Топ 14 съвета за етикет по имейл, които трябва да знаете

Независимо дали сте автор на съдържание, маркетинг, разработчик или работещ фрийланс, електронната поща е неразделна част от съвременния ни свят.

Всъщност това е най-стандартната форма на комуникация между фрийлансърите. Поради това е важно да научите най-добрите практики и етикет за изпращане на имейли, ако искате да привлечете и задържите клиенти.

1. Практикувайте бърз отговор

Тъй като бизнесът на свободна практика зависи от комуникацията по имейл, бързата реакция се превърна в очакван стандарт.

Освен ако не прекарвате време със семейството и приятелите си, винаги трябва да се стремите да отговорите на всичките си имейли в рамките на един час. Ако това не е възможно, отговорете същия ден по време на работното време на клиента.

2. Изяснете точката в началото

Вашите клиенти не трябва да четат имейла ви до края, или още по-лошо, няколко пъти, за да разберат въпроса, който искате да кажете. Ако пишете имейл, не забравяйте да посочите ясно съобщението си в началото - или в темата, или в тялото.

Темата трябва да е кратка и конкретна. В основната част на имейла подчертайте най-важните си подробности, като използвате точки за надпис.

Свързани: Най-популярните доставчици на електронна поща, по-добри от Gmail и Yahoo Mail

3. Двойна проверка на граматика и правопис

Вашият имейл е отражение на това кой сте. Ще покаже какво очакват клиентите от вас по отношение на качеството на работа. Дори и най-опитните професионалисти правят печатарски грешки, особено докато пишат от смартфони. Клиентите обаче няма да получат добро първо впечатление от такива грешки.

След като приключите с композирането, прочетете имейла на глас, за да можете да откриете граматически грешки. Можете също да използвате онлайн инструменти за допълнителна помощ.

4. Пазете го кратко

Ако сте писател, произхождащ от литературен произход, може да ви е трудно да се противопоставите да пишете на цветен език. За обикновения човек обаче той ще се превърне само в код, който не е в състояние да дешифрира!

Винаги дръжте имейлите си кратки и прости. Пишете с малки изречения и използвайте думи, които всеки знае. Ако трябва да предадете информация, която няма да се побере в няколко параграфа, по-добре е да планирате виртуална среща или телефонно обаждане.

5. Отговорете на всички запитвания

Тази точка може да изглежда противоречива на предишния указател, където ви помолихме да държите имейла кратък. Е, пропускането на който и да е въпрос на вашия клиент в името на сбитостта ще бъде неуважително действие.

Адресирайте запитванията, зададени във всеки раздел от имейла, в отделни секции. И така, клиентът знае, че четете внимателно имейла му. Когато не можете да отговорите веднага на въпрос, споменете го, когато можете.

6. Следвайте единичен и стандартен формат

Докато пишете имейли на клиентите си, използвайте един формат за всички имейли. Уверете се, че използвате един и същ шрифт, размер на шрифта, цвят на шрифта и структурата на текста във всеки имейл. Ако нямате стандартен формат, една нишка по имейл ще изглежда странно.

За бизнес комуникации можете да използвате шрифтове като Arial, Calibri и Verdana. За размер, 12 е безопасно. Използването на цветни шрифтове не е препоръчително за този вид професионално взаимодействие - нека се придържаме към черното.

7. Завършете с подпис

Независимо от професионалния ви статус, винаги е добре да имате имейл подпис с вашата информация за контакт в долната част на имейлите си. Това помага на хората да ви запомнят, за да могат веднага да се свържат с вас, когато е необходимо.

Добавянето на персонализиран подпис в края на имейла е лесно и само ще изглежда професионално. Добавете вашите данни за контакт в подписа.

Свързани: Как да добавите подпис за имейл в Microsoft Office 365

8. Използвайте шаблон за имейл извън офиса

Можете да отидете на почивка, но докато правите фрийланс, уверете се, че клиентите ви знаят това. Освен да ги предупреждавате лично по имейл, ще бъде чудесно да имате реагиращ извън офиса.

Докато работите с множество клиенти, трябва да управлявате сроковете. По същия начин вашите клиенти трябва да знаят кога могат да очакват вашия отговор.

9. Винаги последващи действия

Проследяването на вашите клиенти е от съществено значение, когато сте очаквали да получите отговор, но не сте го направили. В последващ имейл можете да копирате всяка подходяща информация и да прикачите отново важни файлове, за да помогнете на клиента лесно да открие необходимата информация.

10. Използвайте правилния език

Използвайте стандартния професионален език, докато общувате с клиентите си. Избягвайте да използвате емотикони в такива официални разговори. Започнете имейла с учтив поздрав и директно обръщане към клиентите с техните имена.

Не използвайте ВСИЧКИ CAPS или съкращения като ASAP или RSVP. Също така е по-добре да не използвате кратка форма на името на вашия клиент.

11. Избягвайте да отговаряте, когато сте разстроени или ядосани

Без значение колко дълго сте в бизнес на свободна практика, да се чувствате разочаровани и ядосани от работата си, непременно ще се случи. Ако някои имейли от клиентите ви разстроят, естественият инстинкт ще бъде да отговорите незабавно.

Но винаги се въздържайте да отговаряте, докато сте увлечени от емоциите. Останете професионални и напишете излъскан отговор, след като се успокоите.

12. Общувайте, използвайки други методи

Докато растете на свободна практика, ще знаете кога да прехвърлите дискусията офлайн. Докато споделяте информация, чувствителна към времето, не разчитайте само на имейли. Винаги го сдвоявайте с всякаква форма на комуникация в реално време, като телефонно обаждане или Slack съобщение.

13. Не се опитвайте да създавате приятели

Вие сте тук, за да изградите бизнес отношения с клиента си, а не да се сприятелявате с тях. Винаги е безопасно да не бъдете забавни или умни с клиента си. Придържайте се към информацията и намерението на вашето съобщение. Не бързайте да им показвате своята личност, докато ще имате професионални отношения.

14. Не пропускайте да отговорите

Закъснението да отговорите на имейл или изцяло да го пропуснете може да ви струва проект. Ако входящата ви поща е пълна с имейли за продажби и ненужни бюлетини, може да пропуснете важни имейли от вашия клиент.

Маркирайте имейлите от съществуващи клиенти като предпочитани, така че да ги получавате отгоре във входящата си поща. За бърз достъп до всички имейли, свързани с работата, поддържайте имейлите си подредени.

Интелигентните имейл етикети ще впечатлят вашите клиенти

За да управлявате ефективно бизнес, изпращането на имейли е съществена част от процеса. Опитайте тези бързи хакове, за да създадете професионален имейл и да се представите по-интелигентно и по-добре на потенциални и съществуващи клиенти.

5-те най-добри характеристики на Cloze за безпроблемно управление на бизнеса

Ако вашият бизнес включва фрийлансъри или консултанти, помислете дали да не използвате Cloze за по-добро управление.

Прочетете Напред

За автора