5 начина да се предпази служителите от кражба на фирмени данни, когато напуснат

След като служителят реши да напусне, много малко компании могат да направят, за да го накарат да остане. Въпреки че е нормално служителите да търсят по-зелени пасища, важно е да се разбере, че не всеки служител ще има добри намерения, когато е време да тръгва.

Всъщност едно нещо, което се превръща във все по-често срещан проблем за компаниите навсякъде, е кражба на данни от напускащи служители. Ако се чудите как да предотвратите кражба на данни на служители, ето няколко неща, които трябва да имате предвид.

1. Подчертайте съгласието си с политиките за наблюдение и защита на данните

Защитата на фирмените данни е практика, която трябва да присъства на всеки етап от жизнения цикъл на служителите. Всички необходими практики за защита на компанията обаче винаги трябва да се основават на съгласието.

Преди да започнат работа с вашата компания, служителите вече трябва да разберат какви са очакванията по отношение на данните. Те също така трябва да разберат размера на наблюдението, за което са съгласни, за да го защитят.

Свързани: Как да защитим личните данни от работодателите

С тяхно съгласие компаниите могат да предприемат както превантивни, така и проактивни мерки за идентифициране на нарушения на данните.

Компаниите също трябва да стимулират екипите да докладват за съмнително поведение и да им се дава възможност правете това безопасно и анонимно, особено когато става въпрос за екипи, чиито данни могат да повлияят на цялото търговско дружество.

2. Създаване на институционално управление на знанията

Що се отнася до роли като продажби, много компании се борят да загубят отношенията си, след като продавачът напусне. Много търговци ще се опитат да доведат сметките си до новите си компании, което ще направи стойността, която вашата компания е инвестирала в отношенията, да пропадне.

Освен това кражбата на стратегии от планиране на срещи има множество ефекти върху компаниите.

Това не само може да създаде загуба на приходи, но може да доведе и до намален морал на отбора. В рамките на кампания, многофункционалните екипи често работят заедно, за да се свържат с клиенти, да изградят терени, да управляват взаимоотношенията и да затворят продажбите. Така че, когато една компания губи клиенти от конкуренти поради пробиви в данните, това е разочароващо за много хора.

Свързани: Изградете по-добри връзки с клиентите с Keap

За да предпазите вашата компания от загуба на ценната ви мрежа от клиенти, има две части на уравнението - създаване на система за съхраняване на данни от институционални знания и децентрализиране на отношенията с клиенти чрез автоматизация.

Ако установите, че вашите екипи са прекалено претоварени, за да добавят още една стъпка в работния си процес, можете да възлагате части от управлението на данни на софтуер или специалисти, позволяващи продажби. Вече са налични различни инструменти, които проследяват взаимоотношенията и автоматизират части от тръбопровода за продажби.

3. Подобрете системите за откриване на проникване

Преди даден служител трябва да подаде оставка, има няколко издайнически знака, които могат да се появят.

Първо, възможно е служителите да са по-често в LinkedIn или да разглеждат портали за кариера на други компании. На второ място, те може да използват фирмен Wi-Fi за изпращане на заявления за работа по имейл.

Ако подозирате, че конкретни компании се опитват да пиратят вашия талант с намерението да откраднат вашите данни, създайте известие за всяка кореспонденция с тези компании. Въпреки че не е необходимо да се предприемат незабавни действия след тези спекулативни опити, екипите за сигурност трябва да засилят наблюдението на рисковите служители.

Независимо дали става въпрос за изтегляне на съмнителен размер на файла, изпращане на PDF файлове чрез платформи за криптирани съобщения или изпращане необичайно големи имейли до лични акаунти, има много начини да забележите кражба на данни и корпоративен шпионаж превантивно.

4. Извършвайте интервюта за излизане

Изходните интервюта са чудесен начин да проверите за червени знамена за напускащите служители и дори тези, които ще бъдат изоставени. Проследяването на това, къде служителят ще отиде по-нататък, ще помогне за картографиране на възможното намерение в случай на откраднати данни.

Например служителите, напускащи да работят за конкурент в подобна роля, по-вероятно ще бъдат изложени на риск от тези, които ще работят в несвързана индустрия в различно качество. Ако се смята, че даден служител е с висок риск, той трябва да бъде наблюдаван за оставащите няколко седмици на работа и дори седмиците след това.

Освен това за тези дългосрочни служители мнозина не си спомнят условията на договорите си при напускане. Тези съответни договори включват споразумения за поверителност, клаузи за конкуренция и други условия, свързани с данните.

По време на изходно интервю напомнете на служителите за конкретните условия, с които те все още са законово обвързани, дори ако вече не работят с вас.

Това трябва да включва умишлено разпространение на собственост на компанията, както и липсата на разкриване, изтриване или връщане на данни, които принадлежат на компанията. Това е чудесен начин да обезкуражите онези с евентуално намерение да откраднат данни и действа като напомняне за всеки, който просто е забравил за условията си на работа.

5. Извънбордни процедури

След интервюта за излизане, осигуряването на данни по време на извънборда е следващата стъпка. Освен очевидната молба за връщане на фирмени устройства и отнемане на административен достъп, екипите за сигурност трябва да направят и рутинно интервю относно практиките за съхранение на данни.

Интервютата след подаване на оставка трябва да включват въпроси относно техните практики за безопасност на личните данни. Например, работа по обществен Wi-Fi, докато работите върху фирмени файлове, питате дали имат останали хартиени копия на данни вкъщи или са отдали устройствата си на приятели или членове на семейството.

Въпреки че не е добре да се предполага, че всеки напускащ служител ще възнамерява да открадне вашите данни, със сигурност може да се предположи, че мнозина ще се откажат от това. Макар и неволни, тези действия все още могат да бъдат приписани на напускащия служител и да изложат излишно данните на вашата компания.

Предотвратяване на нарушения на данни с напускащи служители

Преподаването на добри практики за сигурност е инвестиция, която си струва да се направи за всяка компания. Дори ако служителят остане с вас само няколко месеца, политиките и процедурите за управление на данните могат да предотвратят много възможни проблеми в рамките на това време.

Макар че е невъзможно да се знае от самото начало кои служители са надеждни, е много по-добре да избягвате хазарта. Въпреки че не са изкушени от конкуренти или планират да откраднат фирмени данни, все още има начини нещата да се объркат. Някои напускащи служители могат просто да бъдат мързеливи и да доведат до нарушаване на данните.

Независимо дали става въпрос за злонамерено намерение или чисто невежество, защитата на фирмените данни е начинание, което си заслужава да се преследва. Служителите имат пълното право да преминат към нови компании и по-подходящи роли. Данните на вашата компания обаче не трябва да се съчетават с тях.

Използвате собственото си устройство за работа? Ето как да защитите бизнес и частни данни

Това е начинът, по който можете да създадете силни правила на „Привеждане на собствено устройство“ (BYOD), за да защитите информацията.

Прочетете Напред

За автора