Понякога може да имате твърде много хора, с които да се свържете и да нямате достатъчно време. Именно тези дни се възползват най-много от автоматизираните технологии. Можете да напишете имейл и Outlook да го изпрати седмица по-късно.
Ето ръководство за това как да планирате имейл в Outlook. Не са необходими повече от няколко стъпки. Напишете съобщението, изберете датата и оставете софтуера да свърши останалото. Ако искате да промените нещо преди изпращането на имейла, можете да направите това също толкова лесно. Нека да влезем в малко повече подробности.
1. Създайте нов имейл в Outlook
Стартирайте Outlook и кликнете върху нов имейл бутон. Напишете съобщението си както обикновено, добавяне на получателии всичко друго, което искате. Това, което е в имейла, не влияе върху забавянето на доставката на Outlook.
Като алтернатива можете да съставите имейла, след като сте го планирали. Кой начин да го направите, зависи изцяло от вас, но полагайте малко усилия, за да начертаете ходовете си, независимо дали за лична или професионална употреба.
Стигайки до излагане a петгодишен план за цели и инструменти в негова подкрепа, като OneNote и Trello, си струва наградите в крайна сметка. И имейлите ви са добро място за начало.
2. Планирайте и управлявайте имейла си
Когато сте готови за следващата стъпка, преминете към Настроики и щракнете върху Забавяне на доставката бутон. Както беше предложено по-горе, това е активно и налично, независимо дали вашият имейл съдържа нещо или не.
Бутонът отваря прозорец с много забавни опции. Ако всичко, което ви интересува, е как да планирате имейл в Outlook, отидете направо на Опции за доставка раздел.
Поставете отметка в квадратчето до Не доставяйте преди и след това задайте датата и часа. Накрая щракнете Близо и Outlook ще запази настройките ви.
Допълнителни опции на Забавяне на доставката window може да направи автоматизираните ви имейли още по-ефективни.
Можете да зададете дата на изтичане, така че системата да знае да не се занимава с имейл, например след изтичане на крайния срок на проекта.
Ако работите в екип и имейлите на всички са в Outlook, можете да накарате отговорите на вашия имейл да отидат на някой конкретен.
Други настройки за управление включват възможността да поискате доставка и да прочетете разписки. Можете дори да маркирате имейл като чувствителен и да го шифровате, за да запазите сигурността на взаимодействието.
Способността на Outlook да планира имейли е една от неговите много скрити и удобни функции за откриване. Те могат да ви помогнат да се възползвате максимално от софтуера на Microsoft и да повишите производителността.
3. Изпратете вашия имейл
С всичко на място щракнете Изпрати и Outlook планира имейла. За да бъдем точни, той влиза в акаунта на вашия акаунт Изходящи папка, до която имате достъп от страничната лента.
Папката съдържа всичките ви взаимодействия по време, подредени по дата, важност, тема и др. Но можете също да филтрирате чрез тях за непрочетени, маркирани и споменати имейли.
За да направите промени, просто влезте отново в имейла и коригирайте това, което искате. Веднъж изпратени, ще намерите взаимодействия в Изпратени елементи папка.
Най-добри практики за планиране на имейл в Outlook
Има няколко фактора, които могат да повлияят на представянето на системата. На първо място, не можете да изпращате автоматичен имейл в Outlook без интернет, затова се уверете, че връзката ви е добра и работи, когато имате нужда от нея.
Второ, актуалният софтуер е най-добър. Освен че липсват нови функции, стара версия на Outlook може да доведе до проблеми, например при свързване с интернет или синхронизиране на данни. Подобни смущения затрудняват работата ви.
Бъдете наясно и с често срещаните технически проблеми. Този, който се появява често, е за закъснение на имейли, докато не изберете ръчно Изпращане / получаване.
Това обикновено се случва, ако Изпратете веднага, когато сте свързани опцията не е маркирана в разширените настройки на Outlook. Microsoft обяснява допълнително причината и решението.
И накрая, бъдете внимателни с вашия график. Първо, проверете дали датата и часът на вашия компютър са правилни. Също така вземете под внимание фактори като разлика във времето, празници и как да формулирате забавения имейл, особено ако го планирате за следващия месец.
Прецизирайте вашата система за имейли
Важно е да си изградите практичен и удобен работен процес. Автоматизацията отнема много тежест от рамото ви. В същото време помага за разширяване на вашата визия и бизнес план отвъд настоящето и колко можете да свършите.
Как да планирате имейл в Outlook е най-малкото модерно решение, което може да научи. Спестете ценни секунди с интелигентен софтуер, който помага за всичко, от бързо писане на имейли до разпределяне на задачи на правилните хора. Не се страхувайте да проучите възможностите си.
Разширител на текст ви помага да пишете често срещани фрази по-бързо от дори. Ето най-добрите приложения за разширяване на текст за Windows.
- Производителност
- Съвети по имейл
- Microsoft Outlook
- Автоматизация на задачите
- Имейл приложения
Electra е писател на персонала в MakeUseOf. Сред няколко хобита за писане цифровото съдържание се превърна в нейния професионален фокус с технологиите като ключова специалност. Нейните функции варират от съвети за приложения и хардуер до творчески ръководства и не само.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
