Как да създадете професионално изглеждащи Excel таблици

Microsoft Excel е чудесна програма за електронни таблици с общо предназначение. Като се има предвид колко лесно е да се използва, непременно ще възникнат грешки при създаването на по-сложни електронни таблици.

Някои от най-често срещаните грешки включват сложни отношения, скрита информация, неразбираеми изчисления или просто грешки. За да създавате и поддържате постоянно добри файлове на Microsoft Excel, има няколко неща, които винаги трябва да имате предвид.

Как да подготвим добра електронна таблица?

Първото нещо, което трябва да направите, е да изберете организационен стандарт, преди да започнете да разработвате електронната си таблица. Ако работите в професионална обстановка, този организационен стандарт ще постави началото на всички потребители, които ще използват / работят върху вашата електронна таблица.

Споделеният стандарт подобрява вашата комуникация с екипа и ще спести време за разработка.

Въпреки това е от решаващо значение да създадете електронната си таблица, имайки предвид бъдещето. Трябва да сте подготвени, тъй като със сигурност ще попаднете на случаи, за които не сте били наясно, когато сте започнали да настройвате електронната таблица.

Като имате предвид бъдещите промени, можете да направите работния си лист по-траен. Това от своя страна означава, че губите по-малко време, за да създавате заместващ работен лист.

Свързани: Как да работя с раздели на работен лист в Microsoft Excel

Възползвайте се от множество работни листове

Може да се изненадате да разберете колко професионалисти правят тази грешка! Microsoft Excel предлага множество работни листове и е важно да научите как да ги използвате. Трябва да започнете с поставянето на различни типове данни в различни работни листове.

Например можете да използвате първите няколко работни листа за основна информация; следващите работни листове могат да се използват за изчисления, докато последният лист често се използва за резултатите и графиките.

Разбира се, това също варира в зависимост от вида работа, която вършите, и от това, което ви е най-удобно. Имайте предвид, че наличието на множество таблици на работен лист може да причини много проблеми, когато се опитате да ги подредите, вмъкнете или форматирате клетки.

Когато работите с екип, наличието на множество работни листове, посветени на различни части от работата, ще улесни всички да разберат какво се случва.

Организиране на информационния поток

Информацията трябва да тече от горния ляв до долния десен ъгъл и трябва да организирате работните си листове, за да следвате тази структура. Вашата времева линия трябва да бъде последователна във всички ваши работни листове, тъй като това ще улесни всички да разберат как работи електронната таблица.

Когато управлявате потока на информацията, избягвайте кръстосани модели, тъй като те са склонни да разсейват читателите. В тази бележка трябва също да избягвате всякакви циркулярни препратки.

Етикетиране на колони и редове

Въпреки че наличието на обикновена електронна таблица без никакви етикети може да не ви обърква (като създателя на работния лист), други потребители може да го намерят за доста проблематично.

Ето защо е важно да започнете да обозначавате колоните и редовете си с прости имена. Уверете се, че постоянно използвате едни и същи имена за едни и същи видове данни.

Какво да избягвате, когато пишете формули?

Ако вашата електронна таблица в Excel има много формули, има няколко неща, които можете да направите, за да изглежда много по-професионално. На първо място, избягвайте да правите повтарящи се изчисления и изчислявайте формули само веднъж.

Ако копирате формула, увеличавате шансовете за грешки. Да не говорим, че ако промените една формула, дубликатът, който сте направили по-рано, няма да бъде променен. Това може да доведе до много объркващи грешки.

Ако трябва да използвате точно същата формула отново, по-добре е да се обърнете към първата инстанция, където е трябвало да използвате формулата.

Освен това винаги трябва да избягвате използването на фиксирани числа във формули. Вместо това, което трябва да използвате за фиксирани стойности, са отделни входни клетки и използвайте препратките към тази клетка, когато я използвате при изчисления.

Допълнителни неща, които трябва да избягвате, когато правите електронни таблици

Едно от най-важните неща, които трябва да избягвате, когато използвате Microsoft Excel, е опцията да Сливане на клетки. Това рядко е добра идея и по-често просто се използва за подобряване на естетиката. Чрез обединяването на клетките на вашата таблица ще имате по-голяма вероятност да имате проблеми с препратки и изчисления.

Един от най-големите рискове е, ако направите препратка към обединена клетка. Когато се позовавате на обединена клетка, всички клетки ще бъдат част от вашите изчисления, докато само една от тях всъщност ще бъде правилна.

Друго нещо, което трябва да избягвате, е да криете информация, като редове, колони и дори работни листове. Това просто ще увеличи шансовете други потребители да пропуснат нещо важно, когато работят с / с електронната таблица.

Запазете естетиката за края

Опциите за стилизиране на Excel са обширни, което ви позволява да коригирате стойностите на клетките според вашите предпочитания по много начини. Можете да изберете различни граници, цветове, теми и други функции.

Няма нищо лошо в това да искате да имате специфичен дизайн на вашата електронна таблица, но обикновено това прави абстрактна информация за зрителя.

Ако планирате да оформите електронната си таблица, опитайте се да я поддържате последователна в целия документ. Последователният и опростен стил на форматиране ще помогне на читателите да разберат вашата електронна таблица много по-лесно!

Освен това е важно също така да създадете легенда и да изясните ясно своите източници. Можете да научите как правилно да създадете легенда на диаграмата в Excel в официалния Microsoft уебсайт.

Свързани: Как да добавяте Sparklines в Excel

Научете как да направите вашия документ на Excel професионален

Създаването и поддържането на постоянно добри Excel файлове не е толкова трудно, ако знаете основните съвети и трикове. Няма нищо лошо в това да искате да оформите вашия документ в Excel, но опитайте да оставите стила / естетиката за края.

Първо, трябва да създадете ясна и кратка електронна таблица от началото до края. След това можете да добавите малко фина настройка към вашия документ на Excel, но се опитайте да го направите прост и последователен във всички работни листове!

Как да намерите и премахнете циркулярни референции в Excel

Ето какво трябва да знаете за циркулярните препратки в Microsoft Excel и как да се справите с тях, когато се появят.

Прочетете Напред

За автора