Как да пиша професионални имейли? 8 прости правила, по които да се живее

Изпращаме и получаваме имейли всеки ден. И все пак ние правим неудобни грешки, които не можем да „отменим“. Така че, написването на ефективен имейл, който поддържа действието на вашия читател, като същевременно е наясно с предизвикателствата на нашия свят, може да бъде сложно.

Имайки това предвид, ние съставихме няколко основни правила, които трябва да знаете, когато изпращате имейли на хора. Следвайте тези прости правила, за да пишете по-добри имейли без усилие.

1. Преразгледайте поздравленията и отписванията

„Надявам се, че имате страхотна седмица!“ преди беше чудесен начин за стартиране на имейл. Вече не! Като се има предвид колко несигурен е животът, това може да се получи като небрежно и прекалено откъснато.

Същото важи и за изписванията като „Поздрави“, „Най-добри пожелания“ или „Наздраве“ - това работеше напълно добре и преди, но понякога може да звучи оттеглено от реалността.

И така, защо не го запазите опростен и истински? Отидете на изходи като „Останете в безопасност“, „Внимавайте“ или „Искрено“. Що се отнася до поздравите, „Надявам се, че всичко е наред“ или „Надявам се, че вие ​​и вашите близки се пазите“ могат да бъдат добри отправни точки.

2. Включете ясен ред на темата

Това правило за електронна поща е толкова старо, колкото самата електронна поща. Това е така, защото хората често решават дали да отворят имейл или не въз основа на темата.

С цялата ни работа онлайн, необходимостта да се дава приоритет на важното и да се игнорира онова, което не е, е от решаващо значение. Следователно, ако все още оставяте темата празна, шансът е, че вашият имейл ще бъде игнориран.

Идеалната тема има по-малко от 10 думи. Изберете такъв, който отговаря на вашите притеснения и съобщава за какво става въпрос в имейла. „Предложение за авиационен проект“, „Пренасрочена среща“ или „Бързи въпроси относно вашата презентация“ са някои добри примери за тематични редове, от които можете да вземете реплика.

3. Използвайте професионален подпис

Имайте предварително фиксиран блок за подпис, който използвате, за да отговаряте на имейли на всичките си лични устройства. Трябва да съдържа вашето име, името на вашата компания и вашата информация за контакт.

Това дава на получателя ви добра представа за това кой сте и как да се свържете с вас, ако възникне необходимост. Що се отнася до шрифта и размера на вашия професионален подпис, уверете се, че той е същият като останалата част от имейла.

Също, завършете имейлите си с увереност но не прекалявайте с поговорки или лични данни.

4. Представете се, ако се срещате за първи път практически

Всички сме се сблъсквали със ситуации, в които е трябвало да изпращаме имейли на някой, когото не сме срещали. Получаването на имейл от непознат може да бъде странно. И това е леко казано.

Така че, отделете минутка, за да се представите на получателя на имейла. Контекстът е критичен и първите впечатления все още имат значение. Така че, добавете ред като: „Здрасти! Това е Трейси от Multiseon Pvt. Ltd и изпращам имейл, защото сте изразили интерес да закупите нашите електронни продукти “.

Или, когато се запознаете с някого по имейл, можете също да му пуснете ред, казващ колко е прекрасно да се срещате с него по електронната поща.

5. Пишете състрадателни имейли

Не можем да подчертаем важността на този. Животът е труден. Най-вече е силно несигурно.

Пропуснаха ли краен срок? Не се ли присъстваха на този насрочен Google Meet? Преди да изпратите строг имейл - спрете и обмислете. Ами ако има спешна медицинска помощ?

Затова бъдете състрадателни и попитайте дали всичко е наред с тях. Имейл като „Липсваше ни на срещата днес. Само чекирането, за да видите всичко е наред. " може да изгради взаимоотношения, които да издържат на времето.

6. Компресирайте / преоразмерете и прикачете имената, когато можете

Не говорим много за това правило за имейли, защото когато изпращаме големи прикачени файлове, автоматично приемаме, че получателят ни има достатъчно място. Изтеглянето на големи файлове отнема повече време и за нула време може да стане досадно.

Следователно, поставете за цел да ги компресирате или преоразмерите. Ако споделяте твърде много файлове наведнъж, е добра практика да добавите учтива бележка, която да казва за какво са прикачените файлове.

Освен това дайте име на вашите прикачени файлове, преди да ги изпратите. Изпращате автобиографията си? Преименувайте файла като Tracy_Mackenzie_CV и започнете от десния крак.

7. Не използвайте имейл като друго приложение за незабавни съобщения

Причината, поради която всички обичаме незабавните съобщения, е, че - това е незабавно.

Но когато смесите двете и използвате имейл като заместител на незабавните съобщения, рискувате да бъдете досадни и непрофесионални.

Следователно трябва да знаете кога да изпратите имейл и кога да го последвате с друг. Не го прави направете грешката да изпратите твърде много последващи имейли защото може да работят от вкъщи. Не се обаждайте на някой, който иска да провери имейл.

Ако е спешно, използвайте друг начин на комуникация.

8. Използвайте хумор, за да лекувате, но пестеливо

Докато мнозина използват хумора, за да облекчат настроението в тези необикновени времена, проблемът с използването на хумор в имейлите е, че той може да даде обратен ефект.

Ако искате да използвате хумор в имейл, направете го само ако познавате добре човека. Не искате да излизате като неуважително или грубо, ако някой е в сериозна ситуация. Освен това, това, което звучи смешно, може да не се чете смешно.

Дума на мъдрите: Ако се съмнявате, най-добре е да го оставите настрана.

Задайте отговори извън офиса и подобрете баланса си между професионалния и личния живот

Докато изпращате имейли на хората в наши дни, вие също трябва да имате предвид часовете. С набирането на начин на живот от дома, границите между работата и личния ни живот се размиха. Отговорите извън офиса улесняват разбирането кога някой е на разположение за среща или отговаря на имейл.

Разгледайте настройките на вашия имейл клиент и конфигурирайте автоматични отговори, когато сте далеч или не сте на бюрото си. Например Gmail го нарича Vacation Responder, докато Microsoft Outlook използва Отговори извън офиса.

Надяваме се тези златни правила за писане на ефективни имейли и правилните навици за имейли да ви помогнат да спестите време и да създадете правилните отговори.

Избягвайте тези 6 грешки за по-добра комуникация по имейл и текст

Подобрете уменията си за комуникация, като избягвате грешки като използване на твърде много емотикони или въвеждане на всички главни букви.

Прочетете Напред

За автора