Ако стартирате собствен бизнес за търговия на дребно, трябва да имате начин да проследите инвентара си. В днешно време само писалката и хартията вече няма да го режат. Пълноценният софтуер за управление на запасите обаче може да бъде скъп.
Но знаете ли, че можете да направите своя собствена с помощта на Excel?
Ето седем формули, които ще ви помогнат да създадете вашата електронна таблица за управление на запасите. Управлявайте бизнеса си по-добре, без да харчите допълнително за специални приложения.
1. СЪМ
Ако има една формула, която ще използвате през целия си живот, тогава SUM ще бъде това. Тази функция ви позволява да добавяте стойности, без да избирате всяка клетка поотделно.
Можете да спестите време, като използвате тази команда и след това изберете диапазона от клетки, който искате да добавите.
Формула: = SUM (число1, [число2], ...)
- НОМЕР 1: Това е първата стойност за добавяне. Това може да бъде произволно число, клетка или дори набор от клетки (наречен диапазон).
- НОМЕР2-255 (по избор): Това са следните стойности, които функцията ще добави. Отново може да бъде произволно число, клетка или диапазон. Тук можете да поставите до 255 стойности.
2. SUMIF
Тази формула добавя един слой сложност към функцията за сумиране. Можете да използвате командата SUMIF, ако искате да филтрирате клетките, които искате да добавите.
Например, ако искате да намерите само сумата от запасите, продадени от конкретен доставчик, можете да използвате SUMIF. Ако ще продължите да стеснявате филтъра си до определен продукт, можете да използвате SUMIFS.
Например можете да използвате тази функция, ако искате да филтрирате както доставчика, така и типа на продукта. По принцип SUMIFS ви дава възможност да използвате две или повече променливи за филтриране на вашите стойности.
Формула: = SUMIF (диапазон, критерии, [обхват_сума])
- ОБХВАТ: Това са клетките, които Excel ще провери, за да знае дали ще добави съответните стойности.
- КРИТЕРИИ: Това е стойността или формулата, която Excel ще сравнява с клетките под RANGE.
- SUM_RANGE (по избор): Това са клетките, които ще бъдат добавени заедно. Ако оставите празни, вместо тях се използват клетките под RANGE.
На изображението по-долу ще видите, че се добавя само сумата, която трябва да бъде платена на Abacus Technologies.
3. СУМИФИРА
Формула: = SUMIFS (диапазон_сума, диапазон_критерии1, критерии1, [диапазон_критерии2, критерии20, ...)
- SUM_RANGE: Това са клетките, които трябва да се добавят.
- CRITERIA_RANGE1: Това са клетките, които Excel ще тества. Ако стойностите тук са верни въз основа на CRITERIA1, се добавят съответните клетки SUM_RANGE.
- КРИТЕРИИ1: Това определя CRITERIA_RANGE1. Това може да е число, функция или друга стойност.
- CRITERIA_RANGE2, КРИТЕРИИ2,... (по избор): Това са допълнителни диапазони от клетки и критерии за допълнително филтриране на вашите SUMIFS. Можете да имате до 127 двойки допълнителен диапазон / критерии.
В примера по-долу се сумират само сумите, които трябва да бъдат платени на марката Юпитер под производителя на Abacus Technologies.
Ако откриете, че тези формули стават малко по-сложни, ето някои съвети, които да ви помогнат да научите бързо Excel.
4. ПОГЛЕДНИ НАГОРЕ
Тази функция има две опции: VECTOR и ARRAY. Опцията Vector е най-подходяща за търсене на данни в конкретни колони.
Опцията Array, обратно, търси стойности в множество редове и колони. Оттогава той е заменен от VLOOKUP и HLOOKUP, но остава за съвместимост с по-стари електронни таблици.
Формула: = РАЗГЛЕЖДАНЕ (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])
- LOOKUP_VALUE: Това е стойността, която Excel ще намери във вашия LOOKUP_VECTOR.
- LOOKUP_VECTOR: Това е диапазонът, в който Excel ще намери LOOKUP_VALUE. Това трябва да бъде само един ред или колона и стойностите оттук трябва да бъдат във възходящ ред.
- RESULT_VECTOR (по избор): Това е диапазонът, в който Excel ще намери съответната стойност, която да върне. Това се основава на резултатите от LOOKUP_VECTOR.
В примерната по-долу потребителят знае името на артикула, но не е запознат с кода на SKU. За да получат SKU кода, те използваха формулата LOOKUP.
5. ОТГЛЕЖДАНЕ
Функцията VLOOKUP е полезна за данни, подредени в колони. Excel търси стойността, която присвоявате в първата колона от избрания диапазон. След това ще преброи колоните въз основа на числото, което дадете, и ще върне съответната стойност.
Формула: = VLOOKUP (lookup_value, масив_таблица, col_index_num, [range_lookup])
- LOOKUP_VALUE: Това е стойността, която Excel ще търси в първата колона на вашата таблица.
- TABLE_ARRAY: Това е диапазонът от клетки, където функцията ще работи. Excel ще използва LOOKUP_VALUE и го намерете в първата колона на TABLE_ARRAY. След това ще преброи броя клетки на базата на следната променлива, за да върне резултат.
- COL_INDEX_NUMBER: Това е броят на колоните, които Excel ще брои, за да върне резултат.
- RANGE_LOOKUP (по избор): Това може да бъде ИСТИННО или НЕВЯРНО. Ако напишете TRUE, той ще върне приблизителни съвпадения (и първата ви колона трябва да бъде във възходящ ред). Ако изберете FALSE, той ще върне само точни съвпадения.
В извадката по-долу потребителят търси цената на конкретен SKU. Тъй като цената е под 5-та колона, стойността под COL_INDEX_NUMBER е зададено на 5.
6. ПРЕГЛЕД
Функцията HLOOKUP е почти същата като VLOOKUP, с изключение на това, че вашите данни тук трябва да бъдат подредени по ред.
Формула: = HLOOKUP (lookup_value, масив_на_таблица, номер_индекс_, номер [range_lookup])
- LOOKUP_VALUE: Това е стойността, която Excel ще търси в първия ред на вашата таблица.
- TABLE_ARRAY: Това е диапазонът от клетки, където функцията ще работи. Excel ще използва LOOKUP_VALUE и го намерете в първата колона на TABLE_ARRAY. След това ще преброи броя клетки на базата на следната променлива, за да върне резултат.
- ROW_INDEX_NUMBER: Това е броят на редовете, които Excel ще отчете, за да върне резултат.
- RANGE_LOOKUP (по избор): Това може да бъде ИСТИННО или НЕВЯРНО. Ако напишете TRUE, той ще върне приблизителни съвпадения (и първата ви колона трябва да бъде във възходящ ред). Ако изберете FALSE, той ще върне само точни съвпадения.
Както е показано по-долу, формулата HLOOKUP се използва за получаване на наличния запас от SKU. Тъй като номерът на реда за наличния инвентар е 9, ROW_INDEX_NUMBER чете 9.
7. XLOOKUP
Функцията XLOOKUP е еволюция на формулите VLOOKUP и HLOOKUP. Позволява ви да върнете множество резултати и можете да го използвате, за да търсите както по колона, така и по ред. Това обаче работи само с Microsoft 365 версии на Excel.
Формула: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
- LOOKUP_VALUE: Подобно на формулите по-горе, това се отнася до стойността, която Excel ще намери.
- LOOKUP_ARRAY: Това е диапазонът от клетки, които Excel ще разчеса, за да намери LOOKUP_VALUE възлагате. Това може да се намира навсякъде в таблицата ви, но трябва да бъде само един ред или колона. В противен случай вашата формула ще върне грешка.
- RETURN_ARRAY: Това са резултатите, които Excel ще покаже, след като намери LOOKUP_VALUE във вашия LOOKUP_ARRAY. Това трябва да отразява формата на вашия LOOKUP_ARRAY. Например, ако LOOKUP_ARRAY е колона, RETURN_ARRAY също трябва да бъде колона. Но ако изберете няколко реда или колони, RETURN_ARRAY ще върне множество резултати.
- IF_NOT_FOUND (по избор): Формулата ще покаже текста, който пишете тук, ако не може да намери стойността, която търсите. Ако оставите празно, това по подразбиране ще бъде # N / A.
- MATCH_MODE (по избор): Може да бъде само -1, 0, 1 или 2. -1, 0 и 1 ще върнат точно съвпадение. Ако не се намери нито едно, -1 ще покаже следващата по-малка стойност, 0 ще върне # N / A и 1 ще покаже следващата по-голяма стойност. Ако оставите празно, това по подразбиране ще бъде 0.
- SEARCH_MODE (по избор): Може да бъде само 1, -1, 2 или -2. 1 започва търсенето от първия елемент във вашия LOOKUP_ARRAY, докато -1 започва от последния. 2 изпълнява двоично търсене, което изисква LOOKUP_ARRAY да бъде във възходящ ред. -2 прави същото, но списъкът ви трябва да е в низходящ ред. И 1, и -1 са подходящи за кратки списъци, но ако имате много данни, които можете да сортирате, помислете дали да не използвате 2 или -2.
В следващия пример можете да видите как можете да извлечете пълната информация за един елемент, като просто напишете името на елемента. Също така не сте ограничени до избора на първата колона или ред на вашата таблица - можете да изберете всеки набор от данни, който да прегледате.
В Excel има много повече, отколкото можете да очаквате
Това са някои от формулите, които можете да използвате, за да ви помогне да управлявате инвентара си. Ако искате да използвате Excel в други аспекти от живота си, тези формули могат да ви помогнат решаване на проблеми от реалния живот.
Знаейки как да използвате тези функции и малко форматиране, можете да накарате вашата система за управление на запасите да извърви дълъг път.
Тези формули на Microsoft Excel могат да повишат производителността на електронните ви таблици и да направят нещата малко по-забавни.
Прочетете Напред
- Производителност
- Съвети за електронни таблици
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 365
- Съвети за Microsoft Office
Джоуи е писател, треньор в кариерата и пилот. Той разви любов към всичко, откакто баща му купи настолен компютър, когато беше на 5 години. От този момент нататък той използва и максимизира технологиите във всеки аспект от живота си.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
