Как да използвам изгледи на филтри в Google Sheets

Google Sheets се превърна в една от най-добрите алтернативи на Microsoft Excel за много компании. Google Sheets предлага няколко начина за филтриране на данни и създаване на изгледи на филтри. Когато прилагате филтри, можете да се концентрирате върху спецификите на вашия набор от данни.

Използвайки филтрирани изгледи, можете да приложите няколко филтъра към масив от данни и след това да ги запазите за използване по-късно. Можете да сортирате данните, без да нарушавате реда в оригиналния набор от данни. В резултат на това вашият колега, който може да работи по същия набор от данни едновременно, няма да бъде обезпокоен.

Примерни данни за създаване на филтри

По-долу можете да намерите данни за продажбите на различни хранителни стоки за различни щати в САЩ.

Така че, да речем, че се интересувате само от данните за продажбите на месо за различни държави. Един от начините да направите това е да сортирате набора от данни и да се съсредоточите върху желаните от вас данни. Това обаче ще промени реда на вашите данни в оригиналния лист.

В тази статия обсъждаме алтернативни методи за филтриране на данни, които включват информация за продажбите на месо. Разберете как можете да направите това.

Избор на набор от данни за прилагане на филтър

1. Изберете всяка клетка от целия набор от данни.

2. Отидете на лента с инструменти и кликнете върху създайте филтър.

Избран е целият набор от данни, както е показано по-горе. Има обаче случаи, когато функцията за филтриране не може да открие целия набор от данни, когато има пропуски между различни колони.

Тъй като има пропуск между редове 4 и 6, той може да филтрира само част от набора от данни. Затова премахнете всички пропуски и нередности от набора от данни, преди да продължите напред.

Свързани: Как да използвам функцията ФИЛТЪР в Google Sheets

Избиране на правилния набор от данни за прилагане на филтър

За да запазите разликата между колоните на място, изберете ръчно целия набор от данни.

1. Изберете данните започвайки от заглавката до края на набора от данни (включително всички пропуски между тях).
2. Кликнете върху създайте филтър опция.

Въпреки че разликата остава, изгледът на филтъра ще приложи филтрите към избраните данни.

Прилагане на филтър от лентата с данни

1. Изберете данните искате да филтрирате.
2. Отидете на данни панделка.
3. От менюто Изглед на филтри кликнете върху създайте филтър.

Опции за филтриране на данните

Като кликнете върху иконата на филтъра пред която и да е заглавка, ще видите различни опции за прилагане на филтъра към данните в този ред.

Можете да филтрирате данните чрез цветове, условия и стойности, както е показано по-горе. И четирите хранителни стоки вече са проверени по подразбиране, което в този случай няма да ви е необходимо. С помощта на бутона Изчистване над квадратчетата за хранителни стоки премахнете отметките от всички квадратчета.

Можете да филтрирате данните, като проверите някоя от наличните опции. Нека приложим филтъра, за да извлечем само данните за месото от целия набор от данни.

1. Проверете месо кутия (например).
2. Кликнете върху Добре.

Това ще филтрира информацията за месото във вашия лист, без да се засяга действителният работен лист, споделен от множество потребители.

Можете да видите по-горе, че данните все още са в същите редове с липсващи няколко реда, които не са част от филтъра.

Копиране на данни от изглед на филтър

Предимство на изгледите на филтри е, че можете да копирате и поставите филтрираните данни в други листове. Всеки път, когато правите това, са необходими само филтрираните данни, без да се копира целият набор. Също така, поставянето му в нов лист няма да пропусне скрити редове във вашия филтър.

1. Копирайте данните, като натиснете CTRL + C.
2. Отворете a нов лист.
3. Поставете данни с CTRL + V.

Филтрираните данни първоначално бяха в редове 4, 7, 11, и 17. След поставяне обаче поръчката е нормална. Така че, ако трябва да изпратите филтрираните данни на колега, можете да копирате данните, без да е необходимо да променяте редове и колони.

Филтриране на данни с предварително дефинирани условия

В допълнение към ограничаването на типа хранителни стоки, да предположим, че искате да обусловите горните данни и по отношение на печалбата. Печалбите от месо само с филтри, които са по-големи от 10 000. След това щракнете върху филтър стрелка за колоната печалба.

Както в предишния пример, можете да правите селекции, като поставяте отметки в квадратчетата. Наличните ни отметки не ни позволяват да обработваме данните според нашите нужди. Вместо това можете да използвате филтъра по опция условие тук.

1. Кликнете върху филтриране по състояние.

2. Изберете от наличните условия по-велик от.

3. Сега, въведете стойността, което е печалбата от 10 000.

4. Щракнете Добре за прилагане на филтъра.

В Юта продажбите на месо доведоха до печалба от 8435, което е по-малко от 10 000. В резултат на това тези данни не са включени във филтърния изглед, тъй като не отговарят на прага на печалбата.

Свързани: Как да използвам условно форматиране в Google Sheets

Сортиране на данни във филтърни изгледи

Сортирането на данните във филтърния изглед отнема повече внимание. Ако сортирате директно конкретна колона, възходяща или низходяща, ще промените реда на сортиране в оригиналния лист с данни. За да го сортирате, ще трябва да създадете филтриран изглед.

1. Отидете на превключване на филтъра и кликнете върху стрелка надолу.

2. Изберете запазване като изглед на филтър.

Интерфейсът се променя на нов с тъмни граници, потвърждавайки, че сте във филтърния изглед. Тук можете да сортирате данни по начин, който не променя първоначалния ред на сортиране.

1. Кликнете върху филтър стрелка в заглавката на печалбата.

2. Избирам сортиране A - Z.

Сега стойностите са сортирани в низходящ ред.

3. Преименувайте файлаи ще бъде автоматично запазено.

Отново можете да промените името на филтърния изглед, да актуализирате диапазона, който сте сортирали, да дублирате или дори да го изтриете, като отидете в настройките на филтърния изглед от дясната страна.

Натиснете Отказ, и ще се върнете към нормалния изглед.

Проверка на изгледа на запазения филтър

1. Отидете на превключване на филтъра.
2. Изберете някой от запазените изгледи на филтъра.

Ще се върнете към изгледа на филтъра, ако щракнете върху Печалба по-голяма от 10 000.

Вземете повече от вашите Google Таблици

Когато сте във филтърен изглед, не засягате опита на хората, които едновременно разглеждат един и същ лист. Все още ще има достъп до оригиналния набор от данни. Тази функция може да бъде полезна при преглед на данни в споделени листове.

Как да сортирате колони като професионалист в Google Sheets

Ще ви покажем как да сортирате и филтрирате колони, за да организирате данните в електронната си таблица в Google Sheets.

Прочетете Напред

За автора