Как ефективно да търсите файлове и папки в Google Apps

Google се опитва да помогне на своите потребители да бъдат продуктивни и една функция, на която трябва да обърнете достатъчно внимание, е функцията за търсене. Наглото търсене в Gmail или Google Workspace и намирането на нищо в замяна може да бъде изключително разочароващо.

Някои функции на Google Workspace като Google Cloud Search, оператори и разширени опции за търсене могат да помогне на корпорациите, малкия бизнес, на свободна практика и дори на широката общественост да се измъкнат от това търсене на коловоза. Нека разгледаме по-отблизо тези функции и съвети.

Използвайте Google Cloud Search за разширени функции за търсене

Cloud Search е предимно за големи компании и малък бизнес. В миналото можете да изтегляте добавки от Gmail Labs, които ви позволяват да търсите едновременно в различни платформи като Google Docs и Gmail. Gmail Labs обаче вече го няма.

С Google Cloud Search можете да търсите едновременно във всички платформи (Google Docs, Sheets, Gmail и др.).

Възможна е безплатна пробна версия и Cloud Search се предлага с Google Workspace или като платена самостоятелна функция. Тази функция е особено полезна за организации, които работят отдалечено - хората могат да имат достъп до файлове и имейли с една и съща лента за търсене, вместо да превключват разделите.

Можете също да интегрирате лентата с инструменти за търсене в облак с Google Сайтове. По този начин можете да имате специален уебсайт за търсене на вашето организационно съдържание.

Филтри на Google Drive и разширено търсене

Google Drive е друго решение на едно гише за намиране на вашите документи или носители. Лентата за търсене в Google Drive е подобна на полето за търсене в Google Docs и Sheets.

Това предполага, че използваните тук оператори за търсене също работят в Google Docs или Sheets.

1. Използване на филтрите

За да филтрирате търсенето си в Google Drive, просто кликнете върху падаща стрелка от дясната страна на лентата за търсене и прозорецът за търсене ще се появи.

• Използвайки Тип опция, можете да филтрирате PDF файлове, папки, документи, видео, аудио и т.н.
• The Собственик опция се използва за търсене на файла, когато знаете имейла на собственика му.
• Местоположение се използва, когато искате да посочите папката на файла. (Например: „Кошче“, „Със звезда“ или друга папка.)
• В Дата на промяна, можете да въведете последната дата за редактиране на файла.
• Име на предмета ще търси специално заглавието на файла.
• Включва думите ще търси файл с конкретни ключови думи.
• В Споделено с, въведете имейл адреса на споделения получател.

Щракнете върху Търсене в долната част на интерфейса, ако се съгласите с филтрите, или щракнете върху Нулиране бутон, за да премахнете или върнете настройките.

2. подробно търсене

Използвайте тези оператори за търсене за конкретен файл, дума, видео и аудио.

• Цитати: Използвайте ги, когато търсите точна фраза. (Например: "Задание 18")
• Знак за минус: Използвайте това, за да изключите определена дума от думата за търсене. (Например, ако искате да търсите „Задание“, но не и „Заданието е завършено“, просто напишете „Заданието е завършено“).
• собственик: Намерете файлове от конкретен собственик. (Например: собственик: [email protected])
• създател: Намерете файлове от създателя. (Например: създател: [email protected])
• да се: Намерете файлове по името на получателя. (Например: до: [email protected])
• от: Намерете файлове, изпратени до вас от някой. (Например: от: [email protected])
• е: starred: Намерете елементи, които сте означили със звезда.
• е: binned: Намерете елементи в папката „Кошче“.
• Тип: Намерете документи по техния тип. (Например: тип: електронна таблица, тип: документ, тип: слайд)
• преди и след: Намерете елементи от последната редакция. (Например: преди: 04-05-2021)
• заглавие: Търсене на елементи по заглавието им. (Например: заглавие: Олимпийски игри)

Свързани: Неща, които не знаехте, Google Docs биха могли да направят

„Търсене в Google“ все още е в ...

Разширените функции за търсене и операторите ще улеснят намирането на файлове и ще спестят време, но ние все още са далеч от намирането на един инструмент, който може да търси във всички приложения на Google, без да нарушава банка.

5 трикове за търсене в Gmail, които всеки опитен потребител трябва да знае

Ето някои полезни трикове за търсене, които всеки потребител на Gmail трябва да знае.

Прочетете Напред

За автора