Как да импортирам данни от Microsoft Word Forms в електронна таблица на Excel

Използването на формуляри в Microsoft Word за събиране на информация е доста просто и удобно. Основното предизвикателство се крие в прехвърлянето на събраните данни във вашата електронна таблица на Excel.

Може да е поразително ръчното въвеждане на всички данни, които сте събрали. За щастие има няколко начина за автоматично попълване на данни от вашите формуляри на Microsoft Word във вашата електронна таблица на Excel.

Разбиране на формите в Microsoft Word

Преди да започнем, нека обсъдим формуляри в документи на Microsoft Word. Може би се чудите как работят формулярите на Word, но това е доста лесно.

С Word можете да създавате стандартизирани документи, които могат да се използват за събиране на данни. Това се прави, като ви предоставя шаблон по ваш избор.

Шаблонът включва всички съответни полета, които може да искате да попълнят вашите потребители. След като посочите въпросите, потребителите ще имат възможност да попълнят тези шаблони. След това тези отговори се съхраняват във форми на Word, които могат да бъдат достъпни по всяко време.

Създаване на електронна таблица на Excel от формуляр на Microsoft Word

Можете да използвате всеки от тези методи в зависимост от броя на формулярите, които имате или вида на данните, които искате да експортирате от вашите Word форми.

Метод 1: Импортиране на една клетка

Най-добре е да използвате този метод, ако искате да импортирате данни от отделна клетка в електронна таблица на Excel. Ето стъпките, които трябва да изпълните, за да използвате този метод.

1. Отворете нов на компютъра си Електронна таблица в Excel.
2. Кликнете върху Вмъкване на раздела и изберете Обект опция.
3. След като щракнете върху него, Обект опцията ще ви отведе до прозорец, както се вижда на екранната снимка.
4. Там изберете Създаване от файл опция.
5. Търсене чрез Документи на Microsoft Word за да импортирате желания файл.
6. Изберете го, като щракнете двукратно върху името на файла, след което затворете прозореца, като щракнете върху Добре бутон. Този процес ще обедини файла Word с вашата електронна таблица на Excel.
7. Сега трябва да се покаже текстовото поле на клетката = EMBED ("Документ") под него, както е показано на снимката. Това може да се извърши само ако са разрешени разрешенията за редактиране на изходен документ на Word.
8. Кликнете върху Раздел Файл>Запази катои преименувайте вашия файл на Excel, вместо да презаписвате предишния си обединен документ.
9. Кликнете върху Запазете отново, за да завършите процеса.

Метод 2: Импортиране на данни от клетка по клетка

Този втори метод ви позволява да импортирате клетка с данни по клетка. Ето няколко стъпки, които да ви преведат.

1. Отворете документът Word с предвидените данни за прехвърляне.
2. Щракнете върху маркировките на люка, които са на масата.
3. Копирайте таблицата, като натиснете Ctrl + C.
4. Тогава можете близо вашия документ с думи.
5. Отворете електронна таблица на Excel и кликнете върху първа клетъчна мрежа.
6. Поставете копираните данни, като натиснете Ctrl + V. Вашите данни ще бъдат поставени, както се вижда на тази снимка.

Ако решите да използвате този метод, моля, уверете се, че таблицата на Excel има същото оформление като таблицата на Word, която съдържа подробностите.

Това означава, че ако вашата таблица с думи има десет колони, вашата таблица на Excel трябва да има същото.

Метод 3: Конвертиране на Word в Excel с помощта на CSV файлове

Друг прост метод за преобразуване на информация от вашата форма на Word във вашата електронна таблица на Excel е използването на стойности, разделени със запетая (CSV) файл. CSV файлът е текстов файл с разделители, който използва запетаи за разделяне на стойности във файл.

Използването на този метод е просто. Word различава съответните данни от другия текст във вашата форма. Това означава, че отговорите на клиента не могат да се смесят с допълнителни подробности от шаблона.

Преобразуване на Word в CSV

Преди да използвате CSV за прехвърляне на данни във вашите електронни таблици на Excel, може да се наложи да конвертирате вашия Word формуляр в CSV формат. За да конвертирате вашите файлове, можете да използвате някой от следните методи.

Вариант 1: Използване на Опции за конвертиране на Word в CSV

Можете да използвате Настроики tab, за да конвертирате формуляра си в CSV, като следвате тези стъпки.

1. Отворете вашия Word формуляр. Уверете се, че съдържа цялата информация, от която се нуждаете.
2. Изберете Файл> Опции.
3. На Настроики панел, изберете Разширено. Ще намерите това в лявата страна на диалоговия прозорец, както е показано на снимката по-долу.

4. Проверете Запазете данните на формуляра като текстов файл с разделители.

5. Накрая затворете диалоговия прозорец, като щракнете върху OK.

Вече можете да експортирате данните си в Excel или да запазите документа, както искате.

Вариант 2: Използване на „Запазване като“ за експортиране на вашите данни в CSV

Като алтернатива можете да използвате Запази като опция за запазване на вашия документ в CSV формат. Ако това е идеалният ви метод, ето няколко стъпки, които да ви преведат.

1. Докато все още сте във вашия Word формуляр, щракнете върху Меню Файл> Запазване като опция.
2. Ще видите диалогов прозорец, съдържащ обикновен текст, избран по подразбиране, както е показано на снимката.
3. Ако сте направили някакви промени, трябва да преименувате файла си и да кликнете Запазете.
4. Ще се появи диалогов прозорец за визуализация като този на екранната снимка, показващ данните, които възнамерявате да експортирате във вашия CSV формат. За да експортирате данните, щракнете върху Добре.

Следвайки тези стъпки, Word ще извлече данните във формуляра в .csv файл. CSV файловете са съвместими с Excel. Те ви дават свободата да имате достъп до тях във всяка версия на Excel.

За да отдели различните полета в документа, Word вмъква запетаи. Excel използва тези запетаи за отделяне на данни, принадлежащи на различни клетки.

Вариант 3: Използване на Export за запазване на данни в CSV

Ако не искате да използвате Опция Save As, може да помислите за опцията за експортиране. Ето как да експортирате данни в CSV файл.

1. Докато все още сте във вашия формуляр, кликнете върху Файл.
2. Изберете Износ опция.
3. Кликнете върху ПроменетеТип файл, след това върху File Types и изберете Обикновен текст (* .txt). Толкова е просто, колкото изглежда на екранната снимка.
4. Кликнете върху Запази като. По този начин ще отворите Запази като диалогов прозорец, който ще ви позволи да редактирате свойствата на файла.
5. Изберете предпочитаното място за вашия файл.
6. Дайте име на файла си по желание и кликнете върху Запазете. След това ще експортирате данните.

Импортиране на данни от формуляри в Excel

След като преобразувате данните от формуляра на Word в неговия CSV формат, следващата стъпка е да ги импортирате във вашата електронна таблица на Excel.

Вашият файл може да не се вижда в Excel, защото Excel показва само файлове на Excel по подразбиране. За достъп до вашия CSV файл, изпълнете следните стъпки.

1. Отворете a ново Електронна таблица в Excel.
2. Кликнете върху Файл>Отворете.
3. Избери Преглед и изберете Всички файлове в падащия списък с типове.
4. Намерете местоположението на файла и го изберете.
5. Кликнете върху Отворете. Това ще накара Excel да отвори Съветник за импортиране на текст, както е показано по-долу. Кликнете върху Разграничен>Следващия.

Справяне с много форми

Понякога може да се наложи да конвертирате много формуляри за един ден. Преминаването през целия този процес може да бъде напрегнато в този случай.

Най-добрият вариант е да създадете кодови връзки към електронната таблица, използвайки ADO, когато работите с много форми. ADO (ActiveX Data Object) ще автоматизира процеса на прехвърляне. По този начин става по-лесно прехвърлянето на данни.

Свързани: Луди формули на Microsoft Excel, които са изключително полезни

Защо да използвате тези методи

Въпреки че изучаването на тези нови техники може да бъде плашещо, те ще се изплатят в дългосрочен план. Можете да спестите много време, като използвате тези методи.

Те също така повишават вашата точност, когато става въпрос за въвеждане на данни. По този начин рискът от грешки става малко по-малък, тъй като данните се вдигат от един софтуер в друг, вместо да се въвеждат ръчно.

Как да комбинирате две колони в Microsoft Excel (бърз и лесен метод)

Използването на множество колони в Excel ще ви спести време за ръчно обединяване. Ето как да комбинирате колони в Excel.

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история