Как да подготвим списъци със задачи, използвайки матрицата на Айзенхауер

Можете да подобрите производителността си, като планирате правилно задачите и минимизирате разсейването. Но как човек дава приоритет на задачите? Поставянето на всичко във вашия списък със задачи гарантира, че първо ще изпълнявате най-важните задачи, а след това второстепенните.

След като имате списък с всичките си задачи, отделете малко време за организиране и приоритизиране, за да сте сигурни, че правите правилните неща в точното време. В тази статия ще научите как да приоритизирате задачите си в зависимост от необходимото внимание и как можете да използвате принципа на Айзенхауер, за да ги изпълните правилно.

Различни видове внимание

Преди да приоритизирате задачите си, нека разберем различните видове внимание, от които се нуждае всяка задача.

1. Проактивно внимание: Това е видът внимание, който трябва да бъде насочен и поддържан, за да се изпълнят най-трудните или сложни задачи. Писането на дипломната работа, изпращането на имейли за проектни предложения, решаването на академичен проблем, създаването на видеоклип в YouTube са задачите, които изискват най-голям фокус. За да изпълните тези задачи, трябва да обърнете проактивно внимание.

2. Активно внимание: Активното внимание се отнася до внимателното внимание, необходимо за справяне с ежедневни повтарящи се задачи на умерено ниво. Повечето от по-незначителните ежедневни дейности, като планиране на вашите срещи в Google календар, изпращане на чакащи имейли, изпращане на важни документи на колеги, изискват активно внимание. Въпреки че не създавате активно нещо, все пак се нуждаете от внимание, за да свършите нещата.

3. Неактивно внимание: За относително лесни задачи, които можете да автоматизирате, се изисква минимално внимание. Почистване на нежелана поща от вашата поща, анулиране на чернови на имейли, изпращане на покани за събития до списък на вашия колега, всички тези дейности изискват едно кликване. За такава задача не се нуждаете от подходящо активно внимание.

Приоритизиране на задачите според нивото на внимание

Приоритизирането на задачите ви според нивото на внимание, което те изискват, е отличен начин да изброите ежедневните си дейности.

Всички онези задачи, които изискват проактивно внимание, със сигурност са от голямо значение за вас. Струва си да отделите повече време за тези задачи, така че те трябва да са тези, с които започвате деня си. Също така, опитайте се да разпределите най-фокусираните и свежи часове от деня си за тези дейности. Грабването на чаша кафе и хвърлянето на слушалки може да ви помогне да останете инициативни.

Задачите, изискващи неактивно внимание, стоят между проактивни и неактивни дейности. Можете да разпределите тези часове през деня, когато не сте нито активни, нито неактивни. Ако трябва да се обадите на приятеля си, сутринта може да не е подходящият момент да го направите. Така че, не губете активните си часове за такива дейности.

Можете да планирате задачите, които изискват само вашето неактивно внимание към часовете в деня, когато попаднете в мързеливата зона. Това е идеалният момент да ги проверите бързо от списъците си със задачи. По този начин ще използвате ленивите си часове, за да направите нещо продуктивно с напредването на деня.

Нека да приложим горните концепции за приоритизирайте списъците си със задачи в todoist. За това вижте списъка с 6 задачи, които трябва да направите през деня.

Горният списък със задачи, написването на сценария и заснемането на видеоклипа в YouTube изисква по-голямата част от вашето внимание. И така, кликнете върху двете задачи и задайте приоритета на една.

1. Кликнете върху три точки пред всяка задача.

2. Нагласи приоритет до червеното знаме.

Ще видите, че всички задачи с приоритет една ще се движат над всички останали задачи.

Докато се срещате с шефа си и се обаждате на приятел, не е нужно да бъдете инициативни. Не можете обаче да правите и двете, когато сте мързеливи и летаргични. Така че, задайте тези задачи като свой втори приоритет, като изберете оранжевия флаг от настройките за приоритет.

Изпращането на покани по имейл до колеги и прехвърлянето на данните в MS-Excel са две задачи, които изискват вашето неактивно внимание. Така че, задайте ги на вашето приоритетно дърво, като изберете синия флаг от настройките за приоритет.

По този начин можете да приоритизирате задачите в списъка си със задачи, като решите какво ще бъде проактивно, неактивно и активно. Само да се обърне необходимото внимание, което отговаря на всяка задача, изисква да постигнете целите си за ефективност.

След като приоритизирате ежедневните си задачи и разберете вниманието, което всяко от тях изисква, е време да ги съобразите с действителния работен ден. Методът на Айзенхауер е добре познат метод, който учи как да се справяме с различни видове рутинни задачи.

Свързани: Най-добрите приложения със задачи за фокусиране върху задачите

Поставяне на задачи в ежедневния ви график с помощта на матрицата на Айзенхауер

Според Айзенхауер можете да разделите всички задачи на четири различни категории в зависимост от това колко важни и спешни са те. След това или го правите незабавно, делегирате го, отлагате го или го изхвърляте изцяло.

Нека да обсъдим накратко всяка от тези категории:

1. Направи го: Отнася се за изпълнението на задача, която не можете да избегнете. Познавайки неговата важност и чувствителност към времето, вие веднага го попълвате.
2. Делегирайте го: Предавате задачата на някой друг, а той се грижи за нея.
3. Отложете: Искате да го направите сами обаче по-късно през деня. Това са задачите, които можете да оставите настрана и да ги планирате съответно.
4. Изхвърлете го: Отнася се за изхвърляне на онези задачи, които не струват вашето време и тези задачи не са нищо повече от разсейване.

Ето как методът на Айзенхауер се прилага за задачи в todoist.

Заснемането на видеоклипа в YouTube е първата задача, така че трябва направи го първо, тъй като това е вашият приоритет. Следващият ви приоритет е да напишете скрипт, нещо, което можете делегат на вашия писател. По същия начин можете да делегирате задачата за прехвърляне на данни в Excel.

Срещата с шефа и обаждането на приятели може да се забави, така че отлагам тези две задачи. И накрая, ако нямате време, можете изхвърляне изпращане на покани по имейл и ги направете по-късно.

Това е най-простият и ефективен начин да управлявате правилно работната си рутина. В противен случай може да сте супер заети с изпълнението на задачите в неподходящо време неефективно, освен да сте продуктивни.

Свързани: Todoist Shortcuts Cheat Sheet за управление на задачите

Вземете повече от списъците със задачи

Независимо дали сте сутрешен човек или нощна бухал, филтрирайте най-ефективните си часове и ги разпределете за изпълнение на задачи, изискващи активно внимание. Вашият приоритет трябва да бъде да не позволявате на неактивни и активни задачи да ви разсейват от активните.

Започнете да използвате приложения за производителност, които ви помагат да се представяте по-добре под натиск и да останете дисциплинирани.

Как да се изпълнява под натиск: 8 приложения за производителност, които помагат

Времето и натискът могат да ви направят по-продуктивни. Добавете тези полезни приложения за производителност към вашия работен процес за положителни резултати!

Прочетете Напред

За автора