Не е необходимо да използвате конкретно приложение или дори да наемете счетоводител, за да създавате финансови документи. Всичко, от което се нуждаете, е Microsoft Excel и малко ноу-хау.
Повечето финансови отчети са съставени от отчета за паричните потоци, отчета за доходите и баланса. Но засега нека се съсредоточим върху първия документ.
И така, ето ръководство за това как да направите своя отчет за паричния поток в Excel.
Какво е отчет за паричния поток?
Отчет за паричния поток е финансов документ, който показва движението на парични средства и парични еквиваленти във вашия бизнес. Бихте могли да видите откъде идват всички пари във вашия бизнес и къде ги харчите.
Този документ може да ви каже как управлявате операциите си. Имате ли достатъчно пари, за да управлявате бизнеса си? Можете ли да изплатите предстоящите си задължения?
С това можете точно да кажете наличните пари в наличност за даден период.
1. Изберете период за покриване
Отчетите за паричните потоци обикновено се разбиват на месечни периоди. По този начин можете да видите колко сте спечелили и похарчили.
Повечето фирми започват своята фискална година в датата си на основаване. Но можете да изберете да започнете през други месеци (като януари), ако ви е по-удобно.
2. Подгответе Вашите данни
Преди да създадете отчет за паричните си потоци, трябва да имате на разположение данните си. Това ви позволява да получите точни резултати. Така че, ако имате дневник, дръжте го в обсега си.
Ако нямате дневник, списък на всичките ви разходи и приходи е добра отправна точка. Докато записвате датата, получателя, платеца, данните и сумата на всяко движение на пари, можете да направите отчет за паричния поток.
3. Сортирайте данните си
Когато имате всичките си транзакции, е време да ги разделите на три категории: Операции, Инвестиции и Финансиране.
Операциите се отнасят до пари, направени и изразходвани за ежедневни дейности. Те включват пари, направени от продажба на продукти и услуги. Паричните средства, платени за режийни разходи, заплати и инвентар също попадат в тази категория.
Инвестирането покрива разходи за дългосрочни активи като имоти и оборудване. Всички пари, направени от продажбата на тези активи, също се разглеждат тук.
Финансирането идва от инвеститори (включително собствениците) и от заеми. В този раздел обсъждаме също дивиденти и изплащането на заеми.
4. Създайте своя Excel файл
За да започнете да правите своя отчет за паричния поток, отворете Excel и създайте нов файл.
На най-горния ред запишете [Име на компанията] Отчет за паричния поток. Това ви позволява лесно да идентифицирате файла при отваряне.
Оставете един ред празен за форматиране, след което напишете Период Начало и Приключващ период в следващите два реда. Направете това, за да знаете какъв период точно обхващате.
Отново оставете един ред празен, след това напишете Пари в началото и Приключване на пари в брой. Тези редове ще отразяват това, което имате в началото и в края на периода.
Свързани: Научете как да автоматизирате Excel и да подобрите финансовите си умения
5. Определете подкатегориите си
Трите основни категории обикновено остават едни и същи във всички компании. Подкатегориите обаче варират необичайно. Те ще зависят от вашия тип бизнес и операции.
За да започнете, ето няколко отлични примера за всяка категория.
1. Операции
- Под паричен поток
- Продажби
- Под изтичане на пари
- Складова наличност
- Заплати
- Оперативни разходи: те включват режийни разходи като наем, телекомуникации, електричество.
- Лихва: това е лихвената сума, която плащате по заемите, които сте направили.
- Данъци
2. Инвестиции
- Под паричен поток
- Активи продадени
- Върнати заеми: това са плащания по заеми, които сте дали на лица или институции.
- Под изтичане на пари
- Закупени активи
- Издадени заеми: това са сумите, които сте отпуснали на лица или институции.
3. Финансиране
- Под паричен поток
- Заемане: това са пари, които получавате от кредитни институции.
- Издаване на акции: това са инвестиции, направени от собствениците и други трети страни.
- Под изтичане на пари
- Погасяване на заема: това е сумата, която изразходвате за връщане на главницата по вашите заеми.
- Дивиденти: това са парите, изразходвани при споделяне на печалба с инвеститори и собственици (включително себе си).
Това са често използваните подкатегории, но не се колебайте да добавите повече, както сметнете за добре. Само напомняне: всяка категория трябва да се отнася до реално изразходваните и получените пари.
Добавете празен ред в края на всеки списък с категории, след което напишете Нетен паричен поток - [Категория]. Това е междинната сума, която показва колко пари сте направили (или сте похарчили) за всеки раздел.
И накрая, след изброяване на всички категории, подкатегории и междинни суми, в долната част напишете Нетен паричен поток. Това показва общия приток (или отлив) на пари, които сте имали за периода.
Не забравяйте да добавите празен ред между категориите (след междинната сума) и отстъп за всяка подкатегория. Можете да намерите Тире бутон под Подравняване раздел на Домашна панделка. Това позволява по-чисто форматиране и улеснява виждането и анализа.
Също така преоразмерете първата колона, за да избегнете разпространението на съдържанието й в следващите колони. Щракнете двукратно върху линия между колони А и Б за да направите това автоматично.
6. Подгответе вашите формули
Формулите за отчет на паричния поток са доста прости. Всичко, от което се нуждаете, е да използвате команда за сбор за сумиране на всяка категория.
- Първо изберете клетката Нетния паричен поток - [Категория] под съответния междинен сбор за периода и категорията.
- След това въведете = сума ( и изберете всички клетки за всяка секция. Не забравяйте да задържите ключ за смяна така че да можете да изберете множество клетки.
- След като приключите, натиснете Клавиш Enterи трябва да видите междинната сума за тази категория.
4. За да получите нетния паричен поток, повторете процедурата по-горе.
5. Тип = сума (, след това изберете всяка съответна междинна сума.
6. Този път задръжте ctrl ключ за да изберете множество клетки, които не са една до друга.
7. След като приключите, натиснете Клавиш Enter отново и имате общия паричен поток за избрания период.
За да получите парите си в края:
- Отидете до съответната клетка и тип = сума (
- Докато държите натиснат клавиш ctrl, щракнете върху клетките с нетния паричен поток и началните стойности на паричните средства за съответния период.
- Натисни Клавиш Enter, и ще получите сумата, която трябва да имате в края на избрания период.
7. Задаване на няколко месеца
Ако искате да сравните своя паричен поток за няколко месеца, първо трябва да зададете тази формула. Под „Начални пари в брой за следващия месец“ напишете „="след това щракнете върху съответната клетка за Крайни пари в последния месец. Това автоматично копира Крайните пари за предходния месец в Началните пари в следващия месец.
Що се отнася до останалите формули, всичко, от което се нуждаете, е да ги копирате през останалите месеци, които искате да обхванете.
- Задръжте смяна ключ за да изберете всички клетки от Cash Ending чак до Нетния паричен поток.
- След като приключите, напишете ctrl + c да ги копирате.
- След това кликнете върху съответната клетка за Cash Ending за следващия месец и въведете ctrl + v.
- Excel автоматично ще коригира тези формули, така че да отразяват правилната съответстваща колона.
Забележка: уверете се, че в избраните клетки няма други стойности, освен формулите.
8. Форматиране на вашите редове и числа
Форматирайте записите си, така че отрицателните числа да изглеждат червени. Това ви позволява да анализирате твърдението си много по-лесно.
- За да направите това, изберете всички цифрови записи, след което кликнете върху падащо меню в Брой раздел.
- Можете да ги намерите в Домашна панделка.
3. Щракнете Още цифрови формати ... Извика се нов прозорец Форматиране на клетки ще отвори.
4. Под Брой, отидете на Категория меню, след което изберете Валута.
5. Избери вярното Символ в падащото меню.
6. След това под Отрицателни числа: подпрозорец, изберете - $ 1234,10 с червен цвят на шрифта опция.
Това трябва да ви позволи да видите разходите си в червено, което улеснява разграничаването на притока от изтичането.
Можете също така да изберете всяка категория и ред с междинна сума и да ги запълните с различни цветове. Това ще улесни разграничаването на разделите с един поглед.
Свързани: Станете съветник на Excel през 2021 г. с този пакет от курсове
9. Въведете вашите ценности
След като сте подготвили всичко, остава само да въведете действителните стойности. Не забравяйте да добавите отрицателен знак за разходите! След като приключите, вече имате попълнен отчет за паричния поток.
Можете да получите достъп и да запазите копие от този отчет за паричния поток тук.
Планирайте следващия си ход
След като попълните отчета си за паричните потоци, имате по-добра представа за ликвидността на вашия бизнес. Тя може да ви помогне да планирате следващите си ходове, като ви позволява да вземате разумни решения.
С отчет за паричните потоци имате първия документ, който ви е необходим, за да видите цялостното си бизнес представяне. Сдвоете това с отчет за доходите и баланс, тогава ще знаете точно къде се намирате.
Тези формули на Microsoft Excel могат да повишат производителността на електронните ви таблици и да направят нещата малко по-забавни.
Прочетете Напред
- Производителност
- Съвети за електронни таблици
- Microsoft Excel
- Лични финанси
- Съвети за Microsoft Office
Джоуи е писател, треньор в кариерата и пилот. Той развива любов към всичко, откакто баща му е купил настолен компютър, когато е бил на 5 години. От този момент нататък той използва и максимизира технологиите във всеки аспект от живота си.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
