Как да защитите с парола и да заключите вашите Google Sheets

Защитата на вашите Google Sheets ви позволява да избегнете безпрецедентни промени в съществуващите данни. Освен защитата на вашия лист, можете също да персонализирате начина, по който хората пишат в него, като промените разрешенията за редактиране.

В тази статия ще ви покажем как да защитите вашите Google Таблици и да подобрите сигурността им.

Защо да защитим вашите Google Таблици

Вашите електронни таблици в Google може да съдържат важни данни, които не искате да променяте. Възможно е обаче да нямате друг избор, освен да споделите листа по различни причини, като започнете с просто четене до записване на данни в него.

Понякога може да се наложи дори да премахнете ограничението по подразбиране за достъп, поставено във вашите Google Sheets, така че всеки да има достъп до него.

В този случай трябва да предотвратите случайната модификация на важни клетки. Това могат да бъдат клетки, които показват някои изчисления или тези, от които зависят други клетки, съдържащи изчислени изходи.

Независимо от ситуацията, защитата на вашия лист не позволява на никого да редактира съдържанието му. Заключвайки вашия лист, всеки, който няма разрешение за писане, може само да го достъпва и чете, а не да го редактира.

Как да защитим целия Google Sheets

Докато защитавате вашите Google Таблици, можете да изберете или да попречите на някой освен вас да го редактира, или да изберете да предоставите разрешение за редактиране на някои хора. Нека да видим как можете да се справите с който и да е вариант:

Предотвратете редактирането на вашите Google Sheets на всеки освен вас

Ето как да предотвратите актуализирането на вашия лист с изключение на вас:

1. Щракнете върху горната лента на Google Sheets Инструменти.
2. Изберете Защитете листа от опциите.
3. Попълнете незадължителното Въведете описание поле.
4. Изберете листа искате да защитите от падащото меню опция листа под полето за описание.
5. Щракнете Задайте разрешения.
6. За да ограничите разрешението за редактиране само на вас: отметнете Ограничете кой може да редактира този диапазон.
7. От падащото меню под него изберете Само ти.
8. Щракнете Свършен за извършване на промените. След това накрая щракнете Свършен отново.

Дайте разрешение за редактиране на избрани хора

Както споменахме по-рано, можете да изберете кой да пише в Google Sheets. За да направите това, трябва само да актуализирате настройките за разрешения във вашите Google Sheets и да им предоставите достъп чрез техния имейл адрес:

1. Щракнете Инструменти> Изберете Защитете листа> въведи а описание.
2. Изберете листа искате да защитите от падащото меню.
3. Щракнете Задайте разрешения. След това изберете Ограничете кой може да редактира този диапазон.
4. Избирам Персонализиран от падащото меню.
5. Отметнете имейл адресите искате да дадете разрешение за писане, ако преди това сте споделили своите Google Таблици с тях.
6. Ако избраният от вас имейл адрес не е в списъка, въведете го или го поставете в Добавете редактори поле. Можете да добавите повече от един имейл адрес наведнъж. Но се уверете, че ги разделяте със запетая.
7. Хит Свършен когато е доволен.

Забележка: Ако сте посочили някои имейл адреси в Добавете редактори поле, можете да продължите и да споделите своите Google Таблици с тях, ако още не сте го направили. Това е всичко за заключване на всичките ви Google Sheets.

Задайте меко предупреждение за редактиране на клетки

Понякога вашият лист може да съдържа чувствителни данни, които не искате да променяте сами. Например, това може дори да са данни, идващи от Google Forms във вашите Google Sheets.

Свързани: Как да интегрираме Google Формуляри с Google Sheets

Въпреки че не можете да се блокирате от редактирането на листове, които притежавате, можете да кажете на Google да изведе меко предупреждение всеки път, когато се опитате да редактирате някои листове. Това ви позволява да предотвратите случайно редактиране на такива листове или поне да получите предупреждение, преди да го направите.

Това е дори полезно, ако управлявате много листове наведнъж и искате да запазите раздел на тези, които не искате да променяте. Също така е чудесна възможност да помислите, ако не споделяте своите Google Sheets с външни лица.

Ето как да зададете меко предупреждение преди да редактирате вашите Google Sheets:

1. Щракнете Инструменти.
2. Отидете на Защитете листа.
3. Избирам Задайте разрешения.
4. Изберете Покажете предупреждение, когато редактирате този диапазон.
5. Щракнете Свършен за да запазите промените.

Недостатък на тази опция обаче е, че всеки все още може да редактира вашия лист, дори ако няма разрешение за писане. Това е така, защото Google показва предупреждение само преди по-нататъшно редактиране. Така че хората винаги могат да продължат да го редактират така или иначе.

Свързани: Клавишни комбинации на Google Sheets за Windows и Mac

Ето предупреждението, което получавате всеки път, когато вие или някой се опитате да напишете в своите Google Sheets:

Как да заключите избрани клетки в Google Sheets

Въпреки че сте разрешили на някои хора да редактират вашия лист, все пак може да искате да им попречите да актуализират някои клетки или колони в листа. Ето как да направите това:

1. От лентата на листа щракнете Данни.
2. Изберете Защитени листове и диапазони.
3. Щракнете Добавете лист или диапазон.
4. Попълнете Въведете описание поле.
5. Ще видите поле под полето за описание, предварително попълнено с диапазон от данни по подразбиране. Щракнете върху малкото поле вдясно от този диапазон.
6. Въведете клетката, която искате да защитите. Например, за да защитите клетка G3, напишете Лист! G3.
7. За да защитите набор от клетки, поставете двоеточие след първоначалната клетка по следния начин: Лист! B3:.
8. След това въведете клетката, където искате защитата да покрие: Лист! B3: F14. Например, за да защитите цяла колона, можете да използвате Лист! G1: G40. Това важи и за цял ред.
9. Като алтернатива можете да маркирате клетките, които искате да защитите, и това ще се отрази в полето за диапазон. Но това не е съвсем практично, когато имате много редове или колони.
10. Щракнете Добре когато сте готови с настройването на диапазона на клетките си.
11. Щракнете Задайте разрешения за да зададете предпочитанията си за разрешение за писане, както искате, като използвате стъпките, които подчертахме по-рано.
12. Накрая щракнете Свършен.

Как да освободя някои клетки от защита в Google Sheets

Ако искате да заключите по-голямата част от клетките си и да оставите няколко от тях отворени за актуализации, можете да освободите тези няколко клетки от защита и да поставите заключване на останалите:

1. Щракнете Инструменти.
2. Изберете Защитете листа.
3. Погледнете под падащото меню с опции за листа и поставете отметка С изключение на определени клетки.
4. Щракнете върху малкото поле вдясно от предварително попълнения диапазон.
5. Въведете диапазона от клетки, който искате да освободите от защита в полето на диапазона: например въведете С3 за освобождаване само на третата клетка от третата колона. Или напишете A3: C3 за освобождаване на третата клетка от първата колона до третата клетка от третата колона.
6. Продължете и кликнете Задайте разрешения. След това използвайте стъпките, които подчертахме по-рано, за да зададете вашите разрешения за запис.
7. Щракнете Свършен когато са доволни от освобождаването.

Как да премахнете защитата от вашите Google Таблици

Ако вече не искате да защитавате своите Google Таблици, можете също да премахнете разрешенията, които сте задали по-рано. Това е доста лесно:

1. На лентата на Google Sheets щракнете Данни
2. Отидете на Защитени листове и диапазони
3. Ще видите описанието на защитата, която сте задали по-рано като нейната идентичност. Щракнете че!
4. Погледнете вдясно от описанието и щракнете върху икона за изтриване.
5. Накрая щракнете Премахване.

Работете с Google Sheets като професионалист

След като знаете как да зададете различни разрешения за Google Sheets, можете да го споделяте с други, знаейки, че те не могат да променят данните ви, освен ако не им разрешите да го направят. Можете да направите това с организационни листове, които управлявате сами или с екип.

Как да изпращаме групови имейли в Gmail от Google Sheets

Научете как да създавате и доставяте визуално различно сливане на поща с помощта на Google Sheets и Gmail.

Прочетете Напред

За автора