Първата стъпка на GTD е изваждането на всички „неща“ от главата ви. Един от начините да направите това е като запишете всичко на 3x5 карти, а най-добрият цифров еквивалент на 3x5 карти е техниката Kanban.
Нека да преминем през стъпките на GTD и да видим колко добре се свързват с Kanban.
Съберете мислите си
Ако сте като повечето хора, сигурно имате 100 различни задачи, проекти, идеи и други неща (както го нарича GTD), които ви блъскат в главата. Нека започнем със създаването на входяща поща, за да разтоварим всичко това.
Ще използваме Трело защото това е най-популярният инструмент на Kanban и предлага щедър безплатен слой. На всичкото отгоре Trello има чудесни клавишни комбинации и добре организиран потребителски интерфейс. Това го прави една от най-бързите и лесни програми за използване за тази работа.
Възможността да извадите мислите си без много допълнителни стъпки е жизненоважна при мозъчна атака. Но все пак можете да опитате алтернатива на Trello ако искате.
Като идеята за Trello, но не и за самия Trello? Тези алтернативни приложения на Kanban се интегрират с календари, имейл, Slack и др.
Започнете, като създадете нова дъска и я наречете „GTD“.
След това ще добавим Входящи списък, за да разтоварите всички наши неща.
Сега отделете няколко минути и създайте карта за всяка мисъл и идея, които имате в ума си. Започнете, като щракнете върху Добавете карта бутон. След това въведете първата си задача или идея, каквато и да е, и ударете Въведете.
Повторете този процес, докато не можете да мислите за нищо друго.
Настройте списъци, за да съответстват на системата GTD
Следващата стъпка е да се определи дали всеки от елементите в нашата пощенска кутия е приложим. Тоест можете ли да направите нещо по въпроса или не?
Първо, нека създадем два списъка за действащи елементи. Ако нещо е приложимо, трябва да решите дали ще отнеме по-малко от две минути или не. Ако е така, трябва да работите по него възможно най-скоро.
Ако не, ще трябва да го разбиете допълнително в друга стъпка. Двата списъка, които ще ви трябват, са „Проекти“ и „Задачи днес“.
Щракнете Добавете друг списък, след това създайте двата списъка точно както при добавянето на карти във входящата поща.
Ако даден елемент не може да се приложи, той може да отиде на няколко различни места. Първо попитайте „Важно ли е това?“ Ако това не е нещо, за което сте запалени, можете да го изтриете и да го забравите.
След това попитайте дали това е нещо, което бихте искали да заобиколите някой ден, но не съвсем все още. Може би това е далечна мечта. Или може да е нещо, което ще бъде възможно само в даден момент в бъдеще. За ситуации като тези създайте списък, наречен „Някой ден / може би“.
Ако елементът е важен, но е информационен, вместо да може да се приложи, той трябва да бъде включен в списък "Справка". Kanban е по-подходящ за артикули, които могат да се използват. Така че референтният списък трябва да бъде временна спирка за информацията, докато тя не бъде преместена на по-добро място, като например леко уеб приложение за водене на бележки.
Списъци за добавяне, ако работите с екип
След като установите, че дадена карта може да се приложи, може да не можете да предприемете действия по нея. Възможно е, защото чакате някой да завърши нещо друго, преди да можете да започнете. Или може би някой друг трябва да работи по този проект.
За първия сценарий създайте списък „Отложен“. Можете да зададете крайна дата, за да получите напомняне кога трябва да бъде извършен проектът за блокиране. Отворете картата, като кликнете върху нея и изберете Краен срок за достъп до календара.
За втория случай създайте списък, наречен „Делегиран“. След като преместите карта в този списък, можете да добавите други членове към картата. Все пак някой трябва да е поканил членовете да имат достъп до форума.
Отворете картата и изберете Членове. След това намерете члена, с когото искате да споделите отговорностите.
Първо сортирайте, след това помислете за вашите проекти
Сега е време действително да преминете през входящата си поща и да плъзнете елементи в съответните списъци. Започнете от върха на списъка и продължете надолу. За всеки елемент вземете под внимание категориите, които сте създали и къде принадлежи.
След като сте сортирали всичките си елементи, ще искате да анализирате вашите проекти. Погледнете всеки един и помислете за сложността. Ако това е прост проект, можете да добавите контролен списък към картата. Отворете картата, като кликнете върху нея. След това щракнете Контролен списък и започнете да добавяте своите елементи, точно както сте добавили картите.
За по-големи проекти можете да създадете нов съвет за управление на този проект. След това можете да преместите картата на новата дъска. За целта задръжте курсора на мишката върху картата, която искате да преместите, и щракнете върху иконата на молив. След това щракнете Ходи изберете дъската, на която искате да я преместите, от падащото меню.
Друга възможност за големи проекти също включва създаване на контролен списък. Това е добър начин, ако имате представа какво искате да направите с вашия проект, но не сте готови да вложите много работа в него.
Можете да създадете груб списък с елементи в контролния списък като заместител. Мислете за това като за идеи за мозъчна атака за вашата пощенска кутия, това са потенциални подпроекти. След това, когато сте готови, можете да преместите картата си на друга дъска. И можете да превърнете всеки елемент от вашия контролен списък в нова карта.
Продължавайте системата да работи
Първите стъпки с GTD са лесни; можете да го направите за час-два. Но трябва да поддържате системата, иначе тя ще ви провали. Проверявайте се с вашия GTD Trello борд веднъж или два пъти седмично. Изхвърлете новите си мисли във входящата поща и преоценете елементите във всеки от вашите списъци. Разберете дали все още са на правилното място или не.
Когато завършите проекти, имате две възможности. Можете да изтриете картата, ако вече не е необходимо да знаете за нея. Или ако искате запис на вашите минали проекти, можете да създадете списък „Готово“ и да преместите готовите проекти там.
Тази система може също да ви помогне да планирате седмицата си. Можете да добавите друг списък, наречен „Следваща задача“. Този списък е за проекти, по които планирате да работите през следващите няколко дни или през следващата седмица. Ако проверите борда на Trello в неделя вечер или в понеделник сутринта, тогава можете да планирате работата си за седмицата.
Направете тази система ваша. Не е нужно да следвате GTD докрай, ако не работи за вас. Чувствайте се свободни да го объркате и да опитате различни методи. Най-важното е да продължите! Задайте напомняне за календар, ако трябва, тъй като системата ще продължи да работи само ако продължавате да работите с нея.
Ето как да използвате японската техника за управление на проекти на Kanban, за да оптимизирате работния си процес в група или самостоятелно.
- Производителност
- Инструменти за сътрудничество
- GTD
- Управление на задачите
- Трело
- Съвети за производителност
Лий е номад на пълен работен ден и многознак с много страсти и интереси. Някои от тези страсти се въртят около продуктивността, личностното развитие и писането.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.