Какво представляват изгледите на базата данни Notion? Как да ги използвам

Базите данни са незаменима характеристика на Notion. За разлика от традиционните електронни таблици и други онлайн бази данни, можете да видите една и съща база данни Notion от множество изгледи. Това прави организирането на информация и проекти в Notion супер полезно.

Ако тепърва започвате с Notion, може да се объркате относно разликите между всеки изглед и неговото използване. Тази статия ще обясни накратко всяка база данни Notion, като ви показва как да ги използвате за вашите нужди за производителност.

Как да създадете база данни с понятия

Преди да се потопим в 6-те различни изгледа, може да е полезно да знаем как да създадем база данни Notion.

Във всяко работно пространство въведете клавиша за наклонена черта (/), последван от името на изгледа на базата данни (таблица, дъска, списък и т.н.). Notion ще ви покаже две възможности за появата на вашата база данни: в редица и пълна страница.

Вградените бази данни ще заемат само част от страницата. Те са полезни за добавяне на таблици и списъци в текста на писмени документи.

Базите данни на цяла страница, разбира се, ще заемат цяла страница.

Като изберете някоя от двете в редица или пълна страница, можете да създадете вашата база данни. По-късно винаги можете да добавите изглед или да промените този, който първоначално сте избрали, на нещо друго.

Нека разгледаме всеки изглед на базата данни, как работят и някои примери за тяхното ефективно използване.

1. Изглед на таблица

Таблицата е вероятно най-използваният изглед на база данни Notion поради своята гъвкавост и простота.

Базата данни на таблица с понятия показва елементи (т.е. задачи, които трябва да бъдат изпълнени, книги за четене, рецепти за подготовка) направо надолу по първия ред. Следващите колони след това посочват свойства (дефинирани в горната част на всяка колона) за всеки елемент.

Като пример можете да създадете прост списък за четене като таблица. Първата му колона ще съдържа заглавия на статии и книги, които искате да прочетете.

След това свойствата на следните колони могат да бъдат за имената на авторите, URL адресите на статиите и статусите на статиите или книгите (Искам да чета, чета, чета).

Можете да отворите всеки елемент поотделно на собствената му страница, точно както правите с всички други изгледи. Примерът за таблица със списък за четене ви позволява да отворите елемент, за да правите бележки по тази книга или да копирате / поставяте цяла статия.

Изгледите на базата данни с понятия също имат свойства, които можете да скриете от изглед на таблица.

Ако едно от свойствата на вашия списък за четене е за маркери да категоризират елементите по теми и вие искате маркерите свойство, което се държи далеч от изгледа на вашата таблица, просто отидете в раздела Свойства над таблицата и превключете етикетите имот изключен.

Все пак ще можете да видите това свойство тагове, ако отворите елемент като страница.

2. Изглед на дъска

Изгледът на дъската на Notion прилича на прост Kanban съвет за управление на проекти, което улеснява от всякога проследяването на проекти и възлагането на задачи.

В този изглед ще намерите колони, озаглавени „Не е започнало“, „В процес на изпълнение“ и „Завършено“. Така че, можете да използвате карти под колоните, за да представите състоянието на вашите проекти, като ги преместите в съответната колона.

Докато отделните потребители със сигурност могат да използват изгледа на дъската на Notion, той определено блести, когато се използва от екип. Например, ако използвате изгледа на борда за управление на проектите на вашия екип, можете да присвоите картите със задачи на членовете на екипа и да добавите коментари в картите, след като се отворят като страници.

Подобно на таблиците, можете да редактирате кои свойства да се показват в цялостния изглед. Например, ако имате свойство на цесионер, но не искате имената им да се показват в общия изглед, преминете към Имоти и превключете Възложено имот изключен.

Свързани: Как да използвам Kanban за управление на GTD

3. Изглед на списък

Изгледът на списъка на Notion е най-простият начин да видите вашата база данни. Но както при другите неща в Notion, списъкът може да бъде толкова прост или сложен, колкото е необходимо.

За разлика от таблицата, изгледът на списъка не използва мрежа или колони. Това е само списъкът с артикули, последван от всички свойства, които си струва да бъдат показани.

Например можете да използвате изгледа на списъка за списък с рецепти. Просто отворете всеки елемент като страница, за да поставите или въведете рецептата вътре. Можете също да използвате свойство Tags, за да организирате вашите рецепти по кухня.

4. Изглед на календара

Изгледът на календара е по същество подобен на всеки друг месечен календар. Той подрежда елементи във вашата база данни по дата, която може да бъде датата на създаване или избрана дата, може би за дата на падеж или проект.

Вашите елементи - които вероятно ще бъдат или проекти, или събития, ако използвате изглед на календар - се показват като карти. Както при другите изгледи, можете да изберете кои свойства искате да се показват на тези карти.

Освен това можете да преминете от текущия месец към минали или предстоящи месеци и години, за да проверите вашите проекти или събития.

5. Изглед на галерия

Галерия Notion показва всичките ви елементи като карти в превъртащ се изглед, нещо като Pinterest. Галериите са идеалният изглед на базата данни, ако искате да покажете изображенията за вашите елементи.

За да видите изображенията на вашите елементи, щракнете върху Имоти и изберете Визуализация на картата, което ще отвори падащо меню с няколко опции.

Първият е корицата на страницата, която ще показва изображенията на корицата на всеки елемент в галерията. Второто е Съдържание на страница, което ще покаже изображение или текст от страницата на даден елемент. Третата опция ви позволява да показвате изображения на файлове във вашите елементи.

Свързани: Как можете да използвате понятието? Отлични шаблони, които да ви вдъхновят

6. Изглед на времевата линия

Въпреки че изгледите на календара и времевата линия имат някои прилики, изгледът на времевата линия предлага повече опции за преглед на нещата по време, което е идеално за управление на проекти.

Понятията за срокове ви позволяват да преглеждате проектите си по часове, дни, тримесечия или години. Можете лесно да добавите по-голяма дължина към проект, като просто го задържите в края и го плъзнете наляво или надясно.

Хронологиите също имат вградена таблица с изброяване на елементите във вашата база данни. Подобно на стандартната таблица, можете да добавите различни свойства към всеки елемент. За да видите списъка, щракнете върху >> символ до месеца над времевата линия.

Как да използваме изгледи на база данни на понятия

Разбира се, това, което отличава базите данни Notion от другите онлайн бази данни, е, че можете да видите една и съща база данни Notion от много различни изгледи.

Ако използвате Notion за управление на проекти, основният изглед на вашия проект може да е изглед на дъска.

Въпреки това, може да се наложи да видите по-ясно, когато трябва да започнете всеки проект, така че преглеждането на същата база данни в изглед на календар или времева линия би било полезно.

В някои случаи може да искате да видите всички изображения на едно място, така че изгледът на галерията е полезен.

За да видите същата база данни от различен изглед, щракнете върху най-левия текст в горната част на текущия ви изглед („+ Добавяне на изглед“). След това изберете другия изглед, който искате, и му дайте име.

Можете да превключвате между множество изгледи, като изберете името им в горния ляв ъгъл на страницата, което ще покаже падащо меню с всички изгледи, които сте създали.

Използвайте изгледи на база данни Notion, за да опростите задачите си

Преглед на базата данни Notion може да бъде удобен, ако започвате да управлявате проекти и се опитвате да организирате задачите си. След като вече знаете за изгледите на база данни Notion, отворете Notion на компютъра си, за да видите какви продуктивни неща можете да постигнете.

26 причини да използвате понятието за вашите нужди от производителност

Notion е отлично приложение "всичко в едно" за работно пространство. Ето много причини, поради които трябва да го погледнете.

Прочетете Напред

За автора