Да бъдеш на свободна практика изисква голямо количество администратор, за да поддържаш бизнеса си рентабилен и печеливш. За да осигурите постоянен поток от клиенти, трябва да рекламирате услугите си, да отговаряте на запитвания и да проследявате предишни възможни клиенти. След като приземите малко работа, трябва да сте в крак със срещите и имейлите и накрая все още има въпрос за фактурирането.
Всички тези администратори понякога могат да поемат деня и да не оставят време за действителната ви платена работа. С различни инструменти за автоматизация обаче можете да спестите време, да избегнете грешки и да намалите стреса от управлението на бизнес на свободна практика.
1. Споменавам: Слушайте и изучавайте аудиторията си
Социалните медии играят голяма роля в рекламата на вашите услуги на свободна практика и резервирането на нови клиенти. Има множество инструменти, които да ви помогнат да планирате публикациите си в социалните медии, дори ви позволява автоматично да публикувате или подготвяте публикации от други източници.
Ако искате да публикувате едно и също съдържание едновременно в множество социални мрежи, това са инструментите, от които се нуждаете.
Но преди да започнете да планирате социалните си медии, трябва да знаете какво трябва да публикувате, за да привлечете нови клиенти. Най-добрият начин да направите това е с инструмент за социално слушане, който ви помага да изучавате както вашата област на опит, така и вашите конкуренти.
Безплатната версия на Mention ви позволява да настроите едно предупреждение, което проследява новинарски сайтове, блогове, форуми и социални медии. Това предупреждение може да проследява споменаванията за вашата собствена марка, да разглежда вашите конкуренти или да търси конкретни ключови думи, свързани с вашата област.
Вместо да се регистрирате за различни бюлетини и непрекъснато да търсите в мрежата, можете да научите за това, което е тенденция във вашата област, на едно място. Безплатният план на уебсайта също ви позволява да планирате публикации в три социални профила - допълнително автоматизирайки тази задача.
2. Calendly: Книга Срещи с лекота
Срещите са голяма част от намирането на нови клиенти, както и управлението на текущи проекти. В началото, когато клиентът не е сигурен, че вашите услуги са точно това, от което се нуждаят, кратка уводна среща може да ви помогне да подпечатате сделката. По-късно срещите са чудесен начин за уреждане на недоразуменията и изравняване на очакванията.
Насрочването на срещи обаче може да се превърне в отнемаща време работа. Гарантирането, че всички са достъпни едновременно, особено в различни часови зони, може да създаде безкрайно връщане и връщане по имейл. Има множество приложения, които се занимават с планиране на срещи, но любимият ни е Calendly.
Безплатната версия предлага интеграция с вашия Google Calendar или други популярни календари, което ви позволява да споделяте наличността си, без да правите личния си график публичен.
Можете просто да изпратите вашата връзка Calendly до когото искате да се срещнете и той ще избере от времето, което сте задали като налично - показва се в местната им часова зона. След това събитието ще се появи в календара на всички.
Софтуерът се интегрира с онлайн конференции като Zoom и Microsoft Teams, спестявайки ви време за създаване на връзка за всяка среща. Той също така изпраща имейли с напомняния преди срещите, за да е сигурно, че всички пристигат навреме. Ако имате личен уебсайт, можете да го добавите и там.
Имейлите са поредното времезащитник - от потенциални клиенти, питащи за вашата услуга, до съществуващи клиенти, които търсят отчет за състоянието. Много от тези имейли се повтарят доста. За щастие, ако използвате Gmail, има не само начин за създаване на шаблони, но и начин за автоматично изпращане на някои от тях с помощта на Филтри.
Първо, трябва да активирате Шаблони в разширените настройки. След това съставете нов имейл, за да отговорите на всеки ваш често задаван въпрос. Вместо да го запазите като чернова, изберете Запазване на чернова като шаблон вместо. Ако това е нещо, което бихте изпращали ръчно, можете да оставите място за подробности като име, прогнозна цена и т.н.
За да изпратите автоматично имейл на шаблон, трябва да създадете нов филтър. Изберете ключовите думи, които са най-подходящи за това запитване, и в отметката за действия за филтриране Изпращане на шаблон.
Например ключова фраза може да бъде „колко е вашата такса“, за която ще имате предварително написан имейл с подробности за вашите пакети и услуги.
4. Zoho фактура: Никога не гонете друга фактура
Докато някои фрийлансъри избират да управляват своите такси в Excel Sheet и да използват стандартен шаблон за фактура, има много по-лесен и по-организиран начин за плащане, с разнообразие от приложения за фактуриране. Нашата любима е Zoho Invoice, която има толкова много функции в безплатния си план, че може никога да не се наложи да платите за нея.
Можете да създадете шаблон за фактура с всички ваши банкови данни и Условия за ползване, които да се използват с всеки клиент. Можете също така да генерирате редовни задачи с определена цена, спестявайки време за въвеждане на тези подробности всеки път, когато създавате нова фактура.
След като сте готови да изпратите фактурата, приложението предоставя и имейл за шаблон, който можете да промените, ако е необходимо. Ако решите да свържете Zoho с онлайн система за разплащане (като PayPal), тя актуализира състоянието на фактурата и изпраща благодарствено съобщение, когато получите плащане. Това ще гарантира кои акаунти се нуждаят от проследяване.
Но дори проследяването е по-лесно със Zoho, тъй като можете да зададете редица автоматични напомняния за неплатени фактури, спестявайки ви главоболието от преследването им. Софтуерът също така ви позволява да проследявате времето за клиенти, при които таксувате по часове, и след това да генерирате фактура от това. Можете дори да задавате повтарящи се фактури за проекти с определени цени.
5. Zapier: Автоматизирайте всичко останало
Във всички горепосочени приложения обсъдихме интеграциите - как един софтуер може да се свърже с друг, за да създаде още повече автоматизация. Но какво се случва, когато искате да свържете две приложения, които нямат вградена интеграция? Влиза вълшебният Zapier.
Ще отнеме цяла статия, за да говорим за различните опции, налични в Zapier. Накратко, това ви помага да създавате работни потоци, включващи почти всичко онлайн, където можете да го „настроите и забравите“.
Например можете да споделите нови споменавания в Twitter в Slack. Или можете да изпратите последващи действия по имейл до нови отговарящи на Typeform. Можете дори да получавате нови съобщения във Facebook като SMS.
Възможностите са безкрайни и с безплатната версия на Zapier можете да създавате до 100 задачи на месец. Това е повече от достатъчно, за да автоматизирате поредица от действия, но може да се окажете пристрастени към това, че сте на ръка с вашия администратор на свободна практика.
Какво трябва да автоматизирате?
Има толкова много инструменти за автоматизация, особено ако сте готови да плащате месечна такса. Те могат много да улеснят живота ви на свободна практика, но това, че нещо може да се автоматизира, не винаги означава, че трябва да бъде.
Особено при фрийланс, личното докосване може да допринесе много. Клиентите, които се обръщат за помощ към фрийлансъри, обикновено търсят изграждане на работни отношения - това е една от причините да не изберат агенция или голяма компания.
Задачи като имейли за първи контакт, насрочване на срещи и актуализиране на листове могат да бъдат автоматизирани. Важно е обаче да инвестирате малко повече време, за да докажете на клиента, че искате да го опознаете и че ви е грижа за работата му. Това допълнително усилие ще ги накара да се върнат за още.
Можете да автоматизирате няколко ежедневни задачи и да направите бизнеса си по-ефективен. Нека да видим колко просто е всъщност.
- Производителност
- Свободна практика
- Автоматизация на задачите
- Отдалечена работа
Тал Имагор е журналист на свободна практика и писател на съдържание в продължение на повече от 10 години, пишейки всичко - от бюлетини до статии с дълбоки гмуркания. Тя страстно пише за насърчаване на устойчивост, разнообразие и приобщаване, особено в рамките на технологичната среда.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
