Какво представлява работното пространство на Google и как го използвате?

Тъй като Google стартира Workspace за всички потребители на Gmail, много ценни инструменти вече са на разположение безплатно.

Но какви точно са тези инструменти? Има ли някаква употреба за тях? Ето всичко, което трябва да знаете за Google Workspace.

Всичко започва с Gmail

Ако обърнете внимание на екрана за зареждане на имейл услуги на Google, ще забележите лека промяна. Вместо да зарежда Gmail, началният екран сега казва Google Workspace.

Това е посоката, която Google поема в своите услуги. Вместо да стартирате отделни приложения като Документи, Календар и Диск в нов прозорец, сега можете да получите достъп до всички тях в Gmail.

Вече не трябва да отваряте нови раздели, за да намерите това, от което се нуждаете, намалявайки разсейването. Така че, можете да се концентрирате върху задачата, която имате под ръка, тъй като няма да ви се налага да търсите приложения.

Сътрудничество в един екран

Google разширява Gmail от имейл клиент до цялостно решение за сътрудничество. Ако използвате новия интерфейс на Google Chat, ще видите четири нови икони в лявата част на изгледа на вашия имейл.

Освен обичайната поща, там ще намерите и Chat, Spaces и Meet. Влизането в контакт с хора вече не изисква отваряне на специални приложения. Можете да изпращате бързи съобщения през Chat, да провеждате видеоконференции през Meet и да настройвате пространства за сътрудничество.

Google Chat

Ако ти активирайте Google Chat в Gmail, ще имате на разположение както чат, така и стаи. Освен обичайното споделяне на файлове, Google Chat интегрира и другите им услуги.

Точно от чатбокса можете да споделите файл от Google Drive, да създадете видео среща в Google Meet и дори да зададете среща чрез Google Calendar.

Освен да говорите с отделни лица, тук можете да създавате и групи. Това го прави идеален за координиране на екипи и общи групови разговори.

Google Spaces (по-рано Google Rooms)

Тази функция ви помага да създавате организирани пространства за различни проекти. Всеки раздел, който създавате, има свой собствен раздел за чат, файлове и задачи. Това гарантира, че всичко, от което се нуждаете вие ​​и вашият екип, е на тяхно разположение.

Разделът за чат гарантира, че всички разговори, свързани с вашето пространство, остават на едно място. Той има всички функции на Google Chat. Можете лесно да споделяте файлове, да настройвате видеоконференция или дори да планирате среща директно от инструмента.

Ако трябва да споделите файлове с екипа си, раздела Файлове ще ви позволи да го направите с лекота. Можете да качвате файлове от компютъра си или да споделяте документи от Google Drive.

Освен това всеки файл ще запази своите разрешения. Когато споделяте документ, вие избирате дали искате екипът ви да преглежда, коментира или редактира разрешения.

Ще разберете също, че Google Workspace вече отваря документи на Google Doc в приложението. Така че не е необходимо да отваряте отделен раздел или прозорец, за да преглеждате, коментирате и редактирате документи.

И накрая, задаването на задачи вече се извършва директно в раздела Задачи. Тук можете да създадете задание, да включите всички подробности, да зададете краен срок и да го прикачите към конкретно лице. Това автоматично изпраща задачата към собственото приложение на Google Tasks на цесионера.

Вече можете да създавате и обозначавате много задания за миг. Вече няма нужда да изпращате дълги имейли, само за да свършите нещата.

Google Meet

Google Workspace вече включва пряк път за създаване и присъединяване към срещи. Ще видите връзката към стаята за срещи, когато щракнете Нова среща. Можете също да изпращате покани по имейл или чрез копиране и изпращане поотделно.

Започни сега ще отвори нов прозорец на браузъра, където можете да проведете срещата си. Така че, няма да се налага да изтегляте или инсталирате отделни приложения.

Можете също да се присъедините към среща директно от Google Workspace. Избирам Присъединете се към среща, въведете кода на стаята за срещи и вече сте в.

Google Apps и още

Дори да работите сами, ще оцените Google Workspace. Интеграцията му с Google Calendar, Keep, Tasks и Contacts ви помага да се организирате. Можете да проверите графика си, да създавате бележки, да виждате задачите си и дори да намирате хора в работното си пространство.

Google Календар

Преглеждайте и управлявайте графика на деня си тук. Можете дори да създавате нови събития направо от екрана си. Коригирането на графика ви е още по-удобно.

Премествайте срещите си чрез плъзгане и пускане. Можете също така да промените дължината им, като хванете дъното на времевия блок и го промените.

Google Keep

Воденето на бележки от вашия имейл също е много по-лесно с Google Keep. Когато щракнете върху иконата му, ще видите най-новите си бележки и a Запиши си... опция.

Когато създавате бележка, тя автоматично се свързва с имейл, който сте отворили. Дори след като запазите бележката, пак можете да видите нейния имейл източник. Като кликнете върху източника, той ще ви отведе до този имейл, вместо да се налага да търсите във входящата си поща.

Задачи на Google

Всички задачи, които трябва да направите, включително тези, които са ви възложени в Google Spaces, ще излязат тук. За да ви поддържаме организирани, можете да създадете списъци, за да разделите задачите в техните раздели.

Ако добавите крайни дати към задачите си, те ще се появят и в календара ви. Това гарантира, че няма да пропуснете нищо.

Ако имате смартфон с Android, можете да видите всичките си контакти тук. Лесно търсете хора и се свържете с тях директно от този изглед.

С едно щракване можете да изпратите имейл, чат, да зададете среща в Google Календар или дори да ги поканите на видеообаждане. През Изглед на скорошни взаимодействия, можете също да видите последните си имейли до тях.

Други приложения

Google също ви позволява да интегрирате други приложения чрез пазара на Google Workspace. Много популярни приложения като Asana, Box, Slack, Trello и Zoom са налични тук.

Каквото и съобщение да отворите в имейл референциите си в приложенията, които отваряте. Това ви позволява да свързвате имейли, така че хората, с които работите, да знаят контекста на вашето съобщение.

Това е идеално, ако клиент изпрати имейл и трябва да го предадете на вашия екип. Няма нужда да препращате съобщения ръчно - просто ги добавете към приложението за съвместна работа на екипа си с едно кликване.

Нова ера на интеграциите

Google Workspace е мощен пакет, който ви позволява да имате приложения за производителност на една ръка разстояние. Можете да свършите всичко, без дори да напускате Gmail.

Всички тези функции ще ви позволят да се съсредоточите и да избегнете отвличане на вниманието при работа. Можете да спестите време и да свършите повече - всичко безплатно!

Google променя G Suite на Google Workspace, подобрява потребителския опит

G Suite изчезва, но всички инструменти остават под името Google Workspace.

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история