Как да контролирам спам имейли в Gmail с шаблони и филтри

Много дигитални търговци и собственици на онлайн бизнес трябва да отговарят на един и същи имейл по няколко пъти на ден. Процесът може да бъде както поразителен, така и отнемащ време.

В такива ситуации шаблоните за отговори могат да бъдат полезни. Няколко филтъра в Gmail също ще ви помогнат да бъдете по-ефективни със спама.

В тази статия ще ви покажем как да използвате шаблони за отговори и филтри на Gmail за ефективна борба със спама.

Какво представляват шаблоните на Gmail и как можете да ги използвате?

Можете да запазите предварително написани имейли във вашия акаунт и да ги използвате повторно, вместо да ги пишете от нулата. Можете да запазите 50 различни шаблона за отговор едновременно с акаунт в Gmail. Така че, създаването на няколко общи шаблона за целевата аудитория прави комуникацията по имейл по-продуктивна.

Ако сте установили авторитет в рамките на определена ниша, може да получите стотици имейли от хора, които искат да пишат публикации за гости. Можете да създадете шаблон и да го използвате, вместо да отговаряте на всеки имейл един по един.

За горния сценарий нека създадем имейл с шаблон, който казва на хората, че не приемате публикации за гости. Преди да създадете шаблон за отговор, активирайте настройките на шаблона в Gmail.

1. Влезте в акаунта си в Gmail.

2. Отидете на Настройки> Вижте всички настройки.

3. В Разширени раздели, превъртете надолу до Шаблони раздел.

4. Активиране Шаблони.

5. Кликнете върху Запазите промените.

След като активирате настройките на шаблона, следващата стъпка е да създадете и запазите шаблона за отговор.

Свързани: Как автоматично да препращате SMS към вашия имейл на Android

Как да създадете шаблон за отговор

Следвайте стъпките по-долу, за да създадете шаблон за отговор.

1. Отворете вашия акаунт в Gmail.

2. Кликнете върху Съставяне за да напишете ново съобщение.

3. Обяснете правилата си за неприемане на публикации за гости в имейла. (Направете го общо, така че да се отнася за всеки, който иска пост за гост във всяка ниша или категория)

4. Когато отговорът ви е готов, щракнете върху три точки в долния десен ъгъл на ново имейл кутия.

5. Отидете на Шаблони> Запазване на чернова като шаблон> Запазване като нов шаблон.

6. Запазете шаблона, след като въведете името в изскачащия прозорец. (Изберете описателно име тук, тъй като шаблонът ще използва същото име като темата за имейла).

Ето как да потвърдите, че шаблонът е създаден успешно.

1. Кликнете върху Съставяне отново.
2. Изберете три точки долу вдясно.
3. Отидете на шаблони.

Тук ще намерите списък със запазените ви шаблони във вашия акаунт в Gmail. Шаблонът ще бъде копиран в състави имейл след като щракнете върху него.

Ако трябва да отговорите ръчно на стотици имейли, процесът ще продължи да отнема много време, дори ако сте създали шаблон за имейл. Тук е полезно използването на филтри за създаване на автоматични отговори.

Можете да създадете филтър, който поставя имейли, съдържащи конкретни думи, в папката за нежелана поща, като например „публикация за гости“, „обратна връзка“ и „приемане на статия“. С помощта на този филтър можете също да настроите автоматизирани отговори за такива нежелани имейли.

Нека да видим как можете да направите това.

Използване на шаблон за създаване на автоматизиран филтър за отговор

1. Отворете същия акаунт в Gmail, който има шаблон за отговор.
2. Кликнете върху икона на зъбно колело за настройки в горния десен ъгъл.
3. Отидете на Всички настройки> Филтри и блокирани адреси.

4. Кликнете върху Създайте нов филтър. (Можете също да импортирате съществуващ филтър, запазен във вашата система във формат .xml)

Можете да филтрирате имейли въз основа на имейл адрес, тема и да съдържате или изключвате определени думи или размери. Най-подходящият критерий за филтриране за неприемане на публикации за гости ще бъде включването на няколко думи, тясно свързани с темата. Нека добавим няколко думи към Включете думите опция за филтъра.

5. След като посочите критерии, кликнете върху Създайте филтър.

Тук ще трябва да решите какво възнамерявате да направите с имейла, съдържащ съобщение, което точно отговаря на вашите критерии.

6. Проверете Пропуснете входящата кутия (архивирайте я) кутията, така че тези имейли да не претрупват входящата ви поща.

7. Също така проверете Изпратете шаблон и изберете същия шаблон за отговор, Публикацията за гости не е разрешена.

8. Кликнете върху Създаване на филтър след отметки.

Сега ще видите новосъздадения филтър във вашия списък с филтри. В бъдеще имейлите, които съдържат думите „публикация за гости, публикация за гости, обратна връзка, приемете статията, пишете за блог, пишете на уебсайта“, вече няма да достигат до входящата ви поща.

Освен това той ще изпрати шаблона за отговор на подателя в отговор на неговия имейл. Така нито входящата ви поща няма да се затрупа, нито подателят ще трябва да чака отговора ви.

Настройте филтъра, за да не пропускате важен имейл

След като настроите филтъра, наблюдавайте архивираните имейли, за да се уверите, че имейлите, свързани с бизнеса, не се филтрират.

Може да филтрирате имейл, който съдържа думата „приемете публикация“, но това може да е промоционална оферта, която пропускате поради филтъра. Можете да избегнете този сценарий, като включите няколко думи като марка, сделка или промоция във вашия филтър за Gmail.

Свързани: Как да настроите Gmail на вашия iPhone

Създайте независими филтри, където е необходимо

Можете да експортирате новосъздадения филтър за отговор и след това да го импортирате в новия акаунт в Gmail, ако имате няколко уебсайта с различни имейли за контакт. Трябва обаче да активирате и създадете шаблон за отговор отделно за този имейл.

Най-добрият вариант за създаване на филтри, ако планирате да използвате шаблона за отговор, би бил да ги създадете от нулата.

Не позволявайте на потребителите да знаят, че отговорите са автоматизирани

Не споменавайте, че това е автоматичен отговор във вашия имейл. Като избягват това, хората няма да подвеждат филтъра на Gmail, като пропускат или изписват грешни целеви думи, така че техният имейл ще стигне до вас, вместо да отиде в нежелана поща.

Също така е добре редовно да проверявате входящата си поща и да отговаряте на имейли, които може да са ви полезни.

Контролиране на спам с Gmail филтри и шаблони за отговор

С филтъра на Gmail и общия шаблон за отговор можете да отговаряте на нежелани имейли, без да се налага да ги превъртате. По този начин ще спестите време и енергия. Трябва също да изпробвате разширения за браузър Gmail, които подобряват вашата комуникация по имейл в допълнение към филтрите на Gmail.

7-те най-добри разширения на Microsoft Edge, за да извлечете максимума от Gmail

Правилното разширение Gmail на Microsoft Edge може да подобри вашата комуникация. Ето седем разширения за повишаване на производителността във входящата ви поща.

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история