Как да използвам матрицата на 4 квадранта на Covey за ефективно управление на времето

Сред всички ценни активи, които притежавате, времето е най-ценното от всички. В съвременния забързан свят липсата на управление на времето е най-важният проблем, който хората имат. С толкова много време, прекарано в работа, няма време за лични занимания.

Обичайно е да се чувствате затрупани с отговорности и дейности. Колкото повече работите, толкова по-назад се чувствате. Вместо да решите какво искате да правите, вие реагирате на случващото се около вас.

Статията обяснява как можете да използвате стратегията на Четири квадранта на Covey, за да се съсредоточите върху най-важните задачи и да бъдете по-продуктивни.

4 квадранта на Covey

Стратегията за управление на времето в 4 квадранта е създадена от Стивън Кови. Автор е на известната книга „Седемте навика на високоефективните хора“. Матрицата на Кови помага да се приоритизират задачите въз основа на наличното време за оптимална ефективност.

Основната идея на тази стратегия е да разделите дейностите си на четири квадранта в зависимост от тяхното значение и спешност. Нека обсъдим и двата термина, преди да преминем към самата стратегия.

1. Важно: Това са задачите или целите, които най-вероятно ще повлияят на вашия дългосрочен успех.

2. Спешно: Спешните задачи са тези, които изискват незабавни действия. Не можете да ги забавите.

Четири квадранта на матрицата за управление на времето

Това са четирите квадранта на Матрицата за управление на времето:

1. Q1: Спешно и важно.

2. Q2: Не спешно, но важно.

3. Q3: Спешно, но не важно.

4. Q4: Не е спешно и не е важно.

Като приоритизирате задачите си в четири квадранта, можете да правите разлика между задачите, които в крайна сметка правят реална разлика. Следва кратък преглед на съдържанието на всеки квадрант.

Q1: Спешно и важно:

В матрицата за управление на времето на Кови този квадрант се намира горе вляво. Проблемите и кризите, които изискват незабавно внимание, спадат към квадранта. Пренебрегването им в дългосрочен план може да бъде проблематично за вас.

Подготовката на презентация за важна среща, която ще започне след кратко време, е вид задача, която попада в квадрант. Спешно е, защото нямате много време за това и е важно, тъй като трябва да го подготвите преди началото на срещата.

Задачите, включващи срокове, училищни задачи, ежедневно изпращане на имейли и подобни дейности с пряко въздействие са спешни и важни.

В2: Не спешно, но важно:

В матрицата за управление на времето на Кови този квадрант е горе вдясно. В този квадрант ще намерите задачи, които са пряко свързани с вашите дългосрочни цели. Изисква внимателното ви внимание; обаче не е спешно, тъй като няма ограничено време за изпълнение на тази задача.

Ако имате дългосрочна цел да утвърдите репутацията си в офис или клас, това може да не е толкова спешно; все пак е важно. Развитието на взаимоотношения, дългосрочното планиране, личностното развитие, подобряването на здравето и свързаните с тях дейности попадат в този квадрант.

Q3: Спешно, но не важно:

Този квадрант се намира в долния ляв ъгъл на матрицата за управление на времето на Кови. Всички тези дейности може да ви се сторят спешни, но можете да ги премахнете от работния процес, тъй като те имат минимално значение за вас.

Да приемем, че работите по важен проект и ви се обажда колега с молба да се присъедините към среща. Ако събранието е непланирано без дневен ред, можете да изберете да го пропуснете. Тъй като като цяло няма да има никакво положително въздействие върху живота ви.

С други думи, всички губещи време дейности попадат в този квадрант. Без значение дали това са маловажни обаждания или изпращане на имейли, които не добавят никаква стойност.

В4: Не спешно и не важно:

В матрицата за управление на времето на Кови този квадрант е в долната дясна страна. Всички дейности, които отнемат време, без да създават никаква стойност, попадат в този квадрант. Можете да спестите ценно време, като избягвате тези задължения и го харчите за по-ценни дейности.

Задачите, които правите само за забавление, като гледане на телевизия, сърфиране в мрежата с часове, клюки за хора, не са нито спешни, нито важни за вас.

Свързани: Начини за проследяване на вашите цели за управление на времето

Ползи от следването на матрицата за управление на времето на Covey:

1. Повишаване на производителността: Следването на матрицата за управление на времето променя начина, по който се справяте със задачите, като ви помага да ги приоритизирате по-добре. Ако намалите времето, което отделяте за задачи, можете значително да увеличите производителността си.

2. Баланс между работата и живота: Като планирате добре, можете ефективно да се отървете от забързаната си рутина. По този начин можете да прекарвате повече време с приятелите и семейството си.

3. Преследване на цели: Като насочите вниманието си към важни задачи, можете да ускорите процеса на преследване на целите.

4. Избягва неудобството: Като разпознавате неотложните задачи, можете да ги разграничите от по-неотложните, за да спазите по-добре сроковете. По този начин можете да избегнете неудобството и да запазите репутацията си.

Значение на поставянето на задачите в десния квадрант:

Дори и след като разберете тази стратегия, остава задължително да задавате задачи на правилните квадранти. Най-добре би било да определите важността и спешността на задачата, преди да я поставите във всеки квадрант. Уверете се, че прекарвате добре време, подреждайки задачите си в различни квадранти, за да улесните гладкото им изпълнение.

Свързани: Съвети за производителност, които дават масивни резултати

Доброто разбиране на матрицата за управление на времето е предпоставка за правилното й прилагане. Поставете тази стратегия да работи върху вашата ежедневна задача, за да видите дали има някакво значение. Като управлявате времето и се поставяте на правилното място, можете значително да повишите производителността си.

Бъдете по-организирани със стратегията за управление на времето на Covey

Четири квадрантната матрица на Кови е един от най-важните и известни модели в света на управлението на времето. Правилното спазване на тази стратегия ще ви помогне да бъдете по-продуктивни и да останете по-активни.

Перфектната организация и правилното приоритизиране на задачите ви позволяват да постигнете повече за по-малко време. Можете също така да определите кои задачи изискват повече внимание и да ги разпределите съответно.

Можете обаче да пренасочите времето от дейности с по-ниска стойност към такива с по-висока стойност, дори когато това време е незаменимо. Ако все още се мъчите да организирате деня си, можете да потърсите други стратегии за управление на времето като правилото 80/20, за да се превърнете в по-организиран човек.

Използвайте правилото за управление на времето 80/20, за да приоритизирате задачите си

Как максимизирате времето си? Ако вече приоритизирате, делегирате и все още се борите да свършите всичко, трябва да опитате правилото 80/20, известно още като Принцип на Парето.

Прочетете Напред

За автора