Как да сортирате по дата в Excel

Една от най-полезните функции в Excel е възможността за сортиране на вашите данни по дата. Може би трябва да уредите датите на раждане на членовете на вашето семейство, за да изпратите карти, да сортирате седмичните си бюджетни транзакции за края на годината или да проследите приходите от продажби по месец.

Има няколко начина да подредите записите си според датата. Можете да поставите данни във възходящ или низходящ ред и можете да сортирате по ден, седмица, месец или година. Ще ви преведем през всички различни опции по-долу.

Как да сортираме колони в Excel по възходяща или низходяща дата

Лесно е да сортирате отделна колона във възходящ или низходящ ред на дата в Excel:

1. Изберете данните, които искате да сортирате.
2. От лентата с менюта (наричана още лента) в горната част на екрана, под У дома раздел, изберете Сортиране и филтриране.
3. След това изберете Сортирай от най-старото до най-новото или Сортиране от най-новото до най-старото.

Като алтернатива можете да получите същия резултат, като изберете данните си и използвате десен бутон, за да изберете

Вид. След това изберете поръчката, която работи най-добре за вашите данни.

Това работи добре, ако сортирате прост списък с дати и планирате да въведете съответните данни по-късно. Сортирането по този начин винаги ще подрежда вашите дати хронологично, първо по година, след това по месец, след това по ден.

Как да сортираме цели таблици по възходяща или низходяща дата

Когато сортирате дати в таблица, е полезно да добавите заглавия в горната част на всяка колона. По-долу ще ви покажем как да използвате тези заглавия като категории за сортиране на вашите данни.

Когато сортирате данни в таблица, е важно да ги маркирате. Ако маркирате само една колона, ще сортирате само тази колона, оставяйки съответните колони в първоначалния им ред. Тогава датите няма да съвпадат с правилните данни.

Ако хванете грешката веднага, можете да щракнете Отмяна за да се върнете към първоначалната аранжировка. В противен случай може да се наложи да се върнете към предишна версия на вашия документ или да въведете отново данните.

За щастие Excel обикновено улавя тази грешка навреме, за да я предотврати.

Ако се опитате да сортирате само с избраните дати, Excel трябва да ви даде предупреждение и да попита дали искате да разширите избора си. Когато се появи съобщението за грешка, изберете Разширете селекцията и щракнете Вид.

След това задръжте курсора на мишката върху избора на данни. Маркирайте липсващите елементи, като плъзнете малкия, зелен квадрат в долния ляв ъгъл и опитайте да сортирате отново.

Изберете заглавията и данните, които искате да сортирате. След това щракнете Начало> Сортиране и филтриране и изберете вашия ред за сортиране.

Имайте предвид, че това ще работи само ако датата е в колона А. Ако искате да сортирате по дата, когато датите са посочени в друга колона, ще трябва да използвате персонализирано сортиране.

Използване на персонализираното сортиране на Excel за сортиране по дата

Персонализираното сортиране е друг удобен начин за сортиране по дата. Ако данните ви имат заглавия, можете да ги използвате като категории за лесно сортиране на записите, дори ако те не са в първата колона.

В примера по-долу, просто сортиране, както вече показахме, ще сортирате елементите в колоната Транзакция по азбучен ред, вместо да подреждате датите си. Тъй като датата е във втората колона, трябва да използваме персонализирано сортиране, за да кажем на Excel да сортира датите в колона Б.

Да го направя:

1. Маркирайте заглавията и данните под тях.
2. В лентата на Excel щракнете Начало> Сортиране и филтриране> Сортиране по избор. До Сортирай по, избирам Дата от падащото меню.
3. Поставете отметка в квадратчето в горния десен ъгъл, за да използвате заглавките на данните си като категории за сортиране. Изберете Най-старите към най-новите или Най-новите до най-старите от Поръчка падащо меню.

Персонализираното сортиране също ви позволява да изберете множество категории за сортиране. Например, можете да използвате тази функция, ако искате да видите транзакции, изброени първо по една колона, след това по друга.

В полето Персонализирано сортиране изберете Сортиране по> [Първа колона]. След това щракнете Добавяне на ниво> След това от> [Втора колона]. Щракнете Добре за сортиране на вашата маса.

Използване на функции на Excel за сортиране по месец

Има някои случаи, в които може да искате да извлечете месеца от датата, както е въведена. Един пример е подреждането на рождените дни на всички ваши колеги, така че да можете да признаете всички с месечна торта за рожден ден. За целите ви тук месецът е важен, но годината е без значение.

Има много Функции и формули на Excel което може да ви помогне да направите бързи изчисления или да извлечете данни от клетка. Една такава функция е функцията МЕСЕЦ.

Основната таблица с формули и функции на Microsoft Excel

Изтеглете този измамен лист за формули на Excel, за да вземете пряк път през любимата програма за електронни таблици в света.

Използвайте функцията MONTH, за да изтеглите цифрата за месеца на всеки запис от пълната дата. Първо добавете колона с месец като заглавка. Щракнете върху първата празна клетка под Месец. В този случай това ще бъде C2. Тип = МЕСЕЦ (B2), където B2 се отнася до първия запис в колоната Date.

Функцията MONTH ще изведе цифра от 1 до 12 в съответната клетка. Тези цифри представляват месеците в хронологичен ред на дати, така че януари = 1 и декември = 12. За да въведете функцията бързо във всяка клетка, задръжте курсора на мишката над C2, докато зеленото поле се появи в долния ъгъл на клетката. След това щракнете и плъзнете полето в долната част на колоната.

Сега можете да използвате Excel, за да сортирате датите по месец, така че да не пропускате никого от вашия списък. Маркирайте цялата таблица, включително заглавките, щракнете с десния бутон, щракнете Сортиране и филтриране> Персонализирано сортиране> Сортиране по месец.

Можете също да използвате функция за сортиране на данни по години. Следвайте инструкциите по-горе, заменяйки функцията MONTH с = ГОДИНА (A2). Резултатът ще бъде списък с години по ред.

Използване на формула на Excel за сортиране по месец и ден

Функцията МЕСЕЦ е бърза и лесна, ако не се нуждаете от дните в ред, но да кажем, че искате да отпразнувате всеки рожден ден поотделно. Формула може да помогне тук.

Добавете колона, наречена Рождени дни. Въведете в празната клетка (C2), до първата дата = ТЕКСТ (B2, "MMDD"), където B2 се отнася до първата дата. Това ще върне списък с дати, без годината, форматиран като MMDD. Например 12/07/1964 ще стане 1207.

Направете персонализирано сортиране, за да подредите списъка си за рожден ден. Тъй като рождените дни са форматирани като текст, а не като дати, Excel ще ви даде предупреждение. Изберете Сортирайте всичко, което прилича на число, като число> ОК, и вашият списък ще бъде в правилния ред.

Какво ще стане, ако сортирането по дата не работи в Excel?

Ако данните ви не се сортират правилно, проверете дали сте ги въвели във формат, който Excel ще разпознае. Ако всички числа са подравнени вляво в клетките си, може да ги запазите като текст. За да коригирате формата, щракнете върху Текст падащото меню в лентата на Excel и изберете формат на датата.

Организирайте данните си в Excel по дата

Възможността за сортиране по дата в Excel е изключително полезна и има разнообразни приложения, както видяхме тук. Има много приложения и полезни шаблони за електронни таблици там за изпълнение на почти всяка задача, от бюджетиране и проследяване на разходи до планиране на сватба.

Шаблоните са чудесно място за започване, но красотата на Excel е възможността да го персонализирате изцяло, за да отговори на вашите нужди.

Направете личен бюджет с Microsoft Excel в 4 лесни стъпки

Имате ли толкова дълг, че ще са нужни десетилетия, за да се изплатите? Направете бюджет и използвайте тези съвети на Excel, за да изплатите дълга си по-рано.

За автора