съответните запазени места, за да персонализира вашите групови имейли. Тези бази данни могат да бъдат всичко от посочения по-долу списък:
1. Отвори си Microsoft Excel електронна таблица.
2. Създайте ръчен списък с контакти в Word при използване на пощенско сливане.
3. Избирам данни за контакти от приложението Microsoft Outlook.
Имате два варианта за избор:
- Контакти в Gmail в съвместим файл.
- Microsoft SQL Server.
Базата данни на работната книга на Microsoft Excel е най-предпочитана, когато трябва да използвате обединяване на поща в Word. За обединяване на поща ще използвате Excel, за да създадете база данни, която Word ще използва по-късно.
Ако нямате файл на Excel с данни за контакт, можете да използвате това примерния файл на Excel за пробни цели.
За да избегнете несъответствия в груповите имейли или писма, трябва да промените файла на Excel, както е споменато по-долу:
- Първият ред трябва да има само заглавки на колони, започващи от клетка А1. Word ще използва тези заглавки на колони като Обединяване на полета когато използвате обединяване на поща в Microsoft Word.
- Трябва да редактирате заглавките на колоните, за да съвпадат с имената на заместители, които ще използвате в документа за шаблон на имейл или писмо.
- Трябва да се уверите, че файлът с електронна таблица съдържа данни за контакти като един запис на модел на ред. Например в текущия урок всички налични данни за контакт на клиента Джеймс Бът е достъпен между клетки А2 и J2.
- Цифровите данни за всеки контакт, като пощенски кодове, проценти на отстъпка, пробег, валути и др., Трябва да бъдат в подходящия формат за числа.
- За да направите промени, изберете клетката или диапазон от клетки, които съдържат цифрите.
- В Начален раздел, в рамките на Лента, щракнете върху стрелка за падащо меню Освен това Общ.
- Направете всички допълнения, преди да свържете документа на Word за обединяване на поща с файла на базата данни на Excel. След като направите всички промени, запази файла на Excel.
- Файлът на базата данни на Excel на вашите контакти трябва да присъства в локалното хранилище на вашия компютър.
- Уверете се, че всички данни са в първия лист на работната книга на Excel.
Как да направите обединяване на поща в Word
След като създадете базата данни в Excel, трябва да отворите шаблона за имейл или писмо, който искате да изпратите на много получатели. Следвайте стъпките, описани по-долу:
1. На Лента, щракнете върху Раздел Mailings.
2. В Стартирайте групата за обединяване на поща, ще трябва да кликнете върху Стартирайте Mail Merge.
3. Ще видите шест типа документи за обединяване на поща. Кликнете върху Писма или Съобщения по имейл.
Свързани: Как да отпечатвате етикети с обединяване на поща в Microsoft Word и Excel
4. На Стартирайте Mail Merge група, кликнете върху Изберете Получатели. Ще видите опции като Въведете нов списък, Използвайте съществуващ списък и Изберете от контактите на Outlook.
5. Можете да изберете някоя от горните три опции в зависимост от това как искате да свържете списъка с контакти към буквата на шаблона. В този урок нека изберете Използвайте съществуващ списък да се използва базата данни на Excel че сте създали или изтеглили по-рано.
6. На Изберете Източник на данни намерете папката, в която е наличен файлът на базата данни на Excel. След като намерите файла, изберете го и след това кликнете върху Отворете за да заредите базата данни в пощенското сливане на Word.
7. Ще видите Изберете Таблица диалогов прозорец. Излезте от полето, като щракнете Добре без да правите промени в диалоговия прозорец.
8. Това е страхотно! Успешно сте свързали изходните данни с програмата за сливане на поща Word.
9. Word автоматично ще съответства на заглавките на колони в базата данни с елементи на поле за обединяване. За да осигурите подходящо съвпадение, отидете на Група за писане и вмъкване на полета на Раздел Mailings от Лента и след това щракнете върху Мач полета.
10. Мач полета ще се появи диалоговият прозорец. В лявата колона ще видите елементите на полето за обединяване. От дясната страна ще намерите съвпадащи данни от свързаната база данни на Excel.
11. Същото ще бъде, ако използвате други източници като контакти в Outlook или експортирани контакти от Gmail. Уверете се, че няма несъответствия, като превъртите списъка. Кликнете върху Добре затварям.
12. На писмото на вашия шаблон поставете курсора пред първата буква и натиснете Въведете няколко пъти, за да направите малко пространство над тялото на буквата.
13. Поставете курсора в горната част на документа и след това щракнете върху Адресен блок в Група за писане и вмъкване на полета на Раздел Mailings от Лента.
14. От лявата страна на Вмъкване на адресния блок диалогов прозорец, можете да изберете име, име на фирма, адрес, държава и т.н., опции за форматиране. От дясната страна ще видите визуализация на адресния блок.
15. Можете да използвате Мач полета опции за коригиране на всяко несъответствие на входните данни. Щракнете Добре добавям AddressBlock в рамките на шеврони.
16. След това щракнете върху Поздравителна линия в Напишете и вмъкнете полета група след AddressBlock, придавайки му интервал.
17. The Поставете поздравителна линия ще се появи диалогов прозорец. Можете да направите промените, както желаете и след това да щракнете Добре. The Поздравителна линия в шевроните ще се появи в писмото.
18. Можете да кликнете върху Преглед на резултатите команда на Лента за да видите как изглежда писмото.
19. Можете също да добавяте персонализирани полета за обединяване освен AddressBlock и Поздравителна линия. Да предположим, че искате да добавите Марка и модел на превозното средство в тялото на писмото.
20. За да направите това, отворете файла на базата данни на Excel, свързан с обединяване на поща и добавете Марка и модел на превозното средство заглавка на колона. Въведете подробности за превозното средство и запази файла на Excel.
21. Сега отидете на документ за обединяване на поща Word и повторете стъпки четвърти, пет, и шест.
22. Сега изберете която и да е дума или няколко думи в тялото на буквата и след това кликнете върху Поставете поле за обединяване на Група за писане и вмъкване на полета.
23. На Поставете поле за обединяване кутия, изберете Полета на базата даннии след това изберете Марка и модел на превозното средство. Кликнете върху Поставете за да добавите персонализираното поле за сливане.
24. По този начин можете да добавите толкова променливи заместители, колкото искате, за да персонализирате всяко писмо или имейл, което изпращате. Обединяването на поща в Microsoft Word автоматично ще съпостави данните с името на получателите.
25. На Лента, кликнете върху Finish & Merge команда и след това изберете Печат на документи или Изпращане на имейл съобщения. Можете също да кликнете върху Редактиране на отделни документи за корекция на вашите имейли или писма, преди да ги изпратите.
Използвайте Mail Merge, за да увеличите производителността на имейлите
Сега знаете как да направите обединяване на поща с помощта на Microsoft Word и Excel. Използвайте сливане на поща, за да изпращате персонализирани имейли по-бързо и да създадете добра връзка с вашите професионални или лични контакти. Продължавайте да използвате Word, за да улесните професионалния и личния си живот от преди.
Microsoft Word няма да бъде инструментът, който е, без продуктивните си функции. Ето няколко функции, които могат да ви помогнат всеки ден.
Прочетете Напред
- Производителност
- Съвети по имейл
- Съвети за електронни таблици
- Майкрософт Уърд
- Microsoft Excel
- Обединяване на поща
- Съвети за Microsoft Office
Тамал е писател на свободна практика в MakeUseOf. След като натрупа значителен опит в технологиите, финансите и бизнеса процеси в предишната си работа в ИТ консултантска компания, той приема писането като професия на пълен работен ден преди 3 години. Въпреки че не пише за производителността и най-новите технически новини, той обича да играе Splinter Cell и да гледа Netflix / Prime Video.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току що ви изпратихме.
