Искате ли да видите история на всяка промяна във вашия документ? С историята на версиите на Google Docs можете да преглеждате предишни версии на всеки документ.
Страхът е реален, когато разглеждате версия на вашите Google Docs, която преди беше перфектна, но сега изглежда ужасно. Когато цял екип работи върху един и същ документ, вие искате да сте сигурни, че знаете точно кой прави редакциите и кога са извършени. Историята на версиите на Google Doc може да ви върне назад във времето до всички ревизии само с няколко щраквания.
Нека да научим как работи.
Как да получите достъп до вашата история на версиите
Има два начина за достъп до историята на версиите на документ в Google Docs.
Използвайте менюто Файл
- Щракнете върху Файл > История на версиите.
- Ще видите две опции: Име на текущата версия, които ще разгледаме по-късно, и Вижте историята на версиите. Кликнете върху Вижте историята на версиите. Панел вдясно е график на промените, направени в документа.
Другият начин за достъп до този раздел е малко по-бърз, защото има връзка, която показва времето от последното редактиране. Той ще ви пренасочи към историята на версиите, но ще видите тази връзка само ако сте направили реални промени в документа си.
- Щракнете върху Отворете връзката с историята на версиите.
Този метод за достъп до историята на версиите няма да ви подкани с алтернативна опция за име на текущата ви версия. Все още можете да преименувате всяка версия на вашия документ, когато сте пренасочени към историята на версиите.
Преглед на историята на версиите ви
След като влезете в историята на версиите, има много данни, които могат да ви бъдат полезни, особено ако сте сътрудничество с Google Docs.
Ако никога не сте обмисляли Google Docs за бизнес документи, това кратко ръководство ще промени решението ви. Научете всичко, което трябва да знаете.
Датата в горния ляв ъгъл на екрана ще ви информира кога е направена последната редакция на документа. Ако преименувате вашите версии, това име ще се покаже вместо датата и часа. Под датата има опция за отпечатване на документа или запазването му на вашия компютър и опция за увеличаване на документа.
От дясната страна ще забележите в основния прозорец на документа общия брой направени редакции. Този номер е специфичен за версията, която показвате в момента.
Кликнете върху двете стрелки, за да преминете през всяка от редакциите за по-добра представа за промените, направени за тази версия.
Вдясно има странична лента, която включва допълнителна информация за всички запазени версии на вашия документ.
Лесно е да видите точно кой от вашия екип е направил промени и кога е направил това с различен кръгъл цвят до името си. Този цвят ще съответства на промените, които виждате на главния екран на документа.
По този начин можете лесно да идентифицирате кой от вашия екип е направил конкретните промени в документа. Ще забележите, че до всяка запазена версия на документа има стрелка, сочеща към датата и часа.
Щракнете върху стрелката и допълнителните подробности ще ви помогнат да изберете какво да възстановите. Можете да изберете да включите някои от редакциите, направени този ден, но да изключите други.
Щракнете върху трите точки до датата и часа за повече опции като тези, които виждате по-долу. Дори има превключвател в горната част на страничната лента, където можете да показвате само версиите, които са били именувани.
Ще разгледаме защо това може да бъде полезно и най-добрите практики за именуване на версиите на вашите документи.
Възстановяване на предишните версии
Докато сте в раздела „История на версиите“, ще имате възможност да се върнете към по-стари версии на вашите документи, преди да са направени определени редакции.
Отидете на една от по-старите версии на вашия документ и веднага ще видите голям син бутон в горната част на екрана, който казва Възстановете тази версия.
Щракнете върху Възстановете тази версия и потвърдете дали искате да възстановите тази версия на вашия документ.
Вие сте Google Doc автоматично ще бъде актуализиран, за да отразява по-старата версия. В горната част на екрана има дори малко изскачащо съобщение, което ви уведомява коя версия виждате.
Всяка по-стара версия ще има още повече скрити версии, които можете да видите, като разширите раздела с помощта на стрелката вляво от датата и часа. Тези версии ще имат всяка отделна редакция, направена в този ден, и вие имате възможност да възстановите и всяка от тези версии.
Можете дори да съхранявате предишна версия, но все пак изтрийте една от страниците ако искате да пренапишете част от материала, но не целия.
Най-добри практики за запазване на версия на документ
По време на процеса на писане и редактиране, особено ако имате няколко члена на екипа, ще искате да използвате интелигентни практики за спестяване. Това ще направи много по-лесно преминаването през по-старите ви версии, ако има потенциални проблеми.
За да преименувате вашите версии, щракнете върху Файл > История на версиите > Име на текущата версия. Изскачащ прозорец ще ви помоли да излезете с име за текущата ви версия.
Запазете името нещо просто, което описва какво е направено с документа през този ден. Ако чернова е направена за първи път, можете да преименувате тази версия на Първа чернова.
Ако редакторът направи ревизии, можете да наречете тази версия редактор. Същият процес може да се следва за прилагане на обратна връзка и окончателния проект.
Това ще направи много по-лесно да се върнете през редакциите и да разберете какви етапи се правят и кога са завършени.
Можете също да използвате превключвателя от дясната страна, за да покажете само версии, които са били именувани, за да стане още по-ясно.
По-лесно редактиране и преразглеждане в Google Docs
Назовете различните версии на вашия документ на всеки етап от писането. Това ще улесни връщането към по-ранни версии, ако има проблем.
Историята на версиите ви показва кои членове на екипа правят какви промени. Тези стъпки се добавят, за да ви помогнат да получите идеалната версия на статията си, когато имате нужда от нея.
Google Docs има своите недостатъци. Вижте тези отлични алтернативи на Google Docs, когато имате нужда от различни функции.
- интернет
- Производителност
- Гугъл документи
- Инструменти за сътрудничество
- Google Диск
Раул е ценител на съдържанието, който цени статиите, които остаряват добре. Работил е в дигиталния маркетинг повече от 4 години, а в свободното си време работи върху Camping Helper.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
