Google Doc може да изглежда основен на повърхността, но инструментът за производителност в облака има много пренебрегвани функции, които могат да ви помогнат да направите повече на работното си място.
В тази статия ще разгледаме няколко функции на Google Doc, за които вероятно не сте знаели, и как можете да ги използвате, за да спестите време за създаване на съдържание.
Моля, обърнете внимание, че тези функции са достъпни най-вече в настолната версия на инструмента Google Docs. Ще бъдат посочени тези, които могат да се използват и в мобилната версия.
1. Гласово въвеждане
За да използвате функцията за гласово въвеждане, отворете документ и кликнете Инструменти от лентата с менюта в горната част на страницата. Изберете Гласово въвеждане от падащото меню.
На екрана ви ще се появи микрофон с езиково меню, където можете да изберете предпочитания от вас говорещ език. Когато сте готови да произнесете текста си, щракнете върху микрофона или натиснете Cmd + Shift + S (ако използвате Mac) или Ctrl + Shift + S (ако използвате компютър с Windows), за да започнете да записвате.
За да добавите пунктуация между текстовете, кажете името на препинателния знак, който искате да добавите, като „точка“, „запетая“ или „въпросителна“. Можете да дадете инструкции за форматиране като „нов ред“ или „нов абзац“ или „да спрете да слушате“, ако искате да си починете от гласовото въвеждане и да „възобновите“, когато сте готови да продължите.
Потърсете разширените команди за редактиране от това списък с команди на страницата за поддръжка на Google.
Можете също да използвате тази функция за транскрибиране на всяко аудио. Просто възпроизведете аудиото (от вашия телефон или друго устройство) към гласа в текст и той трябва да го въведе вместо вас. Може да се наложи да направите няколко редакции, но бихте спестили много време.
Свързани: Съвети за Google Doc, които отнемат секунди и ви спестяват време
Научете някои тайни, които ще повишат производителността на Google Docs с помощта на тези бързи и лесни съвети.
Функцията за гласово въвеждане е достъпна само на работния плот, но работи само в браузъра Chrome.
2. Редактиране офлайн
Много хора обичат Google Docs за функцията за незабавно запазване в облак, но може да бъде неудобно, ако нямате достъп до интернет за известно време. Добрата новина е, че все още можете да осъществявате достъп и да редактирате файловете си офлайн.
Тази функция е налична само в Google Chrome и ще трябва да инсталирате и активирате Разширение за офлайн Chrome на Google Docs. Уверете се също, че не сърфирате в личен режим.
Тази функция трябва да бъде въведена, когато сте онлайн, но след като приключите, можете да пишете и редактирате текст офлайн и след това те ще се запазят в облака, когато получите достъп до интернет. Ето как.
За да е възможно отваряне и записване на файлове на Google Docs офлайн, последвам тези инструкции. Тази функция е налична на компютри, iOS и Android.
3. Проследяване / възстановяване на историята на версиите на документа
Ако работите по документ самостоятелно или с други, можете да проследявате промените в документа, като използвате функцията „История на версиите“.
Можете също така да възстановите документа до предишна версия временно или за постоянно; функция, която може да бъде спасителна, ако случайно изтриете части от документа си и не можете да използвате Отмяна бутон, за да ги възстановите.
За да използвате функцията за история на версиите, щракнете Файл от лентата с менюта и изберете История на версиите от падащото меню. Ще видите, че можете да назовете и версия, така че да можете да я използвате, за да следите непрекъснатите промени в документа, особено ако други потребители правят редакции на същия документ.
Тази функция е налична само на работния плот.
4. Режим за предлагане и преглед
Въпреки че е чудесно да си сътрудничите с други хора и да редактирате документ заедно, може да е трудно (и разхвърлян) да следите промените, направени от всеки човек.
Функцията за предлагане ви позволява просто да предлагате редакции, ако не искате да променяте документа изобщо. Вашите предложения ще се покажат в редактора като коментари в страничната лента и редакторът може да направи незабавни промени, като приеме предложението. Можете също така да продължите теми за разговор с Отговор, така че можете да давате и получавате обратна връзка направо на страницата на документа, без да се налага да изпращате имейли напред-назад.
За да предложите редакции, щракнете върху иконата на молив за режим Редактиране в горния десен ъгъл на отворения документ, след което изберете Предлагане.
За да видите документа без предложения, щракнете върху Преглед. Ще можете да четете без зачерквания и изскачащи прозорци за коментари.
За да спестите време, можете да приемете или отхвърлите всички предложения наведнъж. Щракнете Инструменти, след това изберете Прегледайте предложените редакции. Щракнете Приемам всичко или Отхвърлете всички.
Тази функция е налична само на работния плот.
5. Добавяне на шрифтове
Ако някога искате стилизирайте текста си за да отговарят на вашето съобщение, можете да го направите и с Google Документи. Освен 24-те шрифта по подразбиране, които вече са програмирани в инструмента Google Docs, можете да добавите няколко готини шрифта по ваш избор, за да увеличите текста си визуално.
За да добавите шрифтове, просто щракнете върху Шрифтове в лентата с менюта и изберете Още шрифтове. Изберете колкото искате шрифтове от предоставената колекция.
Тази функция е налична само на работния плот.
6. Сравнете документите
Това е друга функция, която можете да използвате, за да следите промените, направени в документ от вас или от сътрудник. Това е особено полезно за големи документи и както подсказва името, можете да сравните два документа, за да видите разликите между тях.
За да използвате тази функция, отворете основния документ, за който искате да направите сравнение, след което кликнете върху Инструменти и изберете Сравнете документите.
В диалоговия прозорец, който се появява, изберете документа, с който искате да го сравните, от вашето устройство и кликнете Сравнете. В Приписвайте разлики на полето, въведете името на сътрудника, който ще бъде автор на предложените редакции в окончателния документ.
Разликите ще се показват по същия начин, както в Предлагане режим, който обсъдихме по-горе, и вие също можете да приемате или отхвърляте редакции.
Тази функция е налична само на работния плот.
7. Намерете и заменете
Ако някога се наложи да замените множество случаи на грешка в текста си, Google Docs улеснява това с функцията за намиране и замяна.
За потребители, които са запознати с функцията за намиране и замяна в Microsoft Word, това работи по същия начин.
За да намерите конкретна дума или фраза във вашия документ, използвайте пряк път Ctrl + F на компютър с Windows или Command + F на Mac. Въведете думата в полето „Намиране в документ“.
За да замените намерения текст, щракнете върху трите точки от дясната страна и изберете Намерете и заменете.
След това въведете текста в намирам и заместващия текст в Замени с поле. Превъртете през текстовите екземпляри с курсора нагоре и надолу и щракнете Сменете да ги разменяте поотделно. Или щракнете Замяна на всички за да замените целия избран текст наведнъж.
8. Използвайте речник
За да ви помогне да се концентрирате и да не се налага да превключвате между раздели, когато търсите значението на дадена дума, Google Docs разполага с речник в приложението.
Когато пишете и трябва да потърсите дума, маркирайте думата, след което щракнете с десния бутон и изберете Определете от менюто. Инструментът "Речник" ще търси дефиницията на думата в интернет и ще се появи в дясната страна на екрана ви.
9. Добавете езикови ударения
Кажете сбогом на запаметяването на клавишни комбинации с ударение или копиране / поставяне на ударени букви от други документи.
За да използвате букви с ударение, ще трябва да изтеглите добавката „Лесни акценти“. Той ви позволява да вмъквате акценти за 20 различни езика директно от страничната лента във вашия документ.
Изтеглете добавката Google Doc, като отворите Инструменти меню, след това щракнете върху Добавки и Вземете добавки. Потърсете в изскачащото поле на Google Marketplace Лесни акценти и кликнете върху синия бутон за инсталиране, за да го добавите към вашата колекция от добавки на Google Docs.
След инсталирането кликнете върху Добавки меню, за да изберете добавката Easy Accents и да започнете да добавяте правилни акценти за всичките си чужди думи.
Тази добавка е налична само на настолни компютри, но мобилните клавиатури обикновено поддържат езикови акценти, така че ще можете да пишете текст с акценти на телефона си без добавката.
10. Създайте персонализирани преки пътища
Повечето хора са запознати Преки пътища на Microsoft Word, но можете да направите свои собствени преки пътища и в Google Docs. За да създадете персонализирани преки пътища, щракнете върху Инструменти> Предпочитания> Замяна. Ще откриете, че вече има няколко преки пътища за фракции и символи (като промяна на 3/4 на ¾), но не се колебайте да добавите някои от вашите собствени.
Тази функция е налична само на работния плот.
Направете повече с Google Документи
След като научихте тези инструменти на Google Docs, можете да ги използвате, докато създавате следващия си документ. Дано те улеснят нещата!
Тези спестяващи време шаблони на Google Docs ще ви помогнат да завършите документите си, вместо да се мъчите да ги съберете.
- интернет
Keyede Erinfolami е професионален писател на свободна практика, който е запален по откриването на нови технологии, които могат да подобрят производителността в ежедневието и работата. Тя споделя своите знания за фрийланс и продуктивност в своя блог, заедно с горещите погледи за Afrobeats и поп културата. Когато тя не пише, можете да я намерите да играе скрабъл или да намерите най-добрите ъгли за правене на снимки на природата.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
