Как да филтрирам в Excel, за да покажа данните, които искате

Така че имате хиляди редове данни в лист на Excel и искате да сканирате през редовете, за да намерите шаблон в колоните на данните.

Знаете, че имате нужда от филтър на Excel, който да ви помогне с това, но не знаете как да го направите. Тук ще обсъдим всички най-добри начини за филтриране на вашия лист в Excel и ще покажем данните, от които се нуждаете.

Как да филтрирам в Excel

Да приемем, че имате лист на Excel с три колони: възрастова група, регион и брой продажби. В този случай филтър на Excel може да ви бъде полезен, когато искате да видите ефективността на продажбите си в избран регион, въз основа на определена възрастова група.

Филтрите на Excel също могат да бъдат полезни, когато искате да създадете по-малка група преди начертаване на вашите данни в Excel на диаграма.

Как да направите диаграма в Excel

Никога не сте създавали диаграма в Excel? Ето как да направите диаграма в Excel и да я персонализирате, като използвате най-често срещаните типове диаграми.

Нека да разгледаме следните методи за филтриране на данни в Excel.

Как да филтрирам въз основа на категории

След като отворите листа с данни, на лентата на Excel щракнете върху Данни.

След това намерете Сортиране и филтриране група и щракнете Филтър. Това поставя бутон за падащо меню във всяка колона на вашия лист с данни.

Например, ако данните ви имат колона за пол, която е категорична променлива, можете да решите да филтрирате данните си, за да видите само женските записи.

За да направите това, щракнете върху бутона за падащо меню в избраната от вас категорична колона (в този случай пол). В менюто, което се показва, премахнете отметката от всичко, като щракнете върху Избери всичко кутия. След това изберете стойностите, по които искате да филтрирате данните си, и кликнете Добре.

Тази операция филтрира данните въз основа на женските списъци или каквито и да са били вашите категорични данни по избор. След това можете да проверите долния ляв ъгъл на файла на Excel, за да видите броя на записите в конкретния филтър.

Въпреки че тази опция работи и за числа, тя обикновено е неефективна и обезсърчаваща. Това е така, защото числата могат да имат по-широк диапазон от стойности. Като такова, отбелязването на дългия списък отнема време.

Как да използвам филтри за числа в Excel

Понякога може да искате да филтрирате въз основа на определен диапазон от числа.

За да използвате цифровия филтър, щракнете върху Филтър в лентата. След това щракнете върху бутона за падащо меню в горната част на колоната, която съдържа числата, които искате да филтрирате.

В следващото меню отидете на Филтри за числа и изберете предпочитания от вас избор от изскачащите опции.

Например, ако искате да филтрирате колоната въз основа на всички числа, които са по-малки или равни на определен брой, от Филтри за числа опции, изберете По-малко от.

Можете също да използвате И/Или раздел, за да добавите втори филтър за вашите номера.

Щракнете Добре когато сте готови.

Предлагат се много опции за филтриране, базирани на числа. Можете да си поиграете с тях, за да видите как работят.

Как да използвам разширени филтри в Excel

Разширеният метод на филтриране на Excel предлага по-гъвкав начин за филтриране на данни. С разширения филтър можете да отделите филтрирания си резултат от изходните данни, като поставите в същия лист или в нов лист на Excel.

За да използвате разширения филтър, създайте нова колона в десния край на вашия лист. Тази нова колона е мястото, където задавате критериите си за филтриране. Можете да оставите интервал между тази колона с критерии и последната колона на изходните ви данни, за да ги разделите, ако искате.

В колоната с критерии въведете точното име на колоната с изходни данни, която искате да филтрирате; по-добра алтернатива е да копирате и поставите заглавието на колоната, за да избегнете грешки.

В следващия ред въведете стойността, по която искате да филтрирате данните си за тази колона. Например, ако искате да видите данните за всички мъже в колоната на пола на изходните данни, напишете „мъж“ под „пол“ в раздела с критерии.

Можете да създадете множество колони с критерии, по които да филтрирате, ако искате. За целта копирайте желаните имена на колоните от основните данни и ги поставете след първата си колона с критерии.

Под заглавието на всяка колона въведете стойността на данните, за която искате да филтрирате.

Можеш използвайте булеви функции на Excel като по-малко от () като критерии за филтриране на числа.

След като изпълните процеса по-горе, изберете Данни в лентата на Excel. В рамките на Сортиране и филтриране група, щракнете Разширено.

В менюто, което се отваря, щракнете върху стрелката нагоре до Обхват на списъка и изберете коя част от вашите данни искате да филтрирате. Или игнорирайте Обхват на списъка поле, ако искате да приложите филтъра към всичките си данни.

След това поставете курсора в Обхват на критериите поле и маркирайте колоните с критерии, които сте създали по-рано: заглавия и стойности.

Щракнете Добре за да приложите филтъра.

Как да поставите филтрираните резултати с разширения метод на филтриране

Както споменахме по-рано, можете също да използвате усъвършенствания филтър, за да отделите резултата си и да го поставите някъде другаде в същия лист или в нов лист на Excel.

За да направите това, повторете горния процес за филтриране на данни с усъвършенстван метод. Този път обаче в Разширен филтър меню, изберете Копирайте на друго място.

След това поставете курсора в Копирай в поле и изберете която и да е клетка във вашия лист на Excel, след което щракнете Добре.

Тази операция копира филтрирания резултат и го поставя на избраното място във вашия лист на Excel.

Как да прегледаме филтрирания резултат с избрани колони в Excel

Ако искате да видите само избрани колони във филтрираните данни, маркирайте тези заглавия на колони и ги копирайте.

След това поставете заглавията навсякъде в същия лист, където искате да видите вашия филтриран резултат.

Повторете горния процес за разделяне на филтрирани резултати с усъвършенствания метод на филтриране. Но този път, след като стигнете до Копирай в поле, маркирайте заглавията, които сте поставили.

След това щракнете Добре за да видите филтрирания резултат под тези заглавия.

Как да използвам разширени филтри за поставяне на филтрирания резултат в нов лист на Excel

Ако искате да поставите получените данни в нов лист, щракнете върху Добавяне (+) в долния ляв ъгъл на листа на Excel, за да отворите нов лист.

Щракнете върху която и да е клетка в новия лист, за да я активирате.

Изберете Данни от лентата, след това щракнете върху Разширено за да направите Разширен филтър изскачащо меню. Изберете Копирайте на друго място опция.

Поставете курсора в Обхват на списъка поле и скочете в листа, който съдържа изходните данни. След това маркирайте всички изходни данни.

След това поставете курсора в Обхват на критериите, маркирайте критериите, които сте създали по-рано в изходния лист с данни.

Изберете Копирай в поле. След това изберете отново всяка клетка на новия лист. Щракнете Добре за да поставите филтрирания резултат в новия лист.

Забележка: За да работи това, уверете се, че сте активирали целевия лист, като първо щракнете върху клетка в него.

Свързани: Как да обедините файлове и листове в Excel

Извлечете максимума от филтрите на Excel

Въпреки че има и други опции за филтриране на данни, Excel е един от най-гъвкавите инструменти за производителност. Въпреки че филтрите на Excel могат да станат малко объркващи, лесно е, след като овладеете тези трикове.

Тук обсъдихме най-често срещаните начини за филтриране на данни в Excel, но има още по-усъвършенствани опции, ако играете с разширения филтър. Когато става въпрос за анализ на вашите филтрирани данни, може да се наложи използването на формула на Excel.

15 формули на Excel, които ще ви помогнат да решите проблемите в реалния живот

Excel не е само за бизнес. Ето няколко формули на Microsoft Excel, които ще ви помогнат да решите сложни ежедневни проблеми.

За автора