10 съвета за предотвратяване на намаляване на производителността на имейлите

Въпреки че е инструмент за производителност, електронната поща е голямо разсейване по време на работното време и ви пречи да изпълнявате по-важни задачи. Възможно е дори да имате навика да проверявате имейлите си, когато попадне известие.

Подобни практики възпрепятстват представянето ви и създават пречки за постигането на целта ви. За да увеличите максимално производителността, може да искате да предприемете следните подходи за контрол на използването на имейли.

1. Не започвайте деня си с Inbox

По време на сутринта трябва да обмислите приоритетите си, направете списък със задачи за деня и се съсредоточете върху най-важната задача, без да се притеснявате за исканията на други хора. Колкото и изкушаващо да е да проверите имейлите си първо нещо сутрин, това отклонява вниманието ви.

Свързани: Цифров срещу Списък със задачи на хартия: Кое е по-добро?

Съзнанието ви се затрупва с възможните отговори на имейлите и в резултат действителната ви работа страда. Отговарянето на имейли рано сутринта позволява на хората да знаят, че вече сте на разположение. Следователно трябва да започнете деня си, като се фокусирате върху работата, а не върху имейлите.

2. Редовно изпразвайте входящата поща

Не е необходимо да отговаряте на всеки имейл, който получите. Трябва обаче да обработите всеки имейл, за да запазите входящата си поща пълна с непрочетени имейли. В противен случай няма да намерите необходимия имейл. Можете да запазите входящата поща свободна от групови непрочетени съобщения, като използвате следните методи:

• Направете: Ако имейлът поиска някаква изпълнима задача, която ще отнеме по-малко от две минути, направете това незабавно.
• Делегат: Тук не е задължително да се прехвърли отговорността на някой друг. Така че, можете да препратите задачата на правилните хора.
• Отлагане: Ако имейлът не се нуждае от спешен отговор, можете да отложите отговора за по-добро време.
• Изтрий: Трябва незабавно да изтриете имейли, делегирани на някой друг или некритични, за да избегнете объркване и бъркотия.

3. Въздържайте се от CCing на всеки имейл до всички

CCing имейли може да са необходими понякога, но обикновено това означава да бъдете засипани с отговори, които нямат нищо общо с вас. Докато изпращате имейл, не добавяйте повече от двама души в полето CC.

Ако колегите ви ви изпращат в имейли, които съдържат информация, която не е необходимо да знаете, можете също да получите ненужни имейли. В този случай трябва да информирате екипа си да отговори индивидуално, вместо да отговаря на всички, освен ако не споделя някаква информация, която всеки трябва да знае.

4. Проверка на имейл в партиди

Има два типа потребители на имейл: Първият тип зависи от известията и проверява имейла веднага, когато пристигне. Вторият тип подател има фиксирано време да проверява всички имейли в дадена партида, така че да могат да забравят за него през останалата част от деня.

Трябва да сте вторият тип, за да изпълнявате ефективно задачите си. Задайте свои собствени правила за това кога да проверявате часа.

Един от най-добрите методи да спрете вашата поща за входящи съобщения да излезе извън контрол и да спестите ценното си време е да вземете външна помощ за скрининг на съобщенията си. Интелигентната опция за управление на имейли е използването на инструменти като Sanebox или Unroll.me.

Sanebox ви помага да сортирате и разредите входящата си поща и да направите място само за важните имейли. Всички други имейли, достигащи до вашия имейл адрес, ще отидат в кошчето или в архива. С Unroll. Аз, можете да отмените абонаментите за имейли, които не са необходими.

6. Изберете нов оперативен модел за комуникация

Представяйки нов модел на комуникация сред членовете на вашия екип, можете да станете по-малко зависими от имейлите. Например, можете да използвате инструмент за управление на проекти за групова комуникация или уговорете кратка среща. С инструментите за управление на проекти можете да имате всички необходими указатели, изброени с даден проект.

По същия начин можете да планирате разговор по телефона по телефона, за да избегнете дълга нишка по имейл. За сътрудничество и комуникация в реално време можете да използвате услуги за съобщения като Отпуснат, Стадо, Ямери др., за да се свържете бързо с екипа си за всякакви нужди.

Свързани: Какво е слабост и как работи?

7. Подобрете етикета на вашия имейл

За да станете по-успешни в извършването на повече неща без прекъсване, фино настройте своите имейл етикети със следните съвети:

• Винаги пишете ясна тема, която посочва темата на имейлите. По този начин получателят няма да пренебрегне имейлите и не е нужно да изпращате допълнителни имейли с молба за отговор.
• Никога не пропускайте корекция на имейлите ви преди да ударите Изпрати бутон. Той ще гарантира, че няма шанс за неразбиране поради печатни грешки.
• Уверете се, че вашият имейл подпис съдържа вашата информация за контакт, като телефонния номер. По този начин получателят може да се свърже директно с вас, ако възникне необходимост.

8. Отидете за забавен отговор

Често може да отговорите на имейли веднага щом пристигнат. Това обаче само ще отнеме концентрацията ви от основната ви задача. Спрете да бързате да отговорите на имейл. Вместо това отделете час или дори повече и отговорете според графика си, за да управлявате входящата си поща.

Ако се притеснявате от липсващите спешни имейли, в такъв случай няма да получавате имейли. При спешни случаи ще получите телефонно обаждане, а не имейл.

9. Опитайте метода "Yesterbox"

Създаден от Tony Hsieh, този метод насърчава отговора само на имейла, който е дошъл вчера - освен ако не са спешни. Основното правило на тази техника е да се обработва вчерашната пощенска кутия вместо днешната. Разбира се, ще прочетете спешен имейл, който се нуждае от незабавни действия, но не много имейли ще попаднат в тази категория.

10. Кажете сбогом на бюлетини

Всеки имейл, идващ във входящата ви поща, е еквивалентен на един момент на разсейване. Голяма част от имейлите, които получавате всеки ден, са бюлетини. В повечето случаи дори няма да си спомните кога сте се абонирали за бюлетина и защо.

За да поддържате входящата си поща чиста и да не получавате ненужни известия по време на нечетни часове, отпишете се от бюлетина, от който не се нуждаете. Това отписване може да отнеме известно време, но завинаги ще бъдете освободени от нежелани имейли. Винаги можете да използвате RSS емисия вместо имейл, ако не искате да пропуснете нито една публикация.

Вашата производителност е по-важна от вашите имейли

Безкрайното натрупване на имейли е достатъчно, за да ви накара да се стресирате и разсеете. Чрез промяна на навиците си за електронна поща с тези методи, можете да спрете имейла да предизвиква разсейване и да станете високопродуктивни.

10 начина за повишаване на производителността чрез разхвърляне на вашата работна станция

Разберете как безпроблемно работно място ви помага да работите внимателно и да изпълнявате задачите навреме.

Прочетете Напред

За автора

Разгънете, за да прочетете цялата история