Онлайн ръководство за управление на задачи: 10 съвета за избор на правилното приложение

По време на новата норма, броят на онлайн и офлайн приложенията за управление на проекти се увеличи многократно. В днешно време има стотици приложения, които могат да ви помогнат да управлявате ефективно бизнес проект, докато управлявате екип от сътрудници.

Ако се интересувате от закупуване на софтуер за управление на задачи, трябва да разберете дали приложението е достатъчно гъвкаво и мащабируемо, за да отговори на вашите цели. Прочетете, за да научите как да изберете правилния онлайн мениджър на задачи.

Какво е софтуер за онлайн управление на задачи?

Бизнес проектът включва множество зависими или независими задачи. Всеки член на екипа отговаря за една или повече задачи. Множеството задачи включват много начални и крайни дати, бюджет на време, бюджет на разходите, разпределение на ресурси, напомняния, доклади, документи и т.н.

Когато сложният компютърен софтуер управлява всички тези аспекти на даден проект, той е известен като софтуер за управление на задачи. Началото на пандемията убеди хиляди компании да се възползват от дистанционна работа. В резултат на това приложенията за управление на задачи вече са онлайн и се хостват на облачни сървъри.

Свързани: Плюсове и минуси на използването на Microsoft Excel като инструмент за управление на проекти

Стандартни характеристики на онлайн приложенията за управление на задачи

Тъй като търсенето на приложения за онлайн проследяване на задачи нараства, много ИТ услуги и фирми за разработка на софтуер предлагат универсални приложения за управление на проекти. Повечето от тези приложения обаче идват с набор от стандартни функции, необходими за основното управление на проекти. Тези характеристики са както следва:

1. Разработване на инструмента за преглед на списък със задачи

Повечето приложения за онлайн управление на задачи включват екран за преглед на задачи. Тук можете да видите всички задачи и подзадачи на текущи или завършени проекти.

2. Борда на Канбан

Разширеното приложение за онлайн мениджър на задачи ще включва борда на Kanban за внедряване Kanban за ефективно управление на проекти на индивидуално или организационно ниво. Приложенията визуализират цифрово Kanban дъски, които показват колони за В очакване, В процес на изпълнение, и Завършен състояния на задачи и карти като действителни задачи.

3. Диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е основната функция за управление на проекти на всяко приложение за онлайн проследяване на задачи. Диаграмите на Гант илюстрират напредъка на проекта чрез подредения метод на хоризонтална стълбовидна диаграма. Той може също така да визуализира зависимостите на задачите, изразходваното време и текущото състояние на задачите.

4. Известие за приложения по имейл или съобщения

Приложенията за онлайн управление на проекти също наблягат на поддържането на всички в течение, като предлагат актуализации на състоянието на проекта и дейностите в реално време. Винаги, когато приложението открие някакви промени в списъка със задачи, то незабавно уведомява назначения ресурс и собственика на проекта.

5. Проследяване на времето

Онлайн приложенията за управление на задачи се предлагат с програма за автоматично отчитане на времето за проследяване на производителността, използване на ресурсите, бюджет на проекта, часове за фактуриране и др. Собствениците на проекти могат да вземат решения в реално време, като видят ефективността на използването на времето на проекта.

Свързани: Най-добрите алтернативи на приложението за проследяване на времето Toggl

Повечето онлайн приложения за управление на задачи се предлагат с опции за маркиране и филтриране на задачи. Собственикът на проекта може да зададе конкретни маркери, като приоритетна работа, отчетен отдел, специфични умения, срок за доставка, фаза на разработка и т.н. Членовете на екипа могат лесно да филтрират задачи въз основа на тези тагове, за да намерят правилната задача.

7. Комуникация на екип или клиент

Стандартните онлайн приложения за управление на задачи започнаха да предлагат раздел за вътрешни и външни комуникации. Тези приложения включват модули като видеоконференции, гласови повиквания и текстови съобщения.

8. Генериране на отчети, съхранение на файлове и споделяне

Приложенията за управление на задачи също предлагат съоръжения за създаване на отчети, за да визуализират изпълнението на проекта, бюджета на ресурсите, недостатъчно ефективните ресурси, проблемите със задачите, тесните места на проекта и т.н.

Можете също да експортирате отчети като електронни таблици или PDF и да ги изпратите по имейл на екипа или клиента. Тези приложения също позволяват на сътрудниците на проекти да съхраняват и сигурно споделят важни файлове, свързани с проекти.

Свързани: Най-добрите характеристики на nTask за безпроблемно управление на проекти

Съвети за избор на най-доброто приложение за управление на задачи

Софтуерът за управление на задачи може да подобри общата производителност и годишните приходи за фирми от всякакъв размер. Въпреки това, на свободна практика, индивидуални предприемачи и малък бизнес трябва да изберат най-доброто приложение за управление на задачи, което опростява задачата и не добавя допълнително натоварване.

Освен горните стандартни функции, ще трябва да търсите и функции с добавена стойност. Ето най-добрите съвети, които ще ви помогнат при закупуването на перфектното приложение за онлайн мениджър на задачи:

На ниво екип или проект може да има конфликт на интереси между сътрудниците. Приложението трябва да позволява централен контрол за собственика на проекта и локален контрол за връстници. Администраторът на проекта трябва да има правото да персонализира достъпа до инструмента в зависимост от капацитета на сътрудника.

2. Контрол на поверителността и поверителността

В повечето проекти на свободна практика или на ниво предприятие е предизвикателство личната информация и интелектуалната собственост да бъдат поверителни. Трябва да потърсите софтуер за управление на задачи, който адресира опасенията относно поверителността на данните.

3. Cloud Platform Security

Най-доброто приложение за управление на задачи трябва да криптира всички изходящи и входящи данни според най-новите протоколи за сигурност на интернет комуникацията. Криптирането също трябва да функционира, когато приложението е в покой. Трябва да потърсите функции за сигурност като:

• Система за управление на самоличността и достъпа (IAM).
• Приложението е съвместимо с GDPR, DSGVO и SOC2.
• Разширен стандарт за криптиране (AES) 256-битово SSL криптиране.

4. Възлагане на задача и известяване

Ефективното онлайн проследяване на задачи трябва да позволява на членовете на екипа да разпределят задачи към тяхната група от централен списък със задачи. Освен това функции като ръководител на проекти, възлагащи задача на определен ресурс в зависимост от набора от умения, ще добавят стойност към инструмента.

Когато собственик на проект възлага задачи или когато ресурс претендира за задачи, той трябва да уведоми отговорните лица.

5. Синхронизиране с личен календар

Тъй като тенденцията за отдалечена работа се увеличава, силно се препоръчва приложението ви за онлайн проследяване на задачи да се синхронизира с личния ви календар. Ако можете да видите всички лични и професионални ежедневни задачи на един екран, ще бъдете по-ефективни при постигане на висока производителност.

6. Интеграция на приложения на трети страни

Най-доброто приложение за управление на задачи трябва да позволява безпроблемна интеграция с други приложения като графични проектиране, електронна таблица, текстов процесор, имейл клиент, съобщения, видеоконференции, цифров бяла дъска и др. Интеграцията с професионални приложения ви позволява да намерите всички свързани с проекта ресурси на едно място.

7. Съвместимост с няколко устройства

Потърсете онлайн инструмент за проследяване на задачи, който ви позволява да влезете от всяко устройство като Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS и т.н. Ще получите по-голяма стойност за парите, ако приложението ви позволява да спестите напредък на едно устройство и да започнете да работите гладко от друго устройство.

8. Анализ, базиран на AI

Някои приложения за управление на задачи също се предлагат с вграден AI, който генерира анализи на високо ниво за минали проекти. Като вземате прозрения от такива доклади, можете да планирате по-ефективно бъдещи проекти при по-малък бюджет.

9. Достъп до поддръжка на клиенти

Понастоящем повечето приложения предлагат поддръжка на клиенти чрез чат, имейл и телефон. Когато купувате онлайн приложение за проследяване на задачи, разберете дали разработчикът предоставя адекватни общи и технически услуги за поддръжка.

10. Структура на ценообразуването

Потърсете онлайн приложение за управление на задачи, което предлага гъвкава ценова структура. Вземете бюджетен план за начално ниво, когато сте начинаещ екип, и мащабирайте, докато вашите проекти и ресурси се увеличават.

Подходящо ли е приложение за онлайн управление на задачи?

Търсенето на най-доброто онлайн приложение за управление на задачи може да отнеме много от вашите часове за производителност. Можете да следвате горните съвети, за да получите идеалния софтуер за управление на задачи за вашия бизнес и да избегнете загубата на ценно време.

ClickUp срещу Асана: Кое е по-добро за управление на проекти?

Има много опции за софтуер за управление на проекти, ето няколко съвета, които ще ви помогнат да изберете между Asana и ClickUp.

Прочетете Напред

За автора