Как да планирате срещи и задачи с помощта на Calendly

Планирането на срещите може да бъде тромав процес. Може да се наложи да отделите твърде много време и енергия в общуване напред-назад, за да намерите подходящо време за среща.

За щастие интуитивен цифров инструмент замества този неефективен процес на планиране с прост, чувствителен към времето метод. Този инструмент се нарича Calendly.

В тази статия ще ви преведем през Calendly, как работи и как да се възползвате максимално от него.

Как действа Calendly?

Ако сте запознати с това как да планирате среща в Microsoft Outlook, Calendly работи по почти същия начин. В допълнение към Outlook, Calendly работи и с Google Calendar и Apple iCloud Calendar.

Когато синхронизирате личните си и работни календари, можете да създавате типове събития. Например може да имате тип „15-минутна среща“ и „30-минутна среща“.

Оттам можете да изпратите връзка за резервация до клиенти, колеги или приятели. Тези хора могат да изберат един от типовете събития, които преди сте създали, и след това да изберат час с вас. Не се притеснявайте - те няма да имат достъп до събитията в календара ви.

Това е бърз преглед на това как работи Calendly. Сега да влезем в подробностите.

Как да добавяте календари към Calendly

Преди да настроите типове събития, уверете се, че календарите ви са синхронизирани.

След като създадете профила си, щракнете върху Сметка до изображението на вашия профил в горния десен ъгъл на уебсайта на Calendly. От падащото меню изберете Календарни връзки.

На страницата Календарни връзки просто щракнете + Добавяне на акаунт в календара и тогава Свържете до типа календар, който искате да добавите. За съжаление безплатният план ви позволява да синхронизирате само един календар.

Не забравяйте да проверите и раздела за конфигуриране. Тук можете да зададете кои календари ще проверява Calendly, за да избегнете конфликт на събития. Също така, под Конфигурация, можете да изберете в кой от вашите календари ще се появят нови събития.

Как да създадете типове събития в Calendly

Това вече ви позволява да създавате нови видове събития, които хората могат да резервират. За да започнете, изберете или + Нов тип събитие или + Създаване>Тип събитие на вашата начална страница на Calendly.

Ще видите две опции за типовете срещи: Един на един и Група. Тъй като повечето вероятно ще използват Calendly за индивидуални срещи, с това ще тръгнем тук. Изберете Създайте до Един на един.

След това трябва да предоставите следните подробности: име, описание, цвят и конкретен URL адрес на събитието.

Когато избирате място за среща, можете да изберете връзка за увеличение или Google Meet, телефонно обаждане или да поискате събитието до определено място.

Можете да добавите толкова избор на местоположение, колкото ви е необходимо. Ако изберете телефонно обаждане, можете да изберете дали вие или присъстващият ще инициирате обаждането. След като изпълните тези стъпки, щракнете върху Следващия.

На тази страница можете да планирате да отговорите на очакванията, като например колко предварително участниците могат да резервират място, продължителността на срещата, кога сте на разположение и каквото време на буфера е необходимо преди или след срещата за пътуване до работното място или за опаковане нещата нагоре.

Ако трябва да зададете колко от този конкретен тип събитие могат да бъдат резервирани на ден, можете да направите това под Допълнителни правила за раздела за наличност.

И накрая, след като изберете отново Напред, уверете се, че вашето събитие е настроено на Наи сте готови да работите.

Можете да промените повече настройки за събитие, като например въпроса, на който поканеният трябва да отговори при резервиране на среща, как ще бъде уведомен, какво ще се появи на страницата за потвърждение на резервацията или подробности за плащането (само за функцията Calendly Pro), преди да се върнете към вашия начална страница.

Свързани: Начини да направите Google Календар Вашият настолен календар на Windows

Можете да споделите връзка Calendly чрез два метода. Първият начин е да споделите URL адреса си на Calendly, който се появява под изображението и името на вашия профил на началната страница, където участниците могат да резервират всеки тип събитие с вас.

След като кликнат върху вашата връзка, тя ще пренасочи присъстващите към подобна страница, както по-горе. Хората ще могат да избират какъв тип събитие искат и наличното си време.

Вторият вариант е да споделите връзка с присъстващия само до един вид събитие. За да направите това, или копирайте връзката, или изберете Дял за определен тип събитие на началната ви страница в Calendly.

Независимо коя опция изберете, можете да копирате и поставите вашата връзка Calendly в имейл, текстово съобщение или уебсайт (под Дял опция) и го споделете с хората, за да могат те да уговорят среща с вас.

Как да резервирате събитие с Calendly

По-горе е как изглежда страница за конкретен тип събитие за вашите присъстващи. Сивите дни са или от минала дата, или когато не сте на разположение.

Човекът ще може да види наличността ви, като избере ден, маркиран със синьо, и изберете час. След като потвърдят часа, Calendly ще подкани лицето да въведе своите данни (име, имейл, местоположение и т.н.).

След това участник ще получи имейл с покана за календар и събитието ще се появи както в неговия, така и във вашия календар.

Свързани: Инструменти за синхронизиране на Microsoft Outlook с Google Календар

С Calendly е лесно да планирате срещи по-ефективно. Необходимо е само да научите основния процес.

Calendly е безплатен за използване, но има алтернативни опции за абонамент, които могат да позволят множество типове събития, свързване към множество календари, обработка на плащания от гости и др. Можете да проверите Ценообразуването на Calendy тук.

Трябва ли да използвате Calendly?

Така че, може би се чудите дали да използвате Calendly или не. Е, ако непрекъснато се сблъсквате с извивки, тогава определено. След като поставите на място типовете събития, Calendly може да ви спести безброй часове на досадно планиране напред-назад.

Ако обаче не планирате срещи често, Calendly може да попречи на вашата производителност. Освен това настройването на типовете събития на Calendly не е най-доброто използване на времето ви, когато рядко планирате срещи.

И все пак Calendly е само един от инструментите за дигитално планиране на пазара. Ако Calendly не отговаря на вашите нужди, можете да разгледате други опции.

6-те най-добри инструмента и приложения за планиране на срещи

Приложение за планиране улеснява организирането на срещи. Ето най-добрите планиращи срещи, които можете да използвате, за да решите кога да се срещнете.

Прочетете Напред

За автора