Наборите от данни в Excel често съдържат една и съща стойност няколко пъти в колона. Понякога може да е полезно да се знае колко уникални стойности са в колона. Например, ако управлявате магазин и имате електронна таблица за всичките си транзакции, може да искате да определите колко уникални клиенти имате, вместо да броите всяка отделна транзакция.
Възможно е да направите това, като преброите уникални стойности в Excel, като използвате методите, за които ще ви говорим по-долу.
Премахване на дублирани данни от колона
Бърз и мръсен начин за преброяване на уникалните стойности в Excel е да премахнете дубликатите и да видите колко записа са останали. Това е добър вариант, ако имате нужда от отговор бързо и не е необходимо да проследявате резултата.
Копирайте данните в нов лист (за да не изтриете случайно всички данни, от които се нуждаете). Изберете стойностите или колоната, от които искате да премахнете дублиращите се стойности. В Инструменти за данни раздел на Данни изберете раздела Премахване на дубликати. Това премахва всички дублирани данни и оставя само уникалните стойности.
Същият процес работи, ако информацията е разделена между две колони. Разликата е, че трябва да изберете и двете колони. В нашия пример имаме колона за първото име и втора за фамилното име.
Ако искате да проследите броя на уникалните стойности, по-добре вместо това напишете формула. Ще ви покажем как да направите това по-долу.
Свързани: Как да филтрирам в Excel, за да покажа данните, които искате
Научете всички най-добри начини за филтриране на данни във вашите електронни таблици на Excel, правейки тенденциите и моделите по-лесни за откриване.
Бройте уникални стойности с формула на Excel
За да броим само уникални стойности, трябва да комбинираме няколко функции на Excel. Първо, трябва да проверим дали всяка стойност е дубликат, след това трябва да преброим останалите записи. Също така трябва да използваме функция от масив.
Ако просто търсите отговора, използвайте тази формула, замествайки всеки екземпляр на A2: A13 с клетките, които искате да използвате:
{= СУММА (АКО (ЧЕСТОТА (СЪВПЕЧЕНИЕ (АР: А2: А13, А2: А13, 0), СЪВПЕЧЕНИЕ (А2: А13, А2: А13, 0))> 0, 1))}Как стигнахме до там е малко сложно. Така че, ако искате да разберете защо тази формула работи, ще я разделим по части по-долу.
Обяснение на функция от масив
Нека първо започнем, като обясним какво е масив. Масивът е единична променлива, която съдържа множество стойности. Това е като да се позовавате на куп клетки на Excel наведнъж, вместо да се позовавате на всяка клетка поотделно.
Това е странно разграничение от нашата гледна точка. Ако кажем на формула да гледа на клетки A2: A13 нормално или като масив, данните изглеждат еднакви за нас. Разликата е в това как Excel третира данните зад кулисите. Това е толкова фина разлика, че най-новите версии на Excel вече дори не правят разлика между тях, въпреки че по-старите версии го правят.
За нашите цели е по-важно да знаем как можем да използваме масиви. Ако имате най-новата версия на Excel, той автоматично съхранява данни като масив, когато е по-ефективно да го направите. Ако имате по-стара версия, когато приключите с писането на формулата, натиснете Ctrl + Shift + Enter. След като го направите, формулата ще бъде заобиколена от къдрави скоби, за да покаже, че е в режим на масив.
Представяме ви функцията ЧЕСТОТА
Функцията FREQUENCY ни казва колко пъти дадено число се появява в списък. Това е чудесно, ако работите с числа, но нашият списък е текст. За да използваме тази функция, първо трябва да намерим начин да преобразуваме текста си в числа.
Ако се опитвате да преброите уникалните стойности в списък с числа, можете да пропуснете следващата стъпка.
Използване на функцията MATCH
Функцията MATCH връща позицията на първото появяване на стойност. Можем да използваме това, за да преобразуваме нашия списък с имена в числови стойности. Трябва да знае три части информация:
- Каква стойност търсите?
- Какъв набор от данни проверявате?
- Търсите ли стойности по-високи, по-ниски или равни на целевата стойност?
В нашия пример искаме да търсим всяко име на нашите клиенти в нашата електронна таблица Exel, за да видим дали точното им име се появява отново другаде.
В горния пример търсим в нашия списък (A2: A13) за Tiah Gallagher (A2) и искаме точно съвпадение. 0 в последното поле указва, че трябва да е точно съвпадение. Нашият резултат ни казва къде в списъка името се е появило първо. В този случай това беше първото име, така че резултатът е 1.
Проблемът с това е, че се интересуваме от всички наши клиенти, не само от Tiah. Но ако се опитаме да търсим A2: A13 вместо само A2, получаваме грешка. Тук функциите на масиви са удобни. Първият параметър може да вземе само една променлива или иначе връща грешка. Но масивите се третират като единична променлива.
Сега нашата функция казва на Excel да проверява за съвпадения за целия ни масив. Но изчакайте, нашият резултат не се е променил! Все още пише 1. Какво става тук?
Нашата функция връща масив. Той преминава през всеки елемент от нашия масив и проверява за съвпадения. Резултатите от всички имена се записват в масив, който се връща като резултат. Тъй като клетката показва само по една променлива наведнъж, тя показва първата стойност в масива.
Можете да проверите това сами. Ако промените първия диапазон на A3: A13, резултатът ще се промени на 2. Това е така, защото името на Eiliyah е второ в списъка и тази стойност се записва първо в масива сега. Ако промените първия диапазон на A7: A13, отново получавате 1, защото името на Tiah се появява за първи път в първата позиция на набора от данни, който проверяваме.
Свързани: Формули на Excel, които ще ви помогнат да решите проблемите от реалния живот
Използване на функцията ЧЕСТОТА
След като сменихме имената на числови стойности, можем да използваме функцията FREQUENCY. Подобно на MATCH, той изисква цел, която да се търси, и набор от данни за проверка. Също подобно на MATCH, ние не искаме да търсим само една стойност, ние искаме функцията да проверява всеки елемент от нашия списък.
Целта, която искаме да провери функцията FREQUENCY, е всеки елемент от масива, който нашата функция MATCH връща. И ние искаме да проверим набора от данни, върнат от функцията MATCH. По този начин изпращаме функцията MATCH, която създадохме по-горе, и за двата параметъра.
Ако търсите уникални числа и сте пропуснали предишната стъпка, ще изпратите диапазона от числа като двата параметъра. За да търсите всички числа в списъка си, ще трябва да използвате и функция за масив, така че не забравяйте да натиснете Ctrl + Shift + Enter след като сте въвели формулата, ако използвате по-стара версия на Excel.
Сега нашият резултат е 2. Отново нашата функция връща масив. Той връща масив от броя показвания на всяка уникална стойност. Клетката показва първата стойност в масива. В този случай името на Tiah се появява два пъти, така че връщаната честота е 2.
Използване на функцията IF
Сега нашият масив има същия брой стойности, както ние имаме уникални стойности. Но не сме съвсем готови. Имаме нужда от начин да съберем това. Ако преобразуваме всички стойности в масива в 1 и ги сумираме, най-накрая ще разберем колко уникални стойности имаме.
Можем да създадем функция IF, която променя всички стойности над нулата на 1. Тогава всички стойности ще бъдат равни на 1.
За целта искаме функцията IF да проверява дали стойностите в нашия масив FREQUENCY са по-големи от нула. Ако е вярно, трябва да върне стойността 1. Ще забележите, че сега първата стойност в масива се връща като една.
Използване на функцията SUM
В последния участък сме! Последната стъпка е да сумирате масива.
Опаковайте предишната функция във функция SUM. Готово! Така че нашата окончателна формула е:
{= СУММА (АКО (ЧЕСТОТА (СЪВПЕЧЕНИЕ (АР: А2: А13, А2: А13, 0), СЪВПЕЧЕНИЕ (А2: А13, А2: А13, 0))> 0, 1))}Преброяване на уникални записи в Excel
Това е усъвършенствана функция, която изисква много знания за Excel. Може да е плашещо да опитате. Но след като е настроен, може да бъде много полезно, така че може би си струва да се работи чрез нашето обяснение, за да сте сигурни, че го разбирате.
Ако не е нужно да броите толкова често уникални записи, бързият и мръсен съвет за премахване на дублиращи се стойности ще работи в краен случай!
Изучаването на всички най-добри методи за копиране и поставяне на формули във вашата електронна таблица на Excel е чудесен начин да започнете да спестявате време.
- Производителност
- Електронна таблица
- Microsoft Excel
- Анализ на данни
J. Сийтън е научен писател, специализиран в разбиването на сложни теми. Тя има докторска степен от университета в Саскачеван; нейното изследване се фокусира върху използването на базирано на игри обучение за увеличаване на ангажираността на учениците онлайн. Когато тя не работи, ще я намерите с нейното четене, игра на видео игри или градинарство.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, рецензии, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Още една стъпка…!
Моля, потвърдете имейл адреса си в имейла, който току-що ви изпратихме.
