8 съвета за Google Календар за повишаване на производителността

Google Calendar позволява на екипите да планират срещи и събития за ефективно сътрудничество. С напомнянията навреме за насрочени събития е по-лесно за човек да проследява ежедневните си задачи, без да пропуска важна среща.

Ако използвате календара на Google за училище или офис, определено трябва да изпробвате тези функции. Нека ги обсъдим един по един.

1. Създайте ново събитие с преки пътища

Използвайте преки пътища, за да създавате нови събития. Спестява ви време за отваряне на Google Календар и ръчно създаване на събития.

1. Отворете браузъра си.
2. Тип кал. ново в лентата за търсене на браузъра и натиснете Въведете.

Следвайте горния процес, за да отворите нова покана за календар, за да добавите бързо ново събитие. Тази проста функция може да ви помогне да се обръснете няколко секунди по време на работа.

Работи както за Mac, така и за Windows във всички често срещани браузъри.

Свързани: Google Календар: Всяка клавишна комбинация, от която се нуждаете

2. Променете времето за напомняне по подразбиране

По подразбиране напомнянето за Google Календар е за 10 минути. Всяко известие дори 10 минути по-рано може да насочи вниманието ви към бъдещото събитие и да ви накара да загубите фокуса си върху текущата задача пред вас.

По този начин, промяната му на по-малко от три минути може да ви спести няколко минути, които ще се добавят, ако трябва да присъствате на много събития всеки ден.

1. Насочете се към вашия Начална страница на календара.
2. Щракнете Настройки в горния десен ъгъл.
3. Отидете на Настройки за моя календар отляво и кликнете върху вашия календар.
4. Превъртете надолу до Известия за събития настройка и променете броя на минутите преди събитието, за което искате Google Календар да ви уведоми.

3. Предоставяне на разрешения за гости

Можете да избегнете прекъсвания в работата си, като дадете разрешение на колегите да променят часа и датата на срещата.

По този начин те няма да ви разсейват с обаждане или имейл и няма да се налага да коригирате графика ръчно.

1. Отидете на Раздел Общи в Настройки.
2. Изберете Настройки за събития и отидете на Разрешения за гости по подразбиране.
3. Проверете Промяна на събитието опция.
4. Ако не искате да дадете на другите достъп за модифициране на конкретно събитие, не забравяйте да махнете отметката Промяна на събитието разрешение от дясната страна, преди да го споделите с други.

4. Показване на множество часови зони

Включване на Показване на множество часови зони настройките ще улеснят планирането в различни региони. Ако работите с хора, намиращи се в други региони, тази функция може да бъде удобна.

1. Отидете на Раздел Общи в Настройки.
2. Изберете Световен часовник и проверете Покажи Световния часовник.
3. Кликнете върху Добавете часови зони, за да изберете и добавите желаната от вас часова зона.

Добавяне на вторична часова зона

Можете също да добавите вторична зона във вашия Google Calendar, за да видите точното време, докато изпращате имейли до приятелите си, живеещи в тези области.

Намира се точно над Настройки на Word Clock в същото Раздел Общи с настройки.

Добавете часова зона и можете да видите допълнителната вторична часова зона заедно с основната си часова зона, докато настройвате или изпращате покана.

5. Добавете невидими събития

Невидимите събития са тези частни събития, които само вие можете да видите. Използвайки тези, можете да вземете безплатен слот от ежедневието си и да си възложите лична задача, която да изпълните за това време. По този начин можете по-добре да използвате свободното си време между различните срещи.

Други обаче могат да видят тези слотове като налични и да организират среща с вас, която ще замени личните ви събития. Така че, следете промените и управлявайте личните си дела по съответния начин.

1. Натисни Кликнете с десния бутон за да изберете безплатен слот от календара си.
2. Попълнете Заглавие на събитието и задайте наличността си на Безплатно.
3. Задайте видимост по подразбиране на Частен.
4. Щракнете Запазете.

Сега Google Calendar ще ме уведоми, когато дойде време да играя играта с моя приятел. По същия начин можете да добавите всяка друга спешна задача, с която да се справите през свободното си време.

6. Добавете филтър за Gmail към събитие в календара

Ако изпълнявате повтарящи се задачи всяка седмица или месец, задайте събитието веднъж в Google Calendar. Добавете филтър в имейла, който ще ви уведомява за събитието всяка седмица или месец по начина, по който го поставяте.

1. Задайте събитие в Google Календар със заглавието, да кажем Обадете се на баба.
2. Насочете се към вашия Акаунт в Gmail и създайте a Филтър като попълните по-долу подробности.
3. След това изберете Препратете го опция и го насочете към вашия Телефонен номер.

Следващият път, когато това събитие се приближи, Google Calendar ще ви уведоми чрез Gmail, който след това насочва имейла като текст на телефона ви. Ако повтаряте някои важни задачи всяка седмица, получаването на известия като това ще ви направи по-точни и продуктивни.

Можете също синхронизирайте Google Calendar с вашите списъци със задачи за да организирате живота си по-добре.

7. Получавайте имейл за ежедневна програма

С тази функция можете да получавате графика за целия си ден по имейл всяка сутрин. Направете навик да планирате графика за следващия ден, преди да заспите, и Google Календар ще изпрати имейл със списък със задачи, които трябва да изпълните този ден.

1. Отидете на НастройкиМеню. Изберете Настройки за моя календар.
2. Изберете Моят календар и отидете на Известия за събития.
3. Под Други известия, изберете Имейл за ежедневна програма.

8. Извършете разширено търсене в календара

Използвайте разширените филтри в Лента за търсене в Google Календар за филтриране на минало събитие или среща за няколко секунди.

Можете да филтрирате данните с точната ключова дума за събитието, името на човека, който е присъствал на събитието или срещата, където се е случило събитието, или период от време за събитието. Добавете всички данни, които помните, за да настроите търсенето си.

1. На Начална страница на календара, щракнете върху лупата, разположена в горния десен ъгъл вляво до настройките, за да изведете лентата за търсене.
2. Щракнете върху падащата стрелка, за да се покажат филтрите за разширено търсене.
3. Включете всяка информация, която помните.
4. Кликнете върху Търсене.

Ако имате колега на име Zubair и се интересувате от дните, в които сте имали среща със Zubair тази година.

Въведете Zubair във филтъра за ключови думи и кликнете върху търсене.

Това ще отвори точната дата и час, през които сте присъствали на среща със Zubair.

Имайте предвид обаче, че ако ключовата дума „Zubair“ не е била част от заглавието на събитието, търсенето с тази ключова дума няма да филтрира това събитие.

Винаги задавайте заглавията на събитията по начин, за да можете бързо да ги проверите по-късно с тази опция.

Подобрете производителността си с Google Календар

Google Calendar се предлага с функции, които ви помагат ефективно да създавате събития и да останете организирани. Възползвайте се от горните функции, за да управлявате всичко, което ви подхвърля животът.

Как да настроите Google Meet Breakroom Rooms в Google Calendar

Google Calendar ви позволява да планирате стаи за разбиване в Google Meet. Научете как да го накарате да работи за вас.

Прочетете Напред

За автора