Цифров срещу Списък със задачи на хартия: Кое е по-добро?

Списък със задачи ви помага да се запишете предстояща работа и да я приоритизирате съответно. Тъй като всички ние имаме толкова много задачи в наши дни, ние сме склонни да пренебрегваме много от тях.

Поразяването от безбройните задачи не е необичайно, но не бива да изпадате в паника. Ако искате да сте сигурни, че няма да забравите нищо, можете да се възползвате или от приложение, или от списък със задачи на хартия.

Какво представлява списък със задачи на хартиен носител?

Управлението на времето винаги е било трудна задача. Що се отнася до изпълнението, нещата винаги се променят, независимо какво планираме. Списъкът със задачи е полезен за разрешаването на тези проблеми.

Списъците със задачи, направени на хартия, са най-старата форма на организиране на вашите задачи. Това може да бъде дневник, самозалепваща се бележка, тетрадка или дори лист хартия на щифт.

Какво представлява дигитален или списък със задачи, базиран на приложения?

В днешно време общият брой задачи, които един средностатистически човек изпълнява на ден, се е увеличил значително. Освен това цифровите устройства и приложения стават все по-важни.

В резултат на това използването на цифрови списъци със задачи е стратегически начин за планиране на задачите. Приложенията със списък със задачи ви позволяват да следите вашите задачи от вашия компютър или смартфон.

Свързани: Google Calendar + Tasks е единственият списък със задачи, от който някога ще се нуждаете

Плюсове на хартиен списък със задачи

Ако искате да правите нещата традиционно, можете да изберете списък със задачи на хартиен носител. Ползите от този списък със задачи са следните:

1. Писането на хартия се чувства добре

Много хора са били толкова заети с използването на лаптопи, че не са писали от години. Актът на записване на задачи на хартия може да ви предложи изключително удовлетворяващо усещане и да съживи вашето преживяване с писалка и хартия. Освен това има и чувство за постигнато, когато изпълнявате задача.

2. Достъпността на хартията е ненадмината

Независимо дали правите списъка си със задачи на тетрадки или индексни карти, можете да го носите навсякъде. Няма да има зависимост от устройството, достъпа до интернет или заряда на батерията.

Също така не е нужно да се притеснявате за синхронизиране на списъка на множество устройства отново и отново. Вместо това можете да запишете задачата на парчета хартия и по-късно да я запишете в консолидирания главен списък.

3. Няма зависимост от платформата

Ако ви омръзне марката на преносимия компютър, която използвате, можете веднага да преминете към друга марка. Всичко, което трябва да направите, е да запишете всичко в новия.

Не е нужно да се притеснявате за съвместимостта на операционната система или конфигурацията на приложението, да не говорим за опциите за импортиране / експортиране на данни.

4. Хартията ви държи далеч от екрана

Стоенето далеч от цифров екран (компютър или смартфон) може да ви помогне да свършите нещата без разсейване. Освен че причинява напрежение на очите, твърде многото време на екрана може да доведе и до безсъние, безпокойство и стрес.

Създавайки списък със задачи на хартия, ще дадете на тялото си необходимата ергономична почивка.

Свързани: FamiSafe: Приложението за крайно време на екрана и родителски контрол

Недостатъци на хартиените списъци със задължения

Изброяването на задачи на хартия има и някои недостатъци, като например:

1. Хартията ви забавя

Когато винаги използвате компютър, писането на задачите на хартия ще ви забави. Може да не намерите писалката на претрупаното си бюро и търсенето й може да отнеме повече време.

2. Незабравим артикул

Работата от няколко места може да направи пренасянето на преносим компютър неприятности. Въпреки усилията ви, може да забравите да носите тетрадката със себе си.

3. Няма аларма за напомняне

Нито един бележник или хартия не е снабден с аларма, така че не може да ви напомня за крайни срокове. Вместо това трябва да проверявате списъка многократно, за да ги запомните.

Плюсове на цифровия списък със задачи

Ако сте постоянно в движение и цифровите устройства са най-добрите ви приятели, би било добра идея да използвате приложение за списък със задачи. Предимствата на тези приложения включват:

1. Лесно за сортиране и създаване

Приложенията със списък със задачи улесняват изготвянето на нова задача, която трябва да изпълните. Освен това не е необходимо да въвеждате задачите по ред. Приложенията със списък със задачи ви позволяват да ги сортирате без усилие според вашите предпочитания.

Още по-добре можете да разчлените задача на части и да планирате изпълнението й поетапно. Приложенията също така осигуряват бързо създаване на задачи от основни шаблони.

2. Можете да персонализирате списъците си със задачи

Списъците със задачи се предлагат в различни формати. Всеки стил е уникален, а някои дори ви позволяват да го персонализирате. Организирането на задачите по цвят е друга полезна функция на изпълняваните приложения. За да създадете ярко изглеждащ списък със задачи, не са ви необходими цветни моливи, тъй като няколко щраквания ще свършат работа.

3. Безпроблемно синхронизиране и достъпност

Смартфоните се превърнаха в съществена част от живота ни. С списък със задачи, базиран на приложение, имате достъп до него по всяко време. Например хибриден работник, който работи от дома и офиса, би се радвал да има онлайн списък със задачи.

Можете да получите достъп до този списък от вашия офис компютър, домашен лаптоп и смартфон, благодарение на синхронизирането в реално време, което гарантира, че той винаги е актуален.

4. Работи като напомняния

Едно от предимствата на цифровите списъци със задачи е, че те могат да се използват, за да ви напомнят за предстоящи събития. Когато има твърде много задачи за изпълнение, набирането им не е достатъчно.

В резултат на това се нуждаете от своевременно напомняне преди крайните срокове, за да сте сигурни, че задачите са завършени навреме. Списъците със задачи ви напомнят за крайни срокове чрез имейл и известие, за да не забравяте никога.

5. Оставя ви отворени за разсрочване и организиране

Цифровите списъци със задачи предлагат безгранична гъвкавост по отношение на организацията на задачите и разсрочването. Можете да включите внезапна промяна на плана в забързания си живот в приложението си със списък със задачи. Просто променете крайния срок или нивото на приоритет, за да се синхронизирате с новия сценарий.

Свързани: Най-добрите характеристики на nTask за безпроблемно управление на проекти

Недостатъци на цифровия списък със задачи

Приложенията със списък със задачи също имат някои недостатъци. Ето няколко примера:

1. Софтуерна съвместимост

Всички приложения имат някои предпоставки за съвместимост. Така че, трябва да помислите за операционната система, паметта и изискванията за съхранение на приложението, което трябва да направите, преди да закупите нов лаптоп или смартфон.

2. Проблеми със сигурността

Тъй като данните от списъка ви със задачи се съхраняват онлайн, те са уязвими за кражба на данни. Наличието на списък с поверителни данни може да ви изложи на риск от пробиви в сигурността.

3. Добавено време на екрана

Списък със задачи, базиран на приложение, може да не е добра идея за вас, ако вече прекарвате много време на устройството си. Това ще ви накара да харчите повече екранно време на настолни компютри, смартфони или таблети.

Независимо дали става въпрос за хартия или приложение - повишената производителност трябва да бъде основната ви цел

Съставянето на списък със задачи и изпълнението им навреме е най-лесният начин да бъдете продуктивни. След като оценихте предимствата и недостатъците както на хартиените, така и на цифровите списъци със задачи, вече можете да изберете този, който най-добре отговаря на вашия начин на живот.

Как да създадете контролен списък в Microsoft Excel

Контролният списък е добър начин за проследяване на задачи или процеси. Ще ви покажем как да направите контролен списък в Excel, една проста стъпка в даден момент.

Прочетете Напред

За автора